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Libros
Crear un nuevo libro vacío
Los archivos creados en Microsoft Excel 2021 reciben el nombre de libros.
Haga clic en la pestaña Archivo y seguidamente en la opción Nuevo.
Haga clic en la viñeta Libro en blanco.
Se abre una nueva ventana vacía con el nombre Libro seguido de un número.
Otra posibilidad para crear un nuevo libro consiste en hacer clic en la viñeta Libro en blanco de la página de Inicio de Excel o simplemente usar el método abreviado de teclado Ctrl U o hacer clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido.
Crear un libro basado en una plantilla
Se trata de crear un nuevo libro a partir de una plantilla diferente a la usada para los libros en blanco: bien a partir de una de las plantillas predefinidas de Excel, bien a partir de una plantilla creada por usted mismo (véase Crear una plantilla de libro personalizada).
Crear un libro basándose en una de las plantillas propuestas
En la parte derecha de la página de Inicio, o en la pestaña Archivo - opción Nuevo, Excel ofrece algunas plantillas predeterminadas que se muestran en forma de viñetas.
En este ejemplo, se trata de la opción Nuevo de la pestaña Archivo:
Si usted ha creado por lo menos una plantilla personalizada, las plantillas se distribuyen en dos grandes grupos: Office y Personal. En caso contrario, solo aparecerán las plantillas preestablecidas de Excel.
Observe que el nombre de la plantilla aparece debajo de su viñeta y proporciona una idea del tema que trata dicha plantilla.
Si es preciso, active la pestaña Office para que se muestre una lista de las plantillas preestablecidas de Excel.
Utilice la barra de desplazamiento vertical para que se muestren las distintas plantillas.
Para crear una nueva plantilla a partir de una plantilla preestablecida, haga clic en la viñeta que corresponda a la plantilla que desea usar.
En una ventana de vista previa se muestran tanto la descripción de la plantilla elegida...
Crear una plantilla de libro personalizada
Una plantilla es un documento que contiene hojas de cálculo, datos con formato, fórmulas de cálculo, etc., que pueden aprovecharse para crear nuevos libros.
Elabore el libro-plantilla integrando en él los elementos que tendrá en común con los futuros libros que se crearán a partir de dicha plantilla; proteja, si es preciso, hojas o celdas (véase el capítulo Protección).
Haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Guardar como.
Haga clic en el botón Examinar del panel central.
Abra la lista Tipo y escoja la opción Plantilla de Excel (*.xltx).
La carpeta de almacenamiento por defecto es Plantillas personalizadas de Office, situada en la carpeta Documentos del disco duro.
La ubicación predeterminada de las plantillas está definida (aunque puede modificarse) en las Opciones de Excel (pestaña Archivo - Opciones - categoría Guardar - zona Guardar libros - campo Ubicación predeterminada de plantillas personales).
Complete el nombre de la plantilla o modifíquelo en la zona Nombre de archivo.
Haga clic en el botón Guardar.
La extensión atribuida a los archivos de plantilla es .xltx (dependiendo de la configuración de Windows, la extensión puede estar oculta).
Para modificar una plantilla personalizada, ábrala y proceda como...
Abrir un libro
Haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Abrir o bien Ctrl A.
Por defecto, y dado que el modo Backstage está activado para abrir (y guardar) libros, no se ve directamente el cuadro de diálogo Abrir, sino la siguiente pantalla:
Observe que, para mostrar ocasionalmente el cuadro de diálogo Abrir en lugar de la pantalla de arriba, puede utilizar el método abreviado de teclado CtrlF12 en lugar de Ctrl A.
En la vista Backstage, Excel ofrece la posibilidad de acceder con rapidez a los archivos usados recientemente (opción Recientes), así como a todas las publicaciones desde las cuales su cuenta de usuario puede abrir archivos (en nuestro ejemplo, OneDrive: Personal para los almacenamientos en línea y Este PC para los datos guardados en el disco duro).
El botón Recupera libros no guardados, situado en la lista de los libros recientemente utilizados, permite mostrar el contenido de la carpeta C:\Usuarios\Nombre_usuario\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles, en el que Excel efectúa los guardados automáticos (generalmente cada 10 minutos) (véase Recuperar una versión anterior de un archivo).
Para abrir uno de los libros usados recientemente, active (si aún no lo ha hecho) la opción Recientes y haga clic en el libro que desee abrir de la lista de la derecha.
Para abrir un libro guardado en la nube...
Guardar un libro
Guardar un nuevo libro
Los libros que no se han guardado nunca no tienen un nombre personalizado (p. ej.: Libro1, Libro2...) ni uno provisional (p. ej.: Plantilla1, Plantilla2...). Si apaga el ordenador antes de guardar un archivo, perderá todos los cambios que haya hecho en ese archivo.
Haga clic en la herramienta 
de la barra de herramientas de acceso rápido o Ctrl G. Aparece la siguiente ventana:
El vínculo Más opciones permite acceder a la opción Guardar como de la pestaña Archivo.
Introduzca el nombre del libro en la zona Nombre de archivo.
En la lista Elegir una ubicación, si es visible, seleccione la carpeta donde desea guardar el archivo y luego haga clic en el botón Guardar.
Si no puede ver la carpeta, haga clic en Más ubicaciones.
Aparece la opción Guardar como de la pestaña Archivo.
De manera predeterminada, la opción Recientes del panel central propone, a la derecha, las carpetas usadas recientemente ordenadas por fecha:
Si la carpeta de guardado del archivo aparece en el panel derecho, haga clic sobre ella para abrirla. En caso contrario, active el nombre de la ubicación correspondiente (OneDrive, Este PC...) para seleccionar la carpeta o haga clic en la opción Examinar para buscarla.
Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.
Entre en la carpeta (si aún no lo ha hecho) donde desea guardar...
Usar el espacio de almacenamiento en línea OneDrive
OneDrive es un servicio de almacenamiento en línea que ofrece Microsoft a todos los usuarios que disponen de una cuenta de Microsoft (cuenta usada con Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com...). Cada usuario dispone gratuitamente de un espacio personal de 5 GB, con la posibilidad de comprar espacio adicional (hasta 1 TB).
¿Cuál es el interés de usar el espacio OneDrive?
Los datos (archivos, fotos, música...) guardados en este espacio de almacenamiento están accesibles desde cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet: la sincronización de estos dispositivos es automática. Puede acceder a los archivos desde su ordenador profesional o personal, desde una tableta conectada a Internet por Wi-Fi o incluso desde su smartphone.
Para acceder a los archivos de su espacio de almacenamiento desde una de las aplicaciones de Office, debe haberse conectado con sus identificadores de Microsoft (véase el capítulo Administración de las cuentas); si dispone de diversos espacios de almacenamiento, puede agregarlos como servicio para acceder a ellos igualmente (pestaña Archivo - Cuenta - Agregar un servicio - Almacenamiento).
En su espacio OneDrive, existen varias carpetas de forma predeterminada: la carpeta Documentos (para guardar sus archivos personales) y las carpetas Imágenes, Música, Archivos...
Usar libros de Excel 2021 en versiones anteriores
A los libros creados con Microsoft Office Excel 2007 o las versiones posteriores, se les asocia un nuevo formato de archivo basado en el lenguaje XML. Ahora llevan la extensión .xlsx, mientras que los creados con versiones anteriores a la de 2007 llevan la extensión .xls.
No obstante, sigue siendo posible guardar los libros en versiones anteriores (97 a 2003), aunque se recomienda comprobar previamente la compatibilidad para detectar y resolver posibles problemas de compatibilidad que pueden provocar la pérdida de información.
Abra el libro en Microsoft Excel 2021.
Haga clic en la pestaña Archivo y después en la opción Información.
Haga clic en el botón Comprobar si hay problemas y luego en la opción Comprobar compatibilidad.
Se abre el siguiente cuadro de diálogo:
Para comprobar la compatibilidad del libro cada vez que este se guarda, marque la opción Comprobar la compatibilidad al guardar este libro.
Si se detectan problemas, haga clic en el botón Copiar en hoja nueva para crear un informe que recoja los problemas descritos en una hoja de cálculo distinta; puede hacer clic en el enlace Ayuda para obtener información sobre los problemas de compatibilidad.
Guardar un libro en formato Excel 97-2003
Haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Comprobador...
Usar libros de versiones anteriores a Excel 2007
Trabajar en modo de compatibilidad en Excel 2021
Abra en Excel 2021 el libro creado en una versión anterior a 2007.
El libro se abre automáticamente en Modo de compatibilidad: el término aparece entre corchetes al lado del nombre del archivo, en la barra de título. Se usa el formato de archivo Excel 97-2003 (.xls).
Las nuevas funciones de Excel 2021 o aquellas que han sido mejoradas no se encuentran disponibles (para impedir la pérdida de datos y de confidencialidad cuando el libro se abra en una versión anterior).
Trabaje y guarde las modificaciones de la forma habitual, pero teniendo en cuenta los consejos anteriores.
Al guardar los cambios se conserva el formato de archivo Excel 97-2003 (.xls).
Convertir un libro al formato de archivo Excel 2021
Cuando desee trabajar definitivamente con un libro concreto en la nueva versión de Office y aprovechar así las nuevas funciones, puede convertir el libro al nuevo formato.
Abra el libro que desea convertir al formato Excel 2021.
Haga clic en la pestaña Archivo y en la opción Información.
Haga clic en el botón Convertir situado en la parte superior del panel central.
Si el archivo está guardado en su disco duro, aparecerá el siguiente mensaje:
Haga clic en el botón Aceptar.
Si el archivo está guardado en su espacio OneDrive, se abre el cuadro...
Guardar un libro en formato PDF o XPS
Los formatos de archivos PDF y XPS son formatos que permiten distribuir documentos electrónicos (documentos transmitidos por correo electrónico). Dichos formatos conservan las fuentes, imágenes, gráficos y formato de los documentos tal y como se crearon en sus aplicaciones de origen. Un usuario puede ver, compartir e imprimir archivos PDF si tiene el programa Acrobat Reader (disponible de forma gratuita en el sitio web de Adobe) y archivos XPS si cuenta con Microsoft .NET Framework (disponible de forma gratuita en el sitio de Microsoft).
Una vez se ha guardado el archivo en los formatos PDF o XPS, ya no puede convertirse de nuevo al formato de Excel (.xls, .xlsx...) con el programa Excel, sino que solo podrá hacerse con una aplicación especializada.
Haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Exportar.
Si es preciso, elija la opción Crear documento PDF/XPS en el panel central y haga clic en el botón Crear documento PDF/XPS.
Si es preciso, verifique o modifique la carpeta de almacenamiento y el Nombre de archivo en el cuadro de texto correspondiente.
Si es preciso, abra la lista Tipo y seleccione la opción PDF o Documento XPS.
Marque la opción Abrir archivo tras publicación si desea abrir el archivo (PDF o XPS) inmediatamente después de haberlo guardado.
Active una de las opciones asociadas...
Ver y modificar las propiedades de un libro
Las propiedades, también llamadas metadatos (es decir, datos que describen a otros datos; por ejemplo, las palabras de un libro son datos y el número de palabras que contiene es un metadato), es información relativa a un archivo, que lo describe o lo identifica. Comprende información como el título, el nombre del autor, el objeto, etc.
Haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Información.
A la derecha de la ventana, el panel Propiedades presenta, en forma de lista, el nombre de cada propiedad, seguido de su contenido.
Para mostrar todas las propiedades, haga clic en el vínculo Mostrar todas las propiedades; haga clic en Mostrar menos propiedades para reducir su número.
Para modificar una de las Propiedades, haga clic en el campo asociado al nombre de la propiedad e introduzca el título de la etiqueta que desee. Para añadir varias etiquetas, sepárelas con punto y coma (;). Confirme mediante la tecla Intro.
Para volver al libro y guardar automáticamente
los cambios efectuados, haga clic de nuevo en la flecha 
.
Administrar las propiedades avanzadas
Para mostrar las propiedades específicas, abra la lista Propiedades y escoja la opción Propiedades avanzadas.
Efectúe las modificaciones que desee y confirme con Aceptar.
Comparar libros en paralelo
Si es preciso, active uno de los dos libros: en la pestaña Vista, haga clic en el botón Cambiar ventanas y luego en el nombre del libro que desea ver.
También puede hacer clic en la ventana correspondiente para activarla.
En la pestaña Vista,
haga clic en el botón Ver en paralelo
del grupo Ventana.
Si hay más de dos libros abiertos, aparece el cuadro de diálogo Comparar en paralelo.
Haga clic en el nombre del segundo libro que desea comparar.
de la pestaña Vista - grupo Ventana está activado). Si la disposición de las ventanas no es la más conveniente, active el botón Organizar todo, seleccione la opción que desee (Vertical en la imagen inferior) y haga clic en Aceptar.
Para desplazar el contenido de las dos ventanas
de forma independiente, haga clic en el botón Desplazamiento sincrónico para desactivarlo.
Si ha modificado el tamaño o la posición
de las ventanas, haga clic en el botón Restablecer posición de la ventana
en la pestaña Vista de uno de los documentos....
Cerrar un libro
Haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Cerrar o use el método abreviado CtrlF4.
Si ha modificado el libro después de la última vez que lo guardó, Excel le propone que lo guarde antes de cerrarlo.
En ese caso, haga clic en uno de los siguientes botones:
|
Guardar |
Para guardar y cerrar el libro. |
|
No guardar |
Para cerrar el libro sin guardar los cambios introducidos en él. |
|
Cancelar |
Para cancelar la acción de cerrar el libro. |
Elegir la carpeta de trabajo usada de manera predeterminada
Esta carpeta será la que se proponga automáticamente al guardar o abrir el libro.
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones y seleccione la categoría Guardar.
Especifique la carpeta de trabajo que desea usar de forma predeterminada en el área de escritura Ubicación predeterminada de archivos locales de la zona Guardar libros.
Haga clic en Aceptar.
Configurar la recuperación automática de los libros
A veces puede ocurrir que Excel sufra una interrupción (corte de electricidad, fallo del sistema, etc.) sin que haya tenido tiempo de guardar el trabajo en curso. El sistema de recuperación automática, activo de forma predeterminada, permite guardar los datos y el estado del programa automáticamente. Este sistema puede configurarse.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones y seleccione la categoría Guardar.
Para activar la recuperación automática, active, en caso necesario, la opción Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos.
Especifique la frecuencia con la que desea que el programa guarde los datos en la lista minutos.
Si la autorrecuperación está activada, puede marcar, en caso de que sea necesario, la opción Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar para poder restaurarla la próxima vez que se abra.
Si es preciso, modifique la carpeta en la que el programa guarda automáticamente las versiones de los archivos con los que está trabajando en el cuadro de texto Ubicación de archivo con Autorrecuperación.
Haga clic en Aceptar.
Recuperar una versión anterior de un archivo
Si se han activado las funciones de autorrecuperación (véase Configurar la recuperación automática de los libros), puede abrir fácilmente una versión anterior del archivo con el que trabajaba para verificar su estado o recuperarlo. Dependiendo de si ese libro se ha guardado o no por lo menos una vez, el procedimiento de recuperación es ligeramente distinto.
Recuperar un libro guardado por lo menos una vez
Asegúrese de que el libro cuyas versiones guardadas desea visualizar esté activo.
Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Información.
La lista con las versiones guardadas se muestra al lado del botón Administrar libro.
Si se cierra un libro sin haber guardado los cambios, Excel muestra su versión con el nombre (cuando se cerró sin guardar).
Haga doble clic en la versión que desee abrir.
Puede constatar mediante el botón Cambiar ventanas de la pestaña Vista, por ejemplo, que las dos versiones del archivo están abiertas:
Tras efectuar la comprobación, si desea reemplazar el archivo actual por esa versión anterior (cuyo nombre y fecha en la que fue guardado aparecen en la barra de título), haga clic en el botón Restaurar de la barra de información denominada VERSIÓN RECUPERADA AUTOMÁTICAMENTE, situada encima de la barra...
Enviar un libro por correo electrónico
Microsoft Excel 2021 permite enviar libros usando el programa de correo electrónico, a condición, claro está, de disponer de un programa de correo instalado en su equipo y una conexión a Internet o intranet.
Abra el libro que desea enviar.
Haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Compartir.
En la ventana que aparece, seleccione una de las opciones de la zona inferior Adjuntar una copia en su lugar.
Dependiendo de lo que quiera hacer, haga clic en el botón Libro de Excel o PDF.
Si ha elegido la opción Libro de Excel, el libro se adjuntará en el mensaje: el destinatario deberá disponer de Excel para poder abrir el libro.
Aparece la ventana de envío de mensajes del programa de correo.
Escriba la dirección del destinatario o destinatarios del mensaje en el cuadro Para separando sus nombres mediante punto y coma, o haga clic en el botón Para para seleccionar las direcciones a partir de una libreta de direcciones.
Si es preciso, especifique en el cuadro CC la dirección de los destinatarios del mensaje a quienes desea enviar una copia.
En el cuadro Asunto, introduzca o modifique el tema del mensaje.
Escriba el mensaje en el cuadro de texto reservado a tal efecto.
Haga clic en el botón Enviar.
Para abrir y modificar el libro enviado, el destinatario deberá abrir...
Mostrar las estadísticas de un libro
Excel ofrece una herramienta nueva que muestra información sobre la hoja activa y sobre el libro.
Para activarla, haga clic en la pestaña Revisar - grupo Revisión - botón Estadísticas del libro.
También puede mostrar esta ventana haciendo clic en el botón Estadísticas del libro que aparece a la izquierda de la barra de estado.
Si no encuentra este botón en la barra de estado, haga clic derecho sobre la barra de estado y seleccione la opción Estadísticas del libro - Estadísticas del libro.
Utilizar el comprobador de accesibilidad
Esta función permite comprobar si el libro puede ser utilizado por personas minusválidas que dispongan de un dispositivo específico que les permita trabajar en el ordenador a pesar de su discapacidad.
Para comprobar o reparar el problema o problemas
de accesibilidad, haga clic en la pestaña Revisar y luego en el botón Comprobar accesibilidad 
.
O, desde la pestaña Archivo - opción Información, haga clic en el botón Comprobar si hay problemas y luego en la opción Comprobar accesibilidad.
Aparecen dos herramientas: la pestaña Accesibilidad en la cinta de opciones y el panel Accesibilidad a la derecha de la ventana.
El panel Accesibilidad, muestra los resultados de la inspección clasificados en categorías según la importancia del problema:
-
Errores: detalla los elementos que dificultan enormemente (o imposibilitan) el hecho de que una persona minusválida trabaje con el libro.
-
Advertencias: detalla los elementos que dificultan parcialmente el hecho de que una persona minusválida trabaje con el libro.
El enlace Obtener más información para hacer que los documentos sean accesibles muestra la ventana de ayuda sobre el tema.
Para mostrar Información adicional sobre un problema específico, haga clic, dentro del cuadro Resultados de la inspección, en el problema indicado.
Aparecen las referencias...
