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Introducir y modificar datos

Introducir datos constantes (texto, valores, etc.)

 Active la celda en la que deben aparecer los datos.

Compruebe la referencia de la celda activa en el cuadro de nombre de la barra de fórmula.

 Introduzca el dato.

images/05_01.png

Al introducir el primer carácter, se activan en la barra de fórmula dos símbolos:

images/IC-042.png anula los datos introducidos (corresponde a la tecla Esc).
images/IC-043.png confirma los datos introducidos (corresponde a la tecla Intro).

Paralelamente, el indicador Listo en la barra de estado se sustituye por Modificar, que indica que solo pueden introducirse datos.

 Para confirmar los datos introducidos, use la tecla Intro o Tab o una tecla de dirección cualquiera o bien haga clic en el botón images/IC-043.png.

El hecho de pasar a una nueva celda confirma la introducción efectuada anteriormente. Cuando se activa una nueva celda, Excel vuelve al modo Listo y los símbolos images/IC-042.png y images/IC-043.png desaparecen.

Una vez efectuada la confirmación, los datos de tipo Texto se alinean a la izquierda de las celdas y los de tipo Fecha o Número, a la derecha. Por otro lado, los datos de tipo Fecha se formatean automáticamente (por ejemplo: 31/03 se convierte en 31-mar).

A la hora de introducir datos, preste atención a los siguientes consejos:

  • En los valores numéricos, tenga cuidado de escribir 0 (ceros) y no O (la letra o).

  • Preceda los valores negativos del signo menos (-) o colóquelos entre paréntesis.

  • Para que un número...

Insertar caracteres especiales

Esta técnica permite insertar símbolos que no figuran en el teclado. Los caracteres especiales pueden insertarse en una celda vacía o dentro de un texto en el momento de teclearlo.

 Active la pestaña Insertar y haga clic en el botón Símbolo del grupo Símbolos.

Aparece el cuadro de diálogo Símbolo con la pestaña Símbolos activa.

 En la lista Fuente, seleccione aquella que contiene el carácter que desea insertar: para insertar caracteres «tradicionales» (por ejemplo, fracciones), elija la fuente (texto normal); para insertar caracteres del alfabeto griego o símbolos matemáticos, escoja la fuente Symbol; para insertar símbolos del tipo iconos, use las fuentes Webdings, Wingdings, Wingdings 2 y Wingdings 3.

 Seleccione el carácter haciendo clic sobre él.

images/05_02.png

 Haga clic en el botón Insertar.

 En caso de que así lo necesite, inserte otros caracteres y cierre el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Cerrar.

 Termine de introducir los datos y confirme.

Insertar la fecha y la hora del sistema en una celda

La fecha y la hora del sistema están gestionadas por Windows.

 Active la celda en la que desea que aparezca la fecha o la hora del sistema.

 Para insertar la fecha y la hora del sistema actualizadas cada vez que se abre el libro, use una de las dos funciones siguientes:

=HOY()

Para insertar la fecha del día de hoy.

=AHORA()

Para insertar la fecha y la hora.

 Para insertar la fecha del día o la hora del sistema estáticas, es decir, fijas, use uno de los siguientes métodos abreviados: Ctrl, para insertar la fecha, CtrlMayús: para insertar la hora.

Si la fecha mostrada no es la del día en curso, corrija la fecha del sistema del ordenador en Windows 10 o Windows 11, elija la opción Ajustar fecha y hora del menú contextual (clic derecho) de la fecha (en el extremo derecho de la barra de tareas).

Utilizar la función autocompletar valores de celda

A veces, al teclear los primeros elementos, Excel propone una serie de caracteres que se corresponden con alguna entrada existente en la columna y que comienza con esos mismos caracteres.

 Si la entrada propuesta se ajusta a lo que usted desea, confirme la introducción. De lo contrario, puede ver la lista de propuestas de entrada pulsando AltFlecha abajo.

images/05_03.png

Aparece la lista de entradas existente en la columna. También puede ver esta lista haciendo clic con el botón secundario del ratón y seleccionando la opción Elegir de la lista desplegable.

 Haga clic en la entrada que más le convenga.

Si ninguna le resulta adecuada, continúe introduciendo el texto.

Esta función solo está disponible si se activa la opción Habilitar Autocompletar para valores de celda del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo - Opciones - categoría Avanzadas - Opciones de edición).

Utilizar el Relleno rápido automático para completar una columna

Hasta ahora, cuando había que efectuar operaciones con cadenas de caracteres tales como extraer nombres, apellidos, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, etc., el usuario debía utilizar el comando Convertir o las funciones IZQUIERDA, DERECHA, BUSCAR o LARGO. Sin embargo, la creación de una fórmula para ello podía resultar difícil si se necesitaba realizar operaciones complejas, como la extracción de un apellido seguido de la inicial del nombre, por ejemplo. Desde Excel 2013, la función denominada Relleno rápido automático (o Flash Fill en inglés) detecta la regla de descomposición, concatenación o formateo que usted ha aplicado a un ejemplo, con el fin de reproducirla automáticamente en toda la lista.

En primer lugar, vamos a ver cómo activar o desactivar esta función y a continuación descubriremos cómo usarla a través de varios ejemplos. Estos ejemplos no constituyen una representación exhaustiva de las posibilidades que ofrece esta herramienta, pero le permitirán hacerse una idea de cómo funciona.

Activar/desactivar la función

Por defecto, el Relleno rápido automático está activado desde Excel 2013, pero puede modificar este parámetro si lo desea.

 Active la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y seleccione la categoría Avanzadas.

 Marque (para activar) o desmarque (para desactivar) la opción Relleno rápido automático del grupo Opciones de edición.

images/05_04.png

 Confirme haciendo clic en el botón Aceptar.

Rellenar una columna a partir del contenido de varias columnas

En este primer ejemplo, vamos a dejar que Excel complete la columna Identidad a partir del contenido de las columnas Nombre y Apellidos.

images/05_05.png

Observe que la presentación de los datos no es homogénea; se mezclan las mayúsculas y las minúsculas.

 Active la primera celda en la que va a introducir el ejemplo, que será analizado por Excel para determinar las reglas que desea aplicar a esta columna.

 Escriba el ejemplo poniendo atención en las mayúsculas...

Introducir un mismo contenido en varias celdas

 Seleccione el rango de celdas (estas pueden ser contiguas o no).

 Introduzca el contenido común a todas las celdas (fórmula o texto).

Cuando el contenido es una fórmula, teclee la fórmula relativa a la celda activa.

 Confirme con las teclas CtrlIntro.

La introducción de datos y la copia de estos se efectúa en una sola operación.

Introducir un texto de varias líneas en una celda

Existen dos maneras de hacer que el texto aparezca en varias filas dentro de una misma celda: en el momento de escribirlo o bien modificando el formato de la celda.

Crear un salto de línea

 Cuando está escribiendo un texto o modificándolo, use la combinación de teclas AltIntro para insertar el salto de línea en el lugar que desee.

images/05_18.png

Si el alto de la barra de fórmula no está ajustado, solo visualizará la última línea introducida.

 Confirme con Intro.

El alto de la fila de la hoja de cálculo se adapta automáticamente.

Ajustar el texto de forma automática

 Seleccione las celdas.

 En el grupo Alineación de la pestaña Inicio, haga clic en la herramienta Ajustar texto images/IC-001n.png.

Los datos se colocan en varias filas de manera que el contenido se ajuste al ancho de las celdas. Si modifica el ancho de la columna, los datos se ajustan automáticamente en consecuencia.

Crear una serie de datos

Las series de datos corresponden a series lógicas de valores. Es posible crear series de datos de fechas, horas, meses, días y de textos y valores numéricos combinados.

Crear una serie de datos simple

Este tipo de serie permite mostrar valores sucesivos con un incremento igual a una unidad.

 Introduzca el primer valor de la serie: puede tratarse de una fecha, un mes, un día de la semana, un trimestre o un texto cualquiera que termine con una cifra.

 Mueva el controlador de relleno hasta la celda en que debe aparecer el último valor, hacia abajo o hacia la derecha para completar en orden creciente; hacia arriba o hacia la izquierda para completar en orden decreciente.

images/05_19.png
Justo después de crear la serie, en la esquina inferior derecha de esta aparecerá el botón Opciones de autorrellenoimages/OUT32.png.

 Si desea modificar el tipo de copia o de incremento según el tipo de serie, haga clic en el botón Opciones de autorrellenoimages/OUT32.png.

images/05_20.png

 Haga clic en la opción adecuada. Las opciones que se muestran dependen del tipo de dato; en este caso, por ejemplo, puede establecer el incremento por días o por días de la semana (laboral) (opción Rellenar días de la semana).

Si simplemente desea copiar el contenido de la celda sin utilizar una serie de incremento, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras arrastra el controlador de relleno. Si la primera celda contiene...

Utilizar el Editor de ecuaciones

El Editor de ecuaciones permite documentar una fórmula en una hoja de cálculo de Excel insertando una ecuación matemática en tanto que objeto.

Insertar una ecuación prediseñada

 Active la pestaña Insertar y, en el grupo Símbolos, haga clic en el botón Símbolos y abra la lista asociada al botón Ecuación para mostrar la lista de las ecuaciones disponibles.

images/05_23.png

 Haga clic en la ecuación que desee utilizar.

La ecuación se inserta en forma de objeto en la hoja de cálculo; la pestaña Diseño ofrece herramientas para trabajar con ecuaciones:

images/05_24.png

 Para convertir la selección en formulario de una dimensión, de manera que se pueda efectuar una edición simplificada, haga clic en el botón images/05_25.png del grupo Herramientas.

La ecuación pasa a tener esta forma:

images/05_26.png

 Y el caso contrario: para convertir la selección en un formulario 2D que ofrezca un aspecto profesional, haga clic en el botón images/05_27.png del grupo Herramientas.

Nuestra ecuación tiene ahora este aspecto:

images/05_28.png

Crear una ecuación

 Active la pestaña Insertar, haga clic en el botón Símbolos y luego en la parte superior del botón Ecuación.

images/05_29.png

 Utilice las herramientas de la pestaña contextual Ecuación para escribir las variables de la ecuación. También puede hacer clic...

Modificar el contenido de una celda

 Haga doble clic en la celda que desea modificar:

images/05_36.png

Aparece un punto de inserción (barrita vertical parpadeante) en el lugar donde se ha hecho clic y Excel pasa a modo Modificar.

 Lleve a cabo las modificaciones pertinentes.

 Confirme las modificaciones.

Otra opción es hacer clic en la celda y utilizar la tecla F2 o introducir directamente los cambios en la barra de fórmulas.

Borrar el contenido de las celdas

 Seleccione las celdas que desea borrar y pulse la tecla Supr.

Se elimina entonces el contenido de las celdas, pero no su formato.

 Para borrar el contenido, el formato o los comentarios, haga clic en la herramienta Borrar del grupo Edición de la pestaña Inicio.

images/05_37.png

 Haga clic en la opción más adecuada en función de aquello que desee borrar.

Otra opción para borrar el contenido de las celdas es seleccionarlas y deslizar el indicador de relleno sobre la selección.

Sustituir el contenido y el formato de una celda

Esta operación permite reemplazar automáticamente el texto y el formato de varias celdas por otro texto o formato; también permite modificar el texto contenido en las fórmulas.

Reemplazar texto

 Si la sustitución debe efectuarse en toda la hoja o en todas las hojas del libro, active una sola celda. Si la sustitución debe hacerse solo en una parte de la hoja activa, seleccione el rango de celdas correspondiente.

 En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Buscar y seleccionar del grupo Edición y haga clic en la opción Reemplazar o bien use el método abreviado Ctrl L.

 Introduzca el texto que desea reemplazar en el cuadro Buscar.

Este cuadro puede contener letras, números, signos de puntuación o caracteres genéricos (? o *, que sustituyen respectivamente a uno o más caracteres).

 Introduzca el texto de sustitución en el cuadro Reemplazar con.

 Al igual que ocurre en la búsqueda de celdas (véase Buscar una celda en el capítulo Mover y seleccionar en una hoja), es posible indicar dónde y cómo debe buscar Excel el texto que hay que reemplazar haciendo clic en el botón Opciones.

 Para realizar las sustituciones de una en una, haga clic en el botón Buscar siguiente. De esta forma alcanzará la primera celda con el texto buscado; luego...

Comprobar la ortografía

El corrector revisa la hoja de cálculo activa, incluyendo el contenido de las celdas, los comentarios de celda, los gráficos, los cuadros de texto, los botones, los encabezados y pies de página, pero no verifica las hojas protegidas ni las fórmulas o el texto resultante de una fórmula.

 Para verificar toda una hoja de un libro, active solo una de sus celdas. Para verificar un cuadro de texto, selecciónelo.

 Active la pestaña Revisar y haga clic en el botón Ortografía del grupo Revisión o pulse F7.

Excel lee el texto y se detiene cuando detecta una palabra que no conoce. Puede que no conozca la palabra simplemente porque no está en su diccionario o porque se está usando con una combinación de mayúsculas poco habitual (por ejemplo: NOsotros).

La revisión se hace a partir de un diccionario principal (el de Excel) y de tantos diccionarios personales como usted desee (el único diccionario existente de forma predeterminada es PERSO.DIC).

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 Si la palabra está escrita correctamente, haga clic en el botón:

Omitir una vez

Para dejar la palabra tal como está y continuar la revisión.

Omitir todo

Para «omitir» la palabra cada vez que aparezca.

Agregar al diccionario

Para agregar la palabra al diccionario personal activo.

 Si la palabra es incorrecta, puede corregirla seleccionando...

Utilizar y definir las autocorrecciones

La autocorrección corrige el texto a medida que se va escribiendo (por ejemplo, si habitualmente escribe «gravar» en vez de «grabar»).

 Para activar o desactivar la autocorrección, haga clic en la pestaña Archivo - Opciones. Seleccione la categoría Revisión y haga clic en el botón Opciones de Autocorrección

Según el caso, marque o desmarque la opción Remplazar texto mientras escribe.

Para definir las autocorrecciones, escriba la palabra con la ortografía incorrecta o la abreviatura en el cuadro Reemplazar y luego introduzca la palabra correctamente escrita en el cuadro de texto Con.

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 Haga clic en el botón Agregar para definir otra autocorrección.

 Confirme haciendo doble clic en Aceptar.