Filtrar datos

Activar/desactivar el filtro automático

El filtro automático permite filtrar los datos de una tabla para ver solo las filas correspondientes a los criterios especificados.

Si el rango de celdas se ha convertido en tabla de datos (véase Tablas de datos - Crear una tabla de datos), la función filtro automático ya se encuentra activada y los botones de las listas desplegables aparecen en los encabezados de columnas.

En cada celda de encabezado de columna aparecen unas flechas de lista desplegable: esto indica que el filtro se ha activado, pero aún no se ha aplicado.

Puede crear tres tipos de filtros: por valores de lista, por formato o por criterios. Una vez filtrados los datos, puede copiarlos, modificarlos, formatearlos, representarlos en forma de gráfico e imprimirlos sin reorganizarlos ni desplazarlos.

La desactivación del filtro automático provoca la anulación de otros posibles filtros...

Filtrar datos a partir de un contenido o de un formato

Gracias al filtro automático, es posible filtrar los datos en función del contenido de las celdas, de su color de relleno, de su color de fuente o de su formato condicional por conjuntos de iconos.

Filtrar a partir de los valores de la columna

 Active el filtro automático.

 Abra la lista desplegable asociada a la columna que contiene los valores en función de los cuales desea filtrar.

Se abre el menú Filtro automático, en el que puede verse una lista con los valores comprendidos en la columna activa (hasta 10.000 valores). Las casillas de verificación correspondientes a los valores están activas de forma predeterminada: podrá ver todos los valores de la columna. En el menú encontrará también las opciones de ordenación.

Puede cambiar el tamaño del menú Filtro automático arrastrando la esquina inferior derecha.

 Para ocultar determinados valores, desactive las casillas de verificación correspondientes a los valores que desea ocultar.

Para ver valores, resulta más rápido desactivar la opción (Seleccionar todo) y activar los valores en cuestión.

 Para buscar un valor preciso, introdúzcalo en el cuadro Buscar.

Si ese valor existe en la columna, también se seleccionará. En caso contrario, aparecerá el mensaje No hay coincidencias en lugar...

Filtrar a partir de un criterio personalizado

La operación consiste en filtrar los datos de acuerdo con valores contenidos en la columna. En función del tipo de datos de la columna, Excel propone tres tipos de filtro: filtros numéricos (para datos de tipo numérico), filtros cronológicos (para datos de tipo fecha) o filtros textuales (para datos alfanuméricos).

Cualquiera que sea la opción escogida, se abrirá el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. Si ha seleccionado una opción diferente de Filtro personalizado, la primera lista del cuadro de diálogo mostrará el término correspondiente a la opción escogida (p. ej.: no es igual a o es anterior a).

Usar filtros específicos para los tipos de datos

Filtrar a partir de varios criterios

Dos criterios para una misma columna

 Active el filtro automático y abra la lista desplegable asociada a la columna.

 De acuerdo con el tipo de datos de la columna, haga clic en la opción Filtros de número, Filtros de fecha o Filtros de texto.

 Haga clic en la opción Filtro personalizado.

 Concrete el primer criterio de filtro en la primera lista: especifique el operador y el valor de comparación.

 Especifique cómo deben concatenarse los dos criterios:

• Mediante Y lógico: para que Excel filtre los datos que respondan simultáneamente a todos los criterios.

• Mediante O lógico: para que Excel filtre los datos que respondan a uno u otro de los criterios.

 Especifique el segundo criterio de filtro en la segunda lista: especifique el operador y el valor de comparación.

En este ejemplo solo se muestran las filas con una fecha de inscripción comprendida entre el 15/09/2020 y el 15/09/2021.

 Haga clic en Aceptar.

No es posible establecer un criterio de contenido y un criterio de formato en una misma columna.

Filtrar datos con un filtro complejo

Los filtros complejos necesitan la creación previa de una zona de criterios en la que usted mismo introducirá los criterios de filtro. A continuación podrá filtrar los datos directamente en la lista, pero también copiarlos en otras ubicaciones.

Crear una zona de criterios

 Encima o al lado de los datos que se van a filtrar deberá haber varias filas y columnas vacías.

 En la primera de esas filas vacías, introduzca o copie el nombre de los encabezados de columnas que servirán para definir los criterios.

 En las filas de debajo introduzca los criterios que deben respetarse, sin olvidar las siguientes consignas:

• Para vincular criterios con O lógico, introdúzcalos en varias filas.

• Para vincular criterios con Y lógico, introdúzcalos en varias columnas.

• Para vincular criterios con Y y O lógicos, introdúzcalos en varias filas y columnas.

Ejemplos:

Filtrar una tabla de datos por medio de segmentaciones

Con Excel 2021 es posible filtrar una tabla de datos utilizando segmentaciones. Recordemos que el uso de este tipo de filtro, introducido en Excel 2010, no se aplicaba más que a las tablas dinámicas.

También puede utilizar esta función con las tablas de consultas y otras tablas de datos.

Inmediatamente se activa la pestaña contextual Diseño de tabla.

En este ejemplo, se superponen dos filtros de segmentación. Puede mover estos paneles arrastrando su barra de título, así como cambiar su tamaño arrastrando uno de sus ángulos.

Observe asimismo la aparición de una nueva pestaña contextual Segmentación, que se muestra cuando uno de los filtros de segmentación (paneles) está activado.

Efectuar estadísticas de los datos filtrados mediante  una zona de criterios

Estos cálculos estadísticos harán referencia a las filas cuyos valores respondan a los criterios definidos en la zona de criterios.

En las cuales reemplazará:

Cuando modifique un elemento de la zona de criterios, las estadísticas se actualizarán...