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Entorno

¿Qué es Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook es un programa que permite administrar información personal y profesional, como mensajes de correo electrónico, citas, reuniones, contactos, tareas, archivos, etc., así como asegurar el seguimiento de estas actividades.

También sirve para compartir información con un grupo empleando el correo electrónico, la planificación de grupo, carpetas públicas...

Permite conectarse a una red o a Internet y compartir información a través de ella.

Iniciar/salir de Outlook 2021

Iniciar Outlook

 Desde la interfaz de Windows 10, abra el menú Inicio images/IC-001.png y haga clic en Outlook 2021 si la opción está visible en el panel izquierdo o si el icono puede verse en el panel derecho, en caso contrario.

También es posible escribir Outlook en el cuadro de búsqueda de la barra de tareas y hacer clic en la aplicación Outlook cuando esta aparezca en el panel de búsqueda.

En Windows 11, abra el menú Inicio images/02RB02v11.png y luego haga clic en el icono Outlook 2021; si no está en la sección Anclado, escriba Outlook en la zona búsqueda y luego haga clic en el icono.
Si el acceso directo a la aplicación images/o01RB26N.PNG es visible en el escritorio o en la barra de tareas, también puede hacer doble clic en este icono.

Si su ordenador está conectado a una red, es posible que se le pida que se identifique.

 Si es su caso, introduzca sus datos de conexión y confirme pulsando el botón Aceptar.

La aplicación Microsoft Outlook se abre.

images/01_001.png

Según las opciones de visualización que haya activado en su equipo, la pantalla que se muestra cuando se inicia Outlook puede variar ligeramente con respecto a la que presentamos en la captura anterior.

(a)

La barra de título muestra, a su izquierda:

  • la barra de herramientas Acceso rápido con las herramientas Enviar y recibir todas las carpetas images/o01RB01N.PNG, Deshacer ...

El panel de carpetas

 Su contenido varía en función del elemento seleccionado en la barra de navegación; si está seleccionado el icono Correo images/o01RB04N.png, podemos ver los siguientes elementos:

Bandeja de entrada

Contiene los mensajes que ha recibido.

Borradores

Permite conservar los mensajes guardados (podrá modificar y envia restos mensajes más tarde).

Elementos enviados

Almacena los mensajes enviados solo si está seleccionada la opción Guardar copias de los mensajes en la carpeta Elementos enviados en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook (pestaña Archivo - Opciones - categoría Correo - sección Guardar mensajes).

Elementos eliminados

Contiene todos los elementos que ha eliminado en las otras carpetas.

Bandeja de salida

Contiene la lista de los mensajes que esperan a ser enviados.

Correo no deseado

Contiene los mensajes interceptados por el filtro de correo no deseado.

Fuentes RSS

Contiene los elementos de fuentes RSS.

Carpetas de búsqueda

Contiene carpetas virtuales que a su vez contienen elementos de correo que responden a criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede crear una carpeta de búsqueda que contenga los mensajes de un destinatario exacto.

 Para minimizar el panel de carpetas, use uno de estos métodos:

  • Haga clic en la herramienta images/ic-013.png que aparece en el ángulo superior derecho del panel de carpetas.
  • O en la pestaña Vista, haga clic en el botón...

Utilizar la barra de navegación

Desde la versión 2016 de Outlook, se muestra por defecto la barra de navegación compactada compuesta de botones que permiten alternar rápidamente de un elemento a otro (Correo, Calendario, Contactos, Tareas, etc.). Puede optar por mostrar los encabezados en lugar de los botones, igual que en la anterior versión de Outlook.

 Utilice los botones de la barra de navegación para acceder a los elementos del correo:

images/o01RB04N.PNG Correo o Ctrl 1 para acceder a los mensajes.
images/o01RB05N.PNG Calendario o Ctrl 2 para acceder a la agenda.
images/o01RB06N.PNG Contactos o Ctrl 3 para acceder a la lista de contactos.
images/o01RB07N.PNG Tareas o Ctrl 4 para acceder a la lista de tareas.

 Por defecto, las vistas Notas y Carpetas no aparecen en el panel de navegación; para mostrar las notas o la lista de carpetas, haga clic en el botón images/13i13.png situado a la derecha de los botones y, a continuación, haga clic en la opción Notas o Carpetas.

El contenido del panel de las carpetas cambia en función de la vista seleccionada.

images/rbOutlook19_03.png
En este ejemplo, se ha seleccionado el Calendario; el botón Calendario images/o01RB05N.PNG se muestra en azul en la barra de navegación.
Si coloca el cursor sobre un icono de la barra de navegación, verá una vista previa: el calendario del mes en curso y las reuniones del día para el icono Calendario images/o01RB05N.PNG, los contactos favoritos para el icono Contactos images/o01RB06N.png y las próximas...

La barra de tareas pendientes

Por defecto, la barra de tareas pendientes no está visible en la ventana de la aplicación Outlook. Puede elegir mostrar el calendario del mes actual, junto con las citas, sus contactos favoritos o las tareas que tiene pendientes.

 Para la barra de tareas active la opción correspondiente a los elementos que desea ver haciendo clic el botón Barra de tareas pendientes en la pestaña Vista.

La barra de tareas se muestra en el lado derecho de la ventana de Outlook.

Aparece una vista previa del calendario, de las tareas y de los contactos favoritos al mismo tiempo en la barra de tareas.

images/01_005.png

En este ejemplo, la barra de tareas, muestra una vista previa del calendario y de las tareas pendientes.

 Para mostrar la barra de tareas, también puede hacer clic en el botón Anclar vistazo images/13i14.png que aparece cuando colocamos el cursor sobre un icono de la barra de navegación.

 Para modificar la anchura de la barra de tareas pendientes, señale su borde izquierdo y, cuando el puntero se transforme en una flecha de doble punta images/I0304.png, haga clic y arrastre la barra hacia la izquierda para ampliar su anchura o hacia la derecha para reducirla.

 Para eliminar la vista previa del calendario, de las tareas pendientes o de los contactos favoritos en la barra de tareas, haga clic en la herramienta Quitar vistazoimages/13i03.png correspondiente o desactive la opción correspondiente en la lista asociada al botón...

El panel de lectura

El panel de lectura permite leer un elemento, especialmente un mensaje, sin necesidad de abrirlo. Aparece por defecto en las vistas de carpetas de mensajes o de tareas.

 Para mostrar el Panel de lectura, abra la pestaña Vista, haga clic en el botón Panel de lectura del grupo Diseño y, a continuación, haga clic en la opción Derecha o Inferior, dependiendo del lugar en que desee que aparezca.

 Para modificar el nivel de zoom aplicado al panel de lectura, deslice el cursor de zoom images/13i15.png situado a la derecha de la barra de estado o utilice la herramienta images/ic-017.png para aumentar el nivel de zoom o la herramienta images/ic-016.png para disminuirlo.

El nivel de zoom se muestra a la derecha de la herramienta images/ic-017.png; al hacer un clic sobre este valor, se abre el cuadro de diálogo Zoom, que permite especificar un valor de zoom personalizado. Por defecto, el valor del zoom aplicado al panel de lectura es de 100%.
images/01_006.png

En esta captura, el panel de lectura se encuentra a la derecha y el valor del zoom es del 100%.

 Para cambiar el tamaño del panel de lectura señale, dependiendo de dónde esté ubicado, el borde izquierdo o el borde superior y, cuando el puntero se transforme en una flecha de doble punta images/i0304.png, arrastre este borde hacia la izquierda o hacia la derecha, hacia arriba o hacia abajo.

 Para ocultar el panel de lectura, en la pestaña Vista haga clic en el botón Panel de lectura del grupo Diseño...

Acceder a la página Outlook para hoy

La página Outlook para hoy permite consultar con rapidez las citas de los próximos días, la cantidad de mensajes recibidos y la lista de las tareas.

 Haga clic en el icono Correo images/o01RB04N.PNG en la barra de navegación.

 Haga clic en su dirección de correo electrónico situada encima de la carpeta Bandeja de entrada.

images/01_007.png

Puede personalizar esta página haciendo clic en el enlace Personalizar Outlook para hoy situado en la parte superior derecha de la ventana.

Usar y administrar la cinta de opciones

La cinta de opciones reagrupa la mayoría de los comandos de la aplicación. Con la versión 2021 de Outlook, puede utilizar la nueva cinta de opciones simplificada (véase Utilizar la cinta de opciones simplificada).

 Para mostrar el contenido de una pestaña, haga clic en ella: el nombre de la pestaña activa aparece subrayado de color azul.

Cada pestaña se divide en varios grupos.

images/01_008.png

En la pestaña Vista, puede ver los comandos relativos a la visualización de las carpetas en seis grupos: Vista actual, Mensajes, Organización, Diseño, Ventana e Immersive Reader.

 Para mostrar el texto descriptivo de un comando, señale con el puntero del ratón el icono o el botón correspondiente.

Por defecto, la información relacionada con el comando al que se señala aparece en pantalla en una etiqueta (véase comentario).

images/01_009.PNG

 Para hacer que desaparezca la información en pantalla, mueva el puntero fuera de la cinta de opciones.

 Para reducir temporalmente la cinta, con el fin de disponer de más espacio en pantalla, haga doble clic en una pestaña o use el método abreviado CtrlF1 o bien haga clic en la herramienta Contraer la cinta de opciones images/o01RB19N.PNG, situada en la parte inferior derecha de la cinta; también puede hacer clic en la herramienta Opciones de presentación de la cinta...

Modificar la vista de una carpeta

¿Qué es una vista?

Las vistas permiten presentar de diversos modos y con distintos formatos la información que contiene cada carpeta.

Cada carpeta dispone de sus propias vistas estándares.

Podemos agrupar las diferentes vistas en cinco grandes tipos:

Tabla

Presenta los elementos en una tabla. Por defecto, las carpetas de mensajes de Correo y la carpeta Tareas pendientes se presentan con una vista de Tabla. Este tipo de vista puede aplicarse a todas las carpetas.

Día/Semana/Mes

Es la vista aplicada por defecto a la carpeta Calendario.

Tarjeta/Tarjeta de presentación

Se aplica principalmente a la carpeta Contactos.

Icono

Se aplica por defecto a la carpeta Notas.

Cambiar la vista de una carpeta

Las vistas permiten presentar de distintos modos los elementos que contienen las carpetas.

 Seleccione la carpeta cuya vista desee cambiar.

 En la pestaña Vista, haga clic en el botón Cambiar vista del grupo Vista actual.

 Haga clic en la opción que corresponda a la vista que desee activar.

Las vistas disponibles dependen de la carpeta que esté activa.

Las vistas estándares pueden personalizarse o crear nuevas (véase el capítulo Vista - Crear una nueva vista).

Mostrar la lista de carpetas

La lista de carpetas permite visualizar las carpetas de Outlook en forma de árbol; también proporciona acceso a las carpetas públicas si usa una red de empresa. En este último caso, hay que mencionar que el concepto público significa accesible para todos los miembros de la organización. Un mensaje publicado en las carpetas públicas no se envía, solo está disponible para todos los miembros que lo consulten, si quieren hacerlo.

 Para mostrar la lista de carpetas en el panel de carpetas, haga clic en la herramienta Lista de carpetas images/13i13.png situada en la barra de navegación y, a continuación, haga clic en la opción Carpetas o haga clic en la vista Carpetas si aparece en la barra de navegación o use el método abreviado de teclado Ctrl 6.

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La imagen de la izquierda procede de Outlook usando una red de empresa (con el servidor Microsoft Exchange), por eso podemos ver las carpetas públicas, la imagen de la derecha procede del mismo programa usado sin red de empresa.

Outlook lista todas las carpetas de las que tiene constancia. Las carpetas precedidas del símbolo images/13i12.png incluyen subcarpetas.

Cuando el nombre de una carpeta va seguido de un número, este indica el número de elementos no leídos que contiene.

 Haga clic, si es preciso, en el símbolo images/13i12.png que precede a una carpeta con el fin de visualizar las carpetas...

Usar la ayuda intuitiva

Integrada en todas las aplicaciones Office 2021, la ayuda intuitiva es un asistente de búsqueda que adopta la forma de un cuadro de texto visible en la barra de título de Outlook. De acuerdo con las palabras clave introducidas, se mostrarán una serie de sugerencias que permitirán ejecutar el comando adecuado sin que el usuario tenga que buscarlo.

 Active el cuadro de búsqueda Buscar.

La lista que aparece ofrece Búsquedas sugeridas (últimas búsquedas efectuadas), Acciones usadas recientemente y Acciones sugeridas:

images/01_019.png

 Introduzca las palabras clave del comando que desea buscar.

Los comandos asociados a las palabras clave introducidas aparecen en la lista. La última opción, Obtenga ayuda sobre, permite acceder a la ayuda clásica de Outlook:

images/01_020.png

 Seleccione el comando que desea ejecutar entre las Acciones propuestas.

Para consultar simplemente la ayuda asociada a las palabras clave introducidas, seleccione la opción Obtener ayuda sobre.