Trabajo de grupo

Introducción

Excel permite que varios usuarios trabajen de manera simultánea en un mismo libro. Cada uno de ellos puede ver las modificaciones de los demás editores en tiempo real. Para ello, el propietario debe guardar previamente el libro en un espacio de almacenamiento en línea como puede ser OneDrive (personal o profesional) o, si dispone de Microsoft 365, en una biblioteca SharePoint o un equipo Teams.

Otros usuarios podrán consultar o modificar los archivos guardados en el espacio OneDrive a condición de que estos se hayan compartido.

Todos los usuarios del sitio de equipo o del equipo Team podrán acceder a archivos situados en bibliotecas SharePoint o equipos Team. También se pueden compartir archivos con usuarios externos al equipo u organización, siempre y cuando el administrador de Microsoft 365 lo autorice.

Desde la versión 2019 de Excel, los botones Proteger y compartir el libro y Control de cambios ya no están disponibles en la pestaña Revisar. Como presentan numerosas limitaciones, Microsoft ha preferido dar prioridad a la edición. No obstante, si desea seguir usándolos, puede añadir los comandos Compartir libro (heredado), Proteger uso compartido (heredado), Control de cambios (heredado) y Comparar y combinar libros de la pestaña Revisar (consulte el apartado Personalizar la cinta de opciones del capítulo Personalización).

Compartir y proteger un libro

Esta función permite compartir archivos situados en espacios OneDrive (personales o profesionales) para que uno o varios usuarios miembros o no de su organización puedan acceder a ellos. Para usar esta función, deberá estar conectado a una cuenta Microsoft y, si es preciso, acceder desde Excel a su espacio compartido añadiendo el servicio a su lista de ubicaciones (véase apartado Añadir o eliminar un servicio del capítulo Administración de las cuentas).

Abra el libro y, si es preciso, guárdelo en un espacio de almacenamiento online (véase Usar el espacio de almacenamiento en línea OneDrive del capítulo Libros).

Haga clic en el botón images/R32_01.png (que aparece en el extremo derecho de la cinta de opciones).

También es posible usar el comando Archivo - Compartir - Compartir con otras personas.

Aparece el panel Compartir a la derecha de la ventana.

Si el archivo que se quiere compartir no está en un espacio de almacenamiento en línea, Excel muestra este mensaje:

En ese caso, haga clic en el botón Guardar en la nube y elija la carpeta en línea donde desea guardar el archivo.

Una vez cargado el documento, el panel Compartir se actualiza:

En la zona Invitar a personas, escriba las direcciones de correo de los contactos con los que desea compartir el libro, separándolas por punto y coma o, si estos contactos forman...

Administrar el acceso a un libro compartido

En el momento en que lo necesite, puede añadir o eliminar usuarios o bien modificar el tipo de acceso al archivo (modificar o solo ver).

Si es preciso, muestre el panel Compartir haciendo clic en el botón images/R32_01.png situado en la cinta de opciones.

Para cambiar el tipo de acceso, haga clic derecho en el nombre del usuario y seleccione la opción Cambiar permiso a: puede ver o Cambiar permiso a: puede modificar, según el caso.

Para eliminar a un usuario, haga un clic derecho en su nombre y seleccione la opción Quitar usuario.

Para añadir a un nuevo usuario, introduzca su nombre o su dirección de correo electrónico en la zona Invitar a personas y en la lista siguiente, escoja la opción Puede editar o Puede visualizar. En la zona siguiente, escriba si es preciso un mensaje y haga clic en el botón Compartir.

Generar un vínculo para compartir

Este procedimiento permite obtener el vínculo para compartir de libros guardados en una ubicación remota y poder así copiarlo en un mensaje, un documento de texto, un sitio de Internet o un blog y que otros usuarios puedan acceder a él.

Abra el libro en cuestión.

Haga clic en el botón images/R32_01.png de la parte superior de la ventana para mostrar el panel Compartir.

En la parte inferior del panel Compartir, haga clic en el enlace Obtener un vínculo para compartir.

En el panel Compartir, haga clic en el botón Crear un vínculo de edición para obtener el vínculo que permitirá a los usuarios modificar el archivo, o en el botón Crear un vínculo de solo visualización para obtener el vínculo que les permita únicamente consultar el contenido del libro.

El vínculo aparece debajo de la opción Vínculo de edición o Vínculo de solo visualización, dependiendo de lo que se haya elegido. En este ejemplo, hemos activado el segundo tipo de vínculo:

Para copiar el vínculo, haga clic en el correspondiente botón Copiar.

A continuación, pegue el vínculo copiado en el lugar desde donde quiere difundirlo (mensaje de correo electrónico, blog, página de un sitio en Internet, etc.): cualquier usuario que haga clic en él podrá...

Coeditar un libro

Cuando un libro se ha compartido con otros usuarios, aquellos que dispongan de un derecho de edición podrán abrirlo y trabajar con él siempre que lo hayan abierto en la aplicación en línea Excel para la Web.

Después de haber compartido el libro, ábralo desde su espacio OneDrive para abrirlo en la aplicación Excel para la Web mediante el navegador de Internet.

El usuario que ha recibido el mensaje con el vínculo hacia el libro compartido puede abrir el libro haciendo clic en el vínculo:

También se puede acceder a los archivos compartidos en OneDrive a partir del enlace Compartido del espacio de almacenamiento OneDrive. El botón Abrir que aparece en el mensaje de la invitación permite acceder a él rápidamente.

A modo de recordatorio diremos que los archivos situados en una biblioteca SharePoint o un equipo Teams son accesibles para todos los usuarios del sitio de equipo o del equipo Teams.

El libro se abre en la aplicación Excel para la Web mediante el navegador de Internet. A la izquierda del botón Compartir, uno o varios círculos representan a los usuarios que están modificando el libro, el número de usuarios en línea que están trabajando en ese libro se indica a la izquierda del botón Compartir.

En este ejemplo, podemos ver que actualmente hay tres personas trabajando en el libro. La celda...

Crear una vista personalizada

Esta herramienta nueva, creada para mejorar el trabajo colaborativo, permite guardar parámetros de vista específicos: parámetros de ventana, líneas y columnas ocultas, selección de celdas, parámetros de filtrado, parámetros de impresión, etc.

Puede memorizar una o varias visualizaciones que tendrá la posibilidad de aplicar para encontrar con rapidez una disposición específica de una hoja cuando trabajen varios usuarios en un libro. Solo se puede aplicar una vista por hoja.

Para crear una vista personalizada, haga clic en el botón Vistas personalizadas images/01RB022108.png del grupo Vistas de libro de la pestaña Vista.

En la ventana que aparece, haga clic en Agregar.

Escriba el Nombre que desee darle a esta vista.

Indique los elementos que quiere conservar en la vista.

Confirme haciendo clic en Aceptar.

Para aplicar o eliminar una vista personalizada, use Vista - Vistas de libro - Vistas personalizadas images/01RB022108.png y luego haga clic en Mostrar en la ventana Vistas personalizadas para aplicarla o Eliminar para borrarla.