Libros

Crear un libro basado en una plantilla

Se trata de crear un nuevo libro a partir de una plantilla diferente a la usada para los libros en blanco: bien a partir de una de las plantillas predefinidas de Excel, bien a partir de una plantilla creada por usted mismo.

Crear un libro basándose en una de las plantillas propuestas

 En la parte derecha de la página de Inicio, o en la pestaña Archivo - opción Nuevo, Excel ofrece algunas plantillas predeterminadas que se muestran en forma de viñetas.

Si ha creado al menos una plantilla personalizada, las plantillas aparecerán clasificadas en dos grandes grupos: Office y Personal. En caso contrario, solo aparecerán las plantillas preestablecidas de Excel.

Observe que el nombre de la plantilla aparece debajo de su viñeta y proporciona una idea del tema que trata dicha plantilla.

 Si es preciso, active la pestaña Office para que se muestre una lista de las plantillas preestablecidas de Excel. Utilice la barra de desplazamiento vertical para que se muestren las distintas plantillas.

 Para crear una nueva plantilla a partir de una plantilla preestablecida, haga clic en la viñeta que corresponda a la plantilla que desea usar.

En una ventana de vista previa se muestran tanto la descripción de la plantilla elegida como una previsualización de su diseño.

 Para mostrar la descripción de la plantilla anterior o de la siguiente, haga...

Abrir un libro

Observe que, para mostrar ocasionalmente el cuadro de diálogo Abrir en lugar de la pantalla de arriba, puede utilizar el método abreviado de teclado CtrlF12 en lugar de Ctrl A.

La vista Backstage permite acceder con rapidez a los archivos usados recientemente (opción Recientes), así como a todas las publicaciones desde las cuales su cuenta de usuario puede abrir archivos (en nuestro ejemplo, OneDrive: Personal para los almacenamientos en línea y Este PC para los datos guardados en el disco duro).

El botón Recupera libros no guardados, situado en la lista de los libros recientemente utilizados, permite mostrar el contenido de la carpeta C:\Usuarios\Nombre_usuario\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles, en el que Excel efectúa los guardados automáticos (generalmente cada 10 minutos).

Si ha elegido la opción Este PC, el panel derecho muestra los archivos y las subcarpetas de la carpeta Documentos; si ha elegido...

Ventajas de utilizar el espacio OneDrive

OneDrive es un servicio de almacenamiento en línea que ofrece Microsoft a todos los usuarios que disponen de una cuenta de Microsoft (cuenta usada con Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com...). Cada usuario dispone gratuitamente de un espacio personal de 5 GB, con la posibilidad de comprar espacio adicional (hasta 1 TB).

Los datos (archivos, fotos, música...) guardados en este espacio de almacenamiento están accesibles desde cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet: la sincronización de estos dispositivos es automática. Puede acceder a los archivos desde su ordenador profesional o personal, desde una tableta conectada a Internet por Wi-Fi o incluso desde su smartphone.

Para acceder a los archivos de su espacio de almacenamiento desde una de las aplicaciones de Office, debe haberse conectado con sus identificadores de Microsoft; si dispone de diversos espacios de almacenamiento, puede agregarlos como servicio para acceder a ellos igualmente (pestaña Archivo - Cuenta - Agregar un servicio - Almacenamiento).

En su espacio OneDrive, existen varias carpetas de forma predeterminada: la carpeta Documentos (para guardar sus archivos personales) y las carpetas Imágenes, Música, Vídeo y Escritorio. Cuando un libro se ha guardado en este espacio, es posible que varios usuarios trabajen con él en tiempo real.

Para administrar...

Guardar un libro

Guardar un libro nuevo

Un libro que no ha sido guardado aún no tiene un nombre personalizado (por ejemplo: Libro2, Libro3…) o bien tiene un nombre provisional (como Mi plantilla1, Mi plantilla2…). Si se apaga el ordenador sin haber guardado el archivo, se perderán todos los cambios realizados.

 Haga clic en el botón Guardar  de la barra de herramientas de acceso rápido (o Ctrl G).

La siguiente ventana aparecerá en pantalla:

El enlace Más opciones permite acceder a la opción Guardar como de la pestaña Archivo. 

 Escriba el nombre del libro en el campo Nombre de archivo.

 En la lista Elija una ubicación, seleccione la carpeta en la que desea guardar el archivo (si aparece en la lista) y haga clic en el botón Guardar.

 Si la carpeta no aparece en la lista, haga clic en Más ubicaciones.

Se mostrará la opción Guardar como de la pestaña Archivo. Por defecto, la opción Recientes seleccionada en el panel central muestra, en el panel derecho, las carpetas utilizadas recientemente, ordenadas por fecha:

 Si la carpeta en la que desea guardar el archivo aparece en el panel derecho, haga clic en ella para abrirla. En caso contrario, seleccione el nombre del servicio o ubicación correspondiente (por ejemplo, OneDrive, Este equipo…). Si ha añadido otras ubicaciones (servicios de almacenamiento)...

Enviar un libro por correo electrónico

Microsoft Excel permite enviar libros usando el programa de correo electrónico, a condición, claro está, de disponer de un programa de correo instalado en su equipo y una conexión a Internet.

La ventana Compartir aparece en pantalla.

Microsoft da prioridad al uso de OneDrive o SharePoint para compartir archivos, siempre que estas opciones estén disponibles.

No obstante, si desea enviar una copia del libro por correo electrónico, haga clic en el botón Libro de Excel.

Aparecerá la ventana de envío de mensajes del programa de correo. El archivo se habrá adjuntado al mensaje