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Extrait - Microsoft 365 Trabaje en línea con OneDrive, SharePoint, Teams, Planner y Outlook
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Listas de tareas

Visión de conjunto

Las listas SharePoint son aplicaciones destinadas a guardar información compartida con otros usuarios. Las distintas listas existentes de un sitio de equipo son las siguientes: 

images/10_1.png
  • Vínculos images/10_02.png: para hacer una lista y compartir los vínculos a páginas web o a elementos del sitio o de otro sitio.
  • Anuncios images/10_03.png: para informar, publicar novedades y anuncios.
  • Contactos images/10_04.png: para hacer una lista de los datos de sus compañeros, clientes u otros usuarios. Esta lista puede estar sincronizada con Microsoft Outlook.
  • Calendario images/10_05.png: para planificar eventos: citas o reuniones. Se puede crear un vínculo con un calendario Microsoft Outlook.
  • Panel de discusión images/10_06.png: para mantener conversaciones sobre distintos temas.
  • Tareas images/10_07.png: para hacer un recuento de la lista de tareas a realizar y asignarlas a uno o a varios usuarios. Las listas Tareas del proyecto estás asociadas a un diagrama de Gantt que se puede abrir con Microsoft Project o en otro programa compatible.
  • Encuesta images/10_08.png: para recoger información sobre un tema concreto.

Los niveles de permisos Control total y Diseño tienen autorización para crear y personalizar listas.

Crear una lista de tareas

Para crear tareas, previamente tiene que crear una o varias listas donde se enumeren las acciones a realizar (tareas).

 Acceda al sitio donde desea crear una lista de tareas.

 Desde la página de inicio del sitio, abra la lista desplegable Nuevo elemento y haga clic en la opción Aplicación o haga clic en la herramienta Configuración images/5IC-045.png y en la opción agregar una aplicación.

 Haga clic en la miniatura Tareas images/10_07.png.

 Escriba el nombre de la lista y luego haga clic en el botón Crear.

Eliminar una lista

Este procedimiento permite eliminar todos los tipos de lista: lista de tareas, calendario, panel de discusión, lista de anuncios, etc.

 Vaya a Contenido del sitio haciendo clic en el enlace correspondiente en el panel Inicio rápido.

 Haga clic en la herramienta images/IC-022.png de la lista que desea eliminar y en la opción Eliminar.

 Después, haga clic en Eliminar en el mensaje que aparece.

Ver una lista de tareas

 Haga clic en el nombre de la lista si aparece en el panel Inicio rápido o vaya a Contenido del sitio y haga clic en el nombre de la lista de tareas.

Añadir y asignar una tarea nueva

 Muestre la lista de tareas donde se debe crear la tarea nueva (ver Ver una lista de tareas).

 Haga clic en el enlace nueva tarea para crear una tarea nueva.

images/10_09.png

 Escriba el título de la tarea en la zona Nombre de tarea.

 Defina la fecha de inicio de la tarea y la de vencimiento introduciéndolas en las zonas Fecha de inicio y Fecha de vencimiento o haciendo clic en la herramienta Images/aIC059.PNG para abrir el calendario y luego haciendo clic en la fecha deseada.

 Si es necesario, en la zona Asignado a, escriba el nombre o el apellido del usuario al que debe asignarse la tarea y, cuando el nombre del usuario aparece en la lista, haga clic en su nombre.

 Para mostrar las opciones adicionales, haga clic en MOSTRAR MÁS.

 Si es necesario, en la zona % completado, introduzca el porcentaje de progreso de la tarea.

 En la lista Predecesoras, tiene la posibilidad de seleccionar una de las tareas que tendrá que realizarse antes de la tarea creada y haga clic en Agregar. Para quitar una de las tareas añadidas, selecciónela y haga clic en Quitar.

 En la lista Prioridad, elija la opción que corresponde a la importancia de la tarea: (1) Alta, (2) Normal o (3) Baja.

 Si es necesario, en la lista Estado de la tarea, seleccione el estado de progreso de la tarea: No iniciada, En curso, Completadas, Aplazada o A la espera de otra persona.

Después, el estado de la tarea...

Crear una subtarea

SharePoint permite crear tareas de nivel inferior que estarán subordinadas a una tarea principal.

 Haga clic en la herramienta images/IC-021.png de la tarea donde debe crearse la subtarea y haga clic en CREAR SUBTAREA.

 Escriba el nombre de la tarea en la zona de texto que se muestra.

images/10_10.png

 Haga clic en la zona siguiente y escriba la fecha de vencimiento o haga clic en la herramienta images/aIC059.PNG para seleccionarla en el calendario.

 Si es necesario, después haga clic en la siguiente zona (columna Asignado a) y escriba el nombre y el apellido del usuario al que debe asignarse la tarea. Luego pulse Entrée.

 Para finalizar la modificación de la lista de tareas, haga clic en el enlace Dejar del título Dejar de modificar esta lista.

Cuando una tarea contiene subtareas, aparece en negrita en la lista de tareas. El símbolo images/aIC061.PNG que aparece a la izquierda de la tarea principal, permite mostrar las subtareas. Por el contrario, el símbolo images/aIC062.PNG permite ocultarlas.
images/10_11.png

Modificar la jerarquía de las tareas

Primer método

 Haga clic en el enlace modificar que aparece en el título nueva tarea o modificar esta lista.

 Haga clic en la casilla de la primera columna correspondiente a la tarea que desea modificar.

 Cuando la tarea esté seleccionada, coloque el puntero del ratón sobre la casilla para seleccionar de la primera columna. Cuando el puntero del ratón toma esta forma images/aIC042.PNG, haga clic y arrástrela hasta la ubicación deseada.

 Cuando haya terminado las modificaciones, haga clic en el enlace Dejar del título Dejar de modificar esta lista.

Segundo método

 En la lista de tareas, seleccione la tarea que desea modificar marcando su casilla de selección (primera columna de la lista).

 Haga clic en la pestaña TAREAS.

 Para convertir una tarea principal en subtarea, haga clic en el botón Aplicar sangría images/aIC064.PNG o utilice el método abreviado de teclado AltMayúsFlecha derecha. Para convertir una subtarea en tarea principal, haga clic en el botón Anular sangría images/aIC065.PNG o utilice el método abreviado de teclado AltMayúsFlecha izquierda.

 Una vez terminadas las modificaciones, haga clic en el enlace Dejar del título Dejar de modificar esta lista.

Para mover una tarea en la lista hacia arriba o hacia abajo, seleccione la tarea y luego, en la pestaña TAREAS, utilice...

Modificar la lista de tareas

Modificar la vista de la lista

De manera predeterminada, se muestra la lista de todas las tareas. Puede elegir ver solo las tareas retrasadas, terminadas, próximas, las que se le han asignado o un diagrama de Gantt.

 Para modificar la visualización, haga clic en uno de los enlaces visibles en la parte superior de la lista de tareas: Calendario, Completadas o, para elegir otra disposición, haga clic en la herramienta images/aIC040.PNG y seleccione la visualización deseada.

images/10_12.png

 Para volver a ver Todas las tareas, haga clic en el enlace correspondiente o, en la pestaña LISTA, abra la lista Vista actual y seleccione la opción Todas las tareas.

Cuando la lista de tareas se muestra en modo Modificación (enlace modificar del título nueva tarea o modificar esta lista), también puede añadir o eliminar columnas utilizando la herramienta images/aIC009.PNG situada en el encabezado de la última columna.

Ordenar y filtrar la lista de tareas

 Para ordenar la lista de tareas, haga clic en el encabezado de la columna correspondiente al criterio de ordenación que desea aplicar.

También puede abrir la lista del encabezado de la columna y seleccionar la opción Orden ascendente u Orden descendente.

 Para filtrar la lista de tareas, abra la lista del encabezado correspondiente al criterio de filtrado que desea aplicar y seleccione el o los criterios de filtros deseados. Después haga...

Ver una tarea

 En la lista de tareas, haga clic en la herramienta images/IC-021.png para mostrar una vista previa de la tarea.

images/10_13.png

 Para ver una tarea en la ventana del navegador, haga clic en su nombre. Después, haga clic en el botón Cerrar para volver a la lista de tareas.

Modificar una tarea

 En la lista de tareas, haga clic en el nombre de la tarea para verla.

images/10_14.png

 En la pestaña VER, haga clic en Editar elemento.

 Realice las modificaciones deseadas y luego haga clic en Guardar.

También puede seleccionar la opción Editar elemento en la lista de la tarea que desea modificar.

Eliminar una tarea

 Seleccione la o las tareas que desea eliminar.

 Pulse la tecla Supr o haga clic en la pestaña TAREAS y en el botón Eliminar elemento.

 Haga clic en Aceptar en el mensaje de confirmación que aparece.

Cuando se elimina una tarea, se mueve a la Papelera de reciclaje. Puede restaurarla para anular su eliminación y volver a colocarla en la lista de tareas (ver Eliminar archivos del capítulo Bibliotecas de documentos o de imágenes).

Añadir tareas a la escala de tiempo

La escala de tiempo, representada por una barra en la parte superior de la lista de tareas, permite representar gráficamente las tareas para las que se ha definido una fecha de inicio y/o una fecha de vencimiento.

 Para añadir una tarea a la escala de tiempo, haga clic en la herramienta images/IC-021.png de la tarea deseada y luego en AGREGAR A ESCALA DE TIEMPO.

Cuando se han introducido las fechas de inicio y de vencimiento, la tarea se representa con un rectángulo. Si solo se ha introducido la fecha de inicio o la fecha de vencimiento, la tarea se representa con un rombo images/10_17.png:
images/10_15.png

Puede hacer clic en una tarea en la escala de tiempo para mostrar una vista previa de la tarea.

 Para quitar una tarea de la escala de tiempo, haga clic en la tarea en la escala de tiempo y luego en QUITAR DE LA ESCALA DE TIEMPO.

 Para modificar el aspecto (tipo de letra, color, etc.) de la escala de tiempo, para añadir u ocultar información adicional o modificar la disposición de los elementos, haga clic en una ubicación cualquiera de la escala de tiempo y luego utilice las herramientas de la pestaña ESCALA DE TIEMPO.

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