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Aplicar las buenas prácticas de forma cotidiana

Introducción

Teams ofrece un entorno de trabajo rico que se adapta perfectamente al trabajo colaborativo, la eficiencia personal y, en general, al teletrabajo.

Pero contar con herramientas efectivas como Teams y dominar las características principales no basta; también es fundamental saber utilizarlas de forma óptima para poder colaborar en las mejores condiciones. Este es el propósito de este capítulo, dedicado a presentar consejos de uso y buenas prácticas.

Prepararse para crear un equipo

Hay muchas razones para crear un equipo: llevar a cabo un proyecto, resolver un problema, trabajar de forma colaborativa en el seno de su dirección, gestionar una crisis, apoyar una actividad, etc.

Teams permite a cualquier usuario crear un equipo; este es uno de los principios fundamentales de la filosofía de Teams. Pero el hecho de que sea muy fácil crear un equipo en Teams no significa que no haya que invertir tiempo en preparar las cosas de antemano.

Definir las necesidades

Para que un equipo tenga éxito, no es suficiente con crearlo, agregar miembros y animarlos a colaborar. Se necesita un mínimo de preparación para asegurar, en particular, que la creación de un equipo satisface una necesidad real dentro de la organización.

Evaluar el interés de crear un equipo nuevo

Es interesante crear un nuevo equipo si se cumplen dos condiciones.

En primer lugar, es imperativo que no haya ya uno o más equipos dedicados al mismo tema o parecido. Si un equipo que ya existe se ocupa del tema que desea desarrollar en su equipo o de un tema cercano o complementario, póngase en contacto con su(s) propietario(s) para valorar la oportunidad de unirse al equipo o ampliarlo.

La extrema simplicidad de crear un equipo en Teams es una ventaja, pero también puede ser una desventaja real: sin un tiempo para analizar las necesidades y aquello de lo que ya se dispone, la multiplicación de equipos que se duplican puede convertirse rápidamente en problemática. Además, el riesgo de crear equipos innecesarios o que se movilicen débilmente también es un problema potencial.

Segunda condición: el asunto del nuevo equipo debe ser capaz de movilizar a varias personas durante un cierto período de tiempo. En definitiva, es necesario que varias personas vean un interés real...

Estructuración de un equipo

El enfoque de estructuración de Teams, con sus canales y pestañas, es simple pero poderoso porque cubre todo tipo de necesidades de trabajo en equipo.

Sin embargo, la multiplicación de canales, combinada con la de pestañas y servicios, puede convertirse rápidamente en problemática. Cuanto más complejo sea el espacio de trabajo, menos cómodos se sentirán los miembros que lo usarán. Por lo tanto, es importante trabajar de forma preventiva para definir la estructura del espacio de un equipo con el fin de adaptarlo a los modos de operación del equipo y sus miembros.

Cualquiera que sea la estructura definida, no es definitiva y puede evolucionar al mismo tiempo que las necesidades del equipo y de sus miembros.

Determinar el mejor enfoque de estructuración

Para que la estructuración del equipo satisfaga realmente las necesidades y modos de operación de sus miembros, es esencial que participen en su desarrollo. Esto no solo permite movilizar a los miembros y, por lo tanto, crear un comienzo de dinámica, sino que también les facilita adherirse a la forma en que se organizarán el contenido y el trabajo en Teams.

En otras palabras, la estructura del equipo debe ser coconstruida, ya sea desde cero, desde la creación del equipo con todos los miembros, o desde una primera propuesta desarrollada por el facilitador, con o sin la ayuda...

Dinamizar un equipo

Contrariamente a algunos conceptos erróneos sobre el trabajo en equipo, no hay colaboración y dinámica de equipo sin una buena dinamización.

El papel de dinamizador-facilitador es fundamental en Teams. Esto va mucho más allá de la simple administración del equipo y su espacio, es decir, el uso de los derechos de propietario del equipo en la plataforma.

La misión de un facilitador es también:

  • asegurar dinámicas colectivas;

  • movilizar y ayudar a los miembros individuales.

Asegurar dinámicas colectivas

Para asegurar una buena dinámica colectiva dentro de un equipo, se deben llevar a cabo tres acciones: definir la identidad del equipo, asegurar que todos los miembros se conozcan entre sí y definir los modos de operación del equipo.

Definir la identidad del equipo

Una identidad notable y evocadora para los miembros del equipo es primordial para poder desarrollar un sentido de pertenencia. Por lo tanto, es esencial que todos los miembros se adhieran a esta identidad. Además, la mejor manera de definir la identidad del grupo en Teams es simplemente involucrar a los miembros en esta definición, una vez que se lanza el equipo.

Asegurarse de que todos los miembros se conozcan entre sí

Para que los intercambios sean ricos, variados y dinámicos, es necesario que los miembros del equipo se sientan cómodos para participar, y lo suficientemente seguros como para confiar en los demás. Para lograr esto, es esencial crear un entorno donde haya un clima propicio para los intercambios y donde todos los miembros se conozcan entre sí.

Organizar eventos que reúnan a todos los miembros del equipo en un momento dado es una excelente manera de conocerse mejor y crear conexiones. Estos eventos pueden ser tanto virtuales como presenciales. Además, en este formato la creación de vínculos es más efectiva.

Algunos de los eventos que puede organizar como facilitador incluyen:

  • el lanzamiento del equipo,

  • reuniones de trabajo sobre cuestiones concretas,

  • reuniones periódicas para celebrar los resultados del equipo, reflexionar sobre los próximos temas con los que trabajar...,

  • etc.

Definir cómo trabaja el equipo

Para que un equipo...

Cerrar un equipo

Sea cual sea el equipo, sus objetivos y su tamaño, tiene una vida útil limitada en el tiempo. Esto también se aplica a los equipos vinculados a una estructura organizativa (servicio, departamento, dirección, etc.), que, a medida que se producen las reorganizaciones, terminan desapareciendo o renaciendo de otra forma.

Cerrar un equipo no implica solo cerrar un espacio de trabajo en Teams; también se trata de preparar y acompañar la disolución del propio equipo.

Con demasiada frecuencia mal gestionada, o incluso simplemente olvidada, esta fase de cierre es, sin embargo, muy importante en la medida en que permite cerrar formalmente no solo el trabajo del equipo, sino también, y sobre todo, la dinámica humana. 

Preparación para el cierre

Anunciar formalmente el cierre del equipo

Para preparar mejor a los miembros del equipo, la primera acción que se debe tomar es comunicar formalmente el cierre. Es decir, es necesario anunciar a los miembros del equipo que el cierre está próximo.

Esto se puede hacer mediante una reunión o simplemente publicando un mensaje en el canal general del equipo. De hecho, es raro que el proceso de cierre de un equipo se desencadene abruptamente, sin que sus miembros lo hayan visto venir.

En la práctica, es mejor publicar un anuncio en lugar de un mensaje clásico para destacarlo en el hilo del chat.

El propósito de este anuncio no es entrar en los detalles de la explicación del proceso de cierre, sino simplemente advertir a los miembros para que se preparen y tomen sus precauciones.

El título del anuncio debe explicarse por sí mismo. Además, para que todos los miembros del equipo estén informados, es importante mencionar al equipo directamente en el mensaje.

Por último, hay que indicar que, a su debido tiempo, se proporcionará más información.

Configurar el equipo en modo de cierre

Publicar un anuncio en el canal General del equipo no es un elemento suficiente, desde el punto de vista de la herramienta, para prepararse para el cierre.

Para indicar que el proceso de cierre está en marcha, y por si acaso algunos miembros no miran sus notificaciones, es aconsejable indicarlo cambiando el nombre del equipo.

Por ejemplo, es posible agregar el texto [Cierre] delante del nombre del equipo.

Esta es una acción útil para...

Adoptar los reflejos adecuados para comunicarse

Respetar la organización existente

En algunas situaciones, puede suceder que desee debatir temas que no encajan en ningún equipo o en ninguno de los canales existentes en los equipos de los que es miembro.

En este caso, puede crear un nuevo equipo o canal.

Pero antes de pasar a la acción, pregúntese por el interés de crear un nuevo equipo o canal. ¿No hay un equipo o canal con temas similares que pueda usarse para sus intercambios?

Cree solo un equipo nuevo si realmente hay material. Para ello, le invitamos a desarrollar un caso de uso (consulte Prepararse para crear un equipo - Definir las necesidades).

Para crear un canal nuevo dentro de un equipo existente, también es necesario que el tema requiera un trabajo colaborativo. No debemos olvidar que un canal no solo se utiliza para conversar; se utiliza para llevar a cabo un trabajo conjunto apoyándose, por ejemplo, en el intercambio de archivos, la contribución a un Wiki, la administración de un plan, compartir notas, etc.

Volviendo al ejemplo anterior, supongamos que el responsable del Departamento de Marketing ha creado un canal nuevo porque quiere desarrollar el seguimiento y el intercambio de conocimientos. En concreto, quiere institucionalizar la realización y puesta en común de notas tras la participación de los empleados en formaciones, seminarios, conferencias, etc. Esto...

Definir un código de buena conducta

Más allá de los buenos reflejos en términos de comunicación, es fundamental definir, colectivamente, un código de buena conducta. Con Teams, resulta muy fácil recurrir a colegas y que los demás recurran a uno en cualquier momento y de diferentes formas (mensajes, llamadas, etc.). Además, expresarse con la mayor claridad y precisión por escrito es esencial para el uso efectivo de Teams. Sin la implementación de unas pocas reglas simples, el uso de Teams puede desviarse bastante y conducir a situaciones personales e interpersonales complicadas (estrés, exceso de trabajo, tensiones, conflictos, etc.).

Establecer un ambiente de trabajo equilibrado y efectivo

Responder siempre a las solicitudes independientemente de la hora o responder lo más rápido posible es la mejor manera de trabajar en un entorno estresante y propicio a la sobrecarga laboral.

El establecimiento de un marco equilibrado requiere una serie de elementos que deben definirse colectivamente:

  • Las franjas horarias durante las cuales está prohibido recurrir a otros.

  • Lo que se considera urgente y prioritario y lo que no lo es.

  • El medio preferido para intercambiar con un colega cuando la solicitud es urgente y prioritaria.

  • Reglas de gestión de disponibilidad: cuando alguien indica que está ocupado, ¿con qué rapidez debe responder a una solicitud urgente?...

Organizar y dinamizar reuniones remotas

Desde hace algún tiempo, el formato actual de reunión está siendo ampliamente cuestionado dentro de las empresas. Demasiadas, demasiado largas, con una utilidad y eficacia cuestionables, con participantes que no siempre saben por qué fueron invitados...

Con el teletrabajo y las características que ofrece una plataforma como Teams, la capacidad de reunirse es más fácil que nunca. Ya no es necesario encontrar una sala de reuniones libre; basta con tener disponibilidad para poder organizar una reunión en unos pocos clics.

Por lo tanto, es importante y necesario repensar la organización y la realización de reuniones a distancia para no volver a caer en los mismos errores. En esta línea van nuestras propuestas de los párrafos siguientes.

Configurar una reunión remota

Para organizar reuniones de manera más eficiente, le sugerimos que siga estas tres buenas prácticas:

  • Asegurarse de la necesidad de organizar una reunión.

  • Invitar solo a los participantes que pueden contribuir.

  • Compartir toda la información necesaria de forma previa.

Asegurarse de la necesidad de organizar una reunión

Esto puede parecer una obviedad, pero la primera pregunta que debe hacerse antes de organizar una reunión es: ¿resulta realmente útil?

Teams ofrece otras formas de interactuar o de resolver un problema. Y plantear sistemáticamente la cuestión de utilizar estos otros modos de intercambio en lugar...

Gestionar y organizar los documentos de equipo

Teams ofrece muchas formas de facilitar esta producción: copublicación, sharing, gestión de versiones, almacenamiento, clasificación, etc. Esta multitud de posibilidades combinadas con la flexibilidad de Teams ofrece la ventaja de poder adaptarse a la gran mayoría de las necesidades. La otra cara de la moneda es que puede llegar muy rápidamente a un verdadero «bazar» si no define un marco.

Definir e implementar la gobernanza

Cuando se trata de gestión de documentos, la principal buena práctica es definir e implementar una gobernanza específica. Esto implica definir roles, responsabilidades, reglas y principios que deben respetarse.

En todos los casos, la definición y atribución de estas reglas debe ser clara y precisa.

Todo esto, por supuesto, debe ser proporcional a la importancia que tendrán los documentos en el trabajo del equipo.

Si los documentos desempeñan un papel central y el equipo produce una gran cantidad de ellos, entonces las reglas y la gobernanza serán más elaboradas que si la producción documental es modesta. En este caso, unos pocos simples principios son suficientes, junto con la cogestión coordinada por el facilitador.

Definir reglas de gestión

Para ser verdaderamente eficaz y eficiente desde un punto de vista operativo, la gobernanza debe definir principios, reglas...

Ganancia en eficiencia personal

Teams hace que sea muy fácil compartir contenido y participar en intercambios tan ricos como variados. Pero, si bien estos intercambios pueden aportar un valor agregado real, también generan un flujo incesante de información que puede abrumar rápidamente a los usuarios.

Además, si bien los intercambios con Teams resultan muy fáciles, también lo es ser requerido en cualquier momento.

Para mantener el control, es esencial adaptar su entorno de Teams a sus necesidades y modos de operación.

Ajustar las notificaciones a sus necesidades y prioridades

En lo que respecta a las buenas prácticas en cuanto a la configuración de notificaciones, para información o las actividades consideradas importantes, se recomienda utilizar el modo «banner y dirección de correo electrónico». Esta es, por ejemplo, la configuración predeterminada de todos los tipos de menciones.

Esta configuración puede mantenerse como está, siempre y cuando los miembros hayan tomado conciencia de que solo se han de usar las menciones para información importante.

Por lo general, las actividades en teams que se consideran importantes son:

  • menciones,

  • nuevos chats,

  • respuestas a conversaciones,

  • respuestas a mensajes,

  • canales seguidos.

Para la información o actividades menos importantes, puede elegir banner o solo feed. Este suele ser el caso de las respuestas...