Aplicar las buenas prácticas de forma cotidiana

Definir las necesidades

Para que un equipo tenga éxito, no es suficiente con crearlo, agregar miembros y animarlos a colaborar. Se necesita un mínimo de preparación para asegurar, en particular, que la creación de un equipo satisface una necesidad real dentro de la organización.

Determinar el mejor enfoque de estructuración

Para que la estructuración del equipo satisfaga realmente las necesidades y modos de operación de sus miembros, es esencial que participen en su desarrollo. Esto no solo permite movilizar a los miembros y, por lo tanto, crear un comienzo de dinámica, sino que también les facilita adherirse a la forma en que se organizarán el contenido y el trabajo en Teams.

En otras palabras, la estructura del equipo debe ser coconstruida, ya sea desde cero, desde la creación del equipo con todos los miembros, o desde una primera propuesta desarrollada por el facilitador, con o sin la ayuda...

Asegurar dinámicas colectivas

Para asegurar una buena dinámica colectiva dentro de un equipo, se deben llevar a cabo tres acciones: definir la identidad del equipo, asegurar que todos los miembros se conozcan entre sí y definir los modos de operación del equipo.

Preparación para el cierre

Respetar la organización existente

En algunas situaciones, puede suceder que desee debatir temas que no encajan en ningún equipo o en ninguno de los canales existentes en los equipos de los que es miembro.

En este caso, puede crear un nuevo equipo o canal.

Pero antes de pasar a la acción, pregúntese por el interés de crear un nuevo equipo o canal. ¿No hay un equipo o canal con temas similares que pueda usarse para sus intercambios?

Cree solo un equipo nuevo si realmente hay material. Para ello, le invitamos a desarrollar un caso de uso (consulte Prepararse para crear un equipo - Definir las necesidades).

Para crear un canal nuevo dentro de un equipo existente, también es necesario que el tema requiera un trabajo colaborativo. No debemos olvidar que un canal no solo se utiliza para conversar; se utiliza para llevar a cabo un trabajo conjunto apoyándose, por ejemplo, en el intercambio de archivos, la contribución a un Wiki, la administración de un plan, compartir notas, etc.

Volviendo al ejemplo anterior, supongamos que el responsable del Departamento de Marketing ha creado un canal nuevo porque quiere desarrollar el seguimiento y el intercambio de conocimientos. En concreto, quiere institucionalizar la realización y puesta en común de notas tras la participación de los empleados en formaciones, seminarios, conferencias, etc. Esto...

Establecer un ambiente de trabajo equilibrado y efectivo

Responder siempre a las solicitudes independientemente de la hora o responder lo más rápido posible es la mejor manera de trabajar en un entorno estresante y propicio a la sobrecarga laboral.

El establecimiento de un marco equilibrado requiere una serie de elementos que deben definirse colectivamente:

Configurar una reunión remota

Para organizar reuniones de manera más eficiente, le sugerimos que siga estas tres buenas prácticas:

Definir e implementar la gobernanza

Cuando se trata de gestión de documentos, la principal buena práctica es definir e implementar una gobernanza específica. Esto implica definir roles, responsabilidades, reglas y principios que deben respetarse.

En todos los casos, la definición y atribución de estas reglas debe ser clara y precisa.

Todo esto, por supuesto, debe ser proporcional a la importancia que tendrán los documentos en el trabajo del equipo.

Si los documentos desempeñan un papel central y el equipo produce una gran cantidad de ellos, entonces las reglas y la gobernanza serán más elaboradas que si la producción documental es modesta. En este caso, unos pocos simples principios son suficientes, junto con la cogestión coordinada por el facilitador.

Definir reglas de gestión

Para ser verdaderamente eficaz y eficiente desde un punto de vista operativo, la gobernanza debe definir principios, reglas...

Ajustar las notificaciones a sus necesidades y prioridades

En lo que respecta a las buenas prácticas en cuanto a la configuración de notificaciones, para información o las actividades consideradas importantes, se recomienda utilizar el modo «banner y dirección de correo electrónico». Esta es, por ejemplo, la configuración predeterminada de todos los tipos de menciones.

Esta configuración puede mantenerse como está, siempre y cuando los miembros hayan tomado conciencia de que solo se han de usar las menciones para información importante.

Por lo general, las actividades en teams que se consideran importantes son:

Para la información o actividades menos importantes, puede elegir banner o solo feed. Este suele ser el caso de las respuestas...