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Reuniones

Crear una reunión

Una reunión es una cita en la que se que convoca a varias personas y que requiere la reserva de recursos.

 Haga clic en el icono Calendario images/o01RB05N.PNG en la barra de navegación.

 Seleccione, si es preciso, el día y la hora de comienzo de la reunión o el intervalo horario correspondiente.

 En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Nueva reunión del grupo Nuevo.

 Especifique las características de la reunión: su asunto, su ubicación, sus horas de comienzo y de finalización, su periodicidad... tal y como lo ha hecho a la hora de crear una cita.

Si usa Exchange Server, dispone del botón Buscador de salas, que le permite elegir de entre las salas disponibles.

 Haga clic en la pestaña Asistente para programación.

La ventana de planificación permite agregar asistentes a la reunión verificando sus disponibilidades. Sin embargo, tenga en cuenta que puede agregar los asistentes haciendo clic en los botones Obligatorio u Opcional de la ventana de características de la reunión.

Por defecto, el organizador de la reunión es el único asistente.

 Agregue todos los asistentes y los recursos a la reunión:

  • Haga clic en el botón Invitar a los asistentes.

También puede hacer clic en el botón Libreta de direcciones que aparece en la pestaña Reunión (grupo Asistentes) o utilizar el método abreviado de teclado CtrlMayús B.

  • Para cada asistente que desea agregar, seleccione la libreta de direcciones en la cual figure su nombre mediante la lista Libreta de direcciones, seleccione su nombre y haga clic en el botón Necesario -> si su presencia es obligatoria o en el botón Opcional -> si su presencia es facultativa; si un asistente no ha sido añadido a ninguna libreta de direcciones, escriba su dirección de correo electrónico en la zona Necesario u Opcional.

    Para cada recurso, seleccione su nombre y luego haga clic en el botón Recursos -> (debe...

Agregar/quitar asistentes/recursos a una reunión

 Haga doble clic en la reunión que corresponda.

 Cuando se trate de una reunión periódica, especifique si todas las reuniones van a verse afectadas (Toda la serie) o solo aquella que se va a modificar (Abrir solo esta) y haga clic en el botón Aceptar.

 Haga clic en el botón Obligatorio u Opcional de la ventana Reunión o en el botón Libreta de direcciones que se muestra en el grupo Asistentes.

Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar los asistentes y los recursos.

 Para cancelar la invitación a un asistente, haga clic en su nombre en la zona Necesario, Opcional o Recursos y pulse la tecla Supr.

 Para cada persona o recurso que desee agregar, selecciónelos en una de las libretas de direcciones y haga clic en el botón Necesario, Opcional o Recursos.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Haga clic en el botón Enviar actualización.

images/07_003.png

 Active la opción Enviar actualizaciones solo a los asistentes agregados o eliminados o Enviar actualizaciones a todos los asistentes y haga clic en el botón Aceptar.

Si ha elegido enviar actualizaciones a todos los asistentes, el símbolo images/o08RB06N.png se asociará a los mensajes de actualización recibidos por aquellos a quienes se envió la convocatoria anterior. El símbolo images/o08RB03N.png se asocia a los mensajes de los nuevos asistentes...

Modificar el horario de una reunión

 Haga doble clic en la reunión que corresponda.

 Cuando se trate de una reunión periódica, especifique si todas las reuniones van a verse afectadas (Toda la serie) o solo aquella que se va a modificar (Abrir solo esta) y haga clic en el botón Aceptar.

 Modifique la hora de inicio, la hora de finalización o la fecha de la reunión.

 Haga clic en el botón Enviar actualización.

Responder a la convocatoria de una reunión

Puede aceptar la invitación, rechazarla o proponer un horario nuevo si el horario propuesto no le conviene.

 Haga clic en el icono Correo images/o01RB04N.PNG en la barra de navegación y seleccione la carpeta Bandeja de entrada.

 Haga doble clic en el elemento de reunión al que desea responder para abrir la ventana correspondiente; el símbolo images/o08RB03N.png está asociado a los mensajes de solicitud de reunión.

También puede seleccionar la carpeta Calendario y hacer doble clic en la reunión a la que desea responder.

images/07_004.png

Aparece una vista previa de su calendario en la parte superior del cuerpo del mensaje. De este modo, puede ver si la reunión propuesta no entra en conflicto o es adyacente a otro elemento sin tener que cerrar la ventana de la convocatoria de reunión.

 Responda a la convocatoria de reunión haciendo clic en el botón Aceptar si acepta la convocatoria, en el botón Provisional si acepta provisionalmente la convocatoria (por ejemplo, si espera la confirmación de otra reunión a esta hora) o en el botón Rechazar si rechaza la invitación; luego, haga clic en una de las opciones propuestas.

images/07_005.png

Editar la respuesta antes de enviar

Para introducir un comentario adjunto a su respuesta.

Enviar la respuesta ahora

Para enviar la respuesta sin comentarios.

No enviar una respuesta

Para no enviar una respuesta: el organizador de la reunión...

Responder a una reunión proponiendo un nuevo horario

 Si todavía no ha respondido a la convocatoria de reunión, haga doble clic en el mensaje correspondiente, que se muestra en la Bandeja de entrada.

Si ya ha respondido a la convocatoria de reunión, el mensaje correspondiente ya no se muestra en la Bandeja de entrada; en el Calendario, haga doble clic en el elemento de reunión para el que desea proponer un nuevo horario; este método también puede aplicarse en el caso de una convocatoria de reunión a la cual aún no ha respondido.

 En la pestaña Reunión, haga clic en la parte inferior del botón Proponer una nueva hora que se muestra en el grupo Responder.

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 Haga clic en una de las dos opciones disponibles:

Provisional y proponer otra hora

Para aceptar provisionalmente la reunión y proponer un nuevo horario. Si el organizador de la reunión rechaza el nuevo horario, la reunión se marca como provisional en su calendario.

Rechazar y proponer otra hora

Para rechazar la reunión y proponer un nuevo horario. Si el organizador rechaza el nuevo horario, la reunión se elimina de su calendario.

Hacer clic en el centro o la parte superior del botón Proponer una nueva hora equivale a elegir la opción Provisional y proponer otra hora.

 Defina la fecha y la hora que desea proponer usando las listas asociadas a las opciones Hora...

Cancelar una reunión

Únicamente el organizador de una reunión puede cancelarla para todos los asistentes.

 Seleccione en el Calendario la reunión que hay que cancelar.

 En la pestaña Reunión o Serie de la reunión, haga clic en el botón Cancelar reunión del grupo Acciones.

En caso de que se trate de una reunión periódica, se abre una lista donde se proponen dos opciones:

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 Según sus necesidades, haga clic en la opción Cancelar repetición para cancelar solo la reunión seleccionada o haga clic en la opción Cancelar serie para cancelar todas las reuniones.

 Argumente si es preciso la eliminación de la reunión escribiendo un texto en la zona correspondiente.

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 Haga clic en el botón Enviar cancelación.

La reunión ya no aparece en el calendario de su organizador.

Cada asistente recibe, en su Bandeja de entrada, un mensaje de importancia alta (images/13i31.png) con el símbolo images/o08RB17N.png asociado.

Para eliminar la reunión de su calendario, el asistente deberá o bien abrir el mensaje correspondiente (Bandeja de entrada), o bien abrir la reunión (Calendario) y hacer clic en el botón Quitar del calendario que se muestra en la pestaña Reunión. Si no elimina la reunión, esta seguirá mostrándose en su calendario, aunque el Asunto irá precedido de la etiqueta Cancelada.

Únicamente...