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Access versiones 2019 y Office 365

Presentación

Este libro de referencia sobre Microsoft® Access presenta el conjunto de funciones de este sistema gestor de bases de datos relacional. Se ha redactado a partir los versiones 2019 y Office 365 de este software.

Tras la descripción de la interfaz, se le enseñará a crear una base de datos y a gestionar los objetos que la componen. Aprenderá a crear tablas (y establecer relaciones entre ellas), formularios e informes con o sin ayuda de las herramientas de la aplicación, y a insertar y administrar los diferentes tipos de controles (dependientes, independientes y calculados). A continuación verá cómo sacar el máximo partido a los registros, utilizando para ello una hoja de datos o un formulario (introducir, modificar, ordenar, filtrar); cómo seleccionarlos, eliminarlos o actualizarlos con ayuda de las consultas.

Finalmente, aprenderá a exportar e importar datos y a optimizar el trabajo con la base mediante el uso de macros.

Podrá descargar la base de datos utilizada como ejemplo en este libro desde el sitio web de Ediciones ENI: www.ediciones-eni.com.

Índice

Generalidades

Iniciar Microsoft Access 201
Salir de Microsoft Access 2019
Utilizar/administrar la cinta de opciones
El panel de navegación
Deshacer/rehacer las acciones
Utilizar la Ayuda intuitiva

Bases de datos

Reflexionar sobre el objetivo de la base de datos
Crear una base de datos nueva
Crear una base de datos con una plantilla
Crear una plantilla de base de datos
Abrir/cerrar una base de datos
Utilizar la lista de bases de datos recientes
Establecer una contraseña para la apertura de una base de datos
Utilizar archivos de versiones anteriores a Access 2007
Compactar y reparar una base de datos
Guardar una base de datos
Dividir una base de datos
Agregar un elemento de aplicación a una base de datos

Objetos de la base de datos

Los objetos de una base de datos de Access
Cambiar la vista/el orden de los objetos
Buscar un objeto
Administrar los objetos
Administrar las categorías y los grupos personalizados
Utilizar los temas
Crear un acceso directo hacia un objeto
Mostrar las características de un objeto
Mostrar la información sobre las dependencias entre objetos
Guardar un objeto en formato PDF o XPS

Estructura de una tabla

Crear una tabla de base de datos
Cambiar la estructura de una tabla en la vista Hoja de datos
Cambiar la estructura de una tabla en la vista Diseño
Cambiar las propiedades de los campos
Crear una lista de opciones
Modificar los valores de una lista de opciones múltiples basada en una lista de datos fijos
Indexar una tabla
Definir una clave principal

Relaciones entre las tablas

Establecer una relación entre dos tablas
Administrar las relaciones de la base de datos
Mostrar/modificar datos vinculados a una subhoja de datos
Imprimir las relaciones de la base de datos

Registros

Introducir registros en la hoja de datos
Administrar la hoja de datos
Introducir registros a través de un formulario
Introducir diferentes tipos de datos
Utilizar la Autocorrección
Acceder a los registros
Eliminar registros
Ordenar rápidamente los registros
Filtrar los registros
Agregar/ocultar una fila de totales en una hoja de datos

Datos

Cambiar el valor de un campo
Copiar/mover datos con el Portapapeles de Office
Insertar un hipervínculo
Comprobar la ortografía de los textos
Buscar un dato en los registros
Reemplazar un dato

Imprimir datos

Utilizar la vista preliminar
Modificar los márgenes y la orientación de la impresión
Imprimir un objeto

Crear un formulario

Crear un formulario instantáneo
Crear un formulario con el Asistente
Crear un formulario de navegación
Mostrar un formulario en la vista Diseño
Ordenar el acceso a los campos del formulario
Modificar las propiedades de un formulario
Acceder a la consulta de origen del formulario
Crear un formulario que contenga un subformulario
Administrar los subformularios
Insertar campos de varias tablas
Impedir el acceso y la modificación de un campo
Definir una máscara de entrada
Crear un gráfico que represente los datos de una tabla
Insertar un gráfico vinculado en un formulario

Crear un informe

Crear un informe con el Asistente
Mostrar el informe en la vista Diseño
Cambiar el criterio de ordenación asociado a un informe
Insertar subinformes independientes del informe principal
Insertar subinformes vinculados al informe principal
Crear un informe para imprimir etiquetas
Cambiar la configuración de las etiquetas

Imprimir un informe

Introducción
Imprimir un informe para determinados registros
Definir la agrupación de los registros
Imprimir cada grupo en una página
Evitar imprimir el encabezado o el pie de página
Evitar imprimir los duplicados

Controles dependientes

Insertar un cuadro de texto
Insertar un campo en forma de casilla, botón de opción o botón de alternancia
Crear una lista de datos fijos
Crear una lista con datos derivados de otra tabla
Insertar un grupo de opciones en un formulario
Cambiar el tipo de control de un campo
Insertar un objeto

Controles independientes

Crear una etiqueta de texto
Dibujar un rectángulo o una línea
Las páginas de pestañas
Insertar un salto de página
Insertar una imagen
Insertar una imagen de fondo

Controles calculados

Crear un control calculado
Realizar un cálculo según una condición
Utilizar el Generador de expresiones
Insertar un cálculo estadístico en un informe/formulario

Gestión de los controles

Aplicar o eliminar una disposición tabular o apilada
Seleccionar los controles
Copiar/mover controles
Eliminar controles
Cambiar el tamaño de un control
Adaptar el alto de un control a la impresión
Modificar la delimitación de un control
Cambiar el tamaño de los controles en función de los otros
Alinear los controles en función de los otros
Uniformar el espacio entre cada control
Mostrar un control al frente/al fondo
Agrupar/desagrupar controles
Cambiar la presentación del texto de un control
Modificar los márgenes de un control
Cambiar la presentación de los controles
Copiar la presentación de un control en otro
Modificar el formato de los valores de un control
Cambiar la presentación de las páginas de un control de pestaña
Crear un formato personalizado
Ocultar un control en la pantalla o en la impresión
Cambiar las características predeterminadas de los controles
Crear formatos condicionales
Comprobar los errores en un formulario o en un informe

Secciones

Mostrar/ocultar las secciones
Modificar el alto de una sección

Consultas de selección

Crear una consulta de una sola tabla
Crear una consulta multitabla
Definir las propiedades de una consulta
Administrar la cuadrícula de consultas
Ejecutar una consulta
Definir los criterios de la consulta
Crear una consulta de selección con parámetros
Modificar la combinación en una consulta multitabla
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas
Crear una consulta de búsqueda de no coincidentes
Crear una consulta para buscar duplicados

Cálculos en las consultas

Insertar un campo calculado en una consulta
Realizar un cálculo estadístico sin agrupamiento
Realizar un cálculo estadístico con agrupamiento

Consultas de acción

Eliminar registros a través de una consulta
Crear una tabla a través de una consulta
Agregar registros a una tabla a través de una consulta
Actualizar determinados registros a través de una consulta

Copia/importación/exportación

Copiar una tabla o una consulta de Access en Excel o Word estableciendo un vínculo
Exportar un objeto a una base de datos de Access
Exportar un objeto a Word, a Excel o a un documento HTML
Exportar un objeto a un archivo de texto
Vincular datos a un documento de combinación de correspondencia de Word
Importar o vincular datos procedentes de un documento de texto, Excel o HTML
Importar o vincular datos procedentes de los contactos de Outlook
Importar o vincular datos procedentes de otra base de datos de Access
Exportar información de un origen de datos vinculado a Excel
Ejecutar una operación de exportación o de importación

Macro-comandos