PI Planning

Introducción

No confunda el PI Planning con el PI. El PI Planning se utiliza para preparar el PI y está incluido en él. El PI Planning ocupa 2 días del último sprint del PI. Como recordatorio, este último sprint del PI se llama IP (Iteration & Planning).

Para preparar este evento, el RTE debe asegurarse de la calidad de las Features proporcionadas por los Product Managers y los System Architects, de la logística de la sala, de los suministros, de la presencia de las partes interesadas, del orden del día de las distintas presentaciones, etc. Una movilización de recursos humanos de este tipo no puede verse obstaculizada por un detalle logístico; no hay que dejar nada al azar. Preparar un PI Planning requiere una verdadera anticipación. 

Como ya sabrá, el objetivo del PI Planning es planificar todo lo que hay que hacer en las siguientes 10 semanas.

En primer lugar, descubriremos qué ocurre durante los 2 días de PI Planning. A continuación, veremos cómo preparar concretamente este PI Planning, y qué ocurre durante el PI.

Por el momento, estas son las entradas (inputs) y salidas (outputs) de un PI Planning:

Las entradas del PI Planning se agruparán en un soporte, por ejemplo PowerPoint, en el que cada parte interesada presentará sus diapositivas. En promedio, habrá diez páginas por tema. Por lo general, hay cuatro temas principales:...

Cita en el PI Planning

Tenemos algunas invitaciones para usted, así que únase al PI Planning. Aquí está la hoja de ruta para los dos días:

El RTE abre la sesión. Hay un total de 134 personas en la sala de reuniones, con todos los equipos del tren en la sala de conferencias, cada uno sentado en su mesa. La jornada comienza con una presentación del contexto empresarial; los distintos Business Owners, patrocinadores o altos cargos de la empresa realizan esta presentación para dar a conocer a los invitados las nuevas necesidades de los usuarios y la estrategia global de la empresa. Las diapositivas mostradas en la pantalla por el RTE fueron preparadas por los distintos ponentes, por supuesto antes del PI Planning. A continuación, el RTE agrupó todas las diapositivas, por ejemplo en un archivo de PowerPoint, para garantizar el buen desarrollo de la sesión.

Estos referentes del ámbito del negocio suben al escenario para empoderar a los equipos en torno a lo que importa a la empresa, su contexto, su ambición, sus objetivos, así como en torno a los problemas que hay que resolver para avanzar. Esta sesión es significativa, da sentido a todo lo que seguirá, siempre es un gran momento edificante que tonificará a los equipos. A medida que avanzan las presentaciones, el RTE despliega las diapositivas de PowerPoint. Este momento imprime de inmediato en la conciencia de cada uno los desafíos de la empresa. Tras esta primera presentación, los equipos ágiles son conscientes de las expectativas del negocio.

Una vez terminada la primera presentación, es el turno del Product Management y/o el Solution Management. Presentan la visión actual del producto y la solución en forma de Roadmap. A continuación, se analizan el contexto empresarial, los hitos y los principales objetivos. Si estamos en una configuración con varios productos, cada PM de cada equipo presenta su visión del producto. También pueden hablar brevemente de lo que se consiguió en el PI anterior.

Nuestra agenda incluye una presentación sobre principios de arquitectura y desarrollo a cargo del equipo de Arquitectura y Sistemas de 10:30 a 11:30 horas. Se tratarán los siguientes temas: arquitectura de sistemas y automatización de pruebas, integración continua, DevOps, microservicios...

El COVID-19 no nos parará

Debido a la situación sanitaria en 2019, es evidente que no se podía reunir a un centenar de personas en el mismo lugar para el PI Planning. Pero no hay problema, existen herramientas que nos permitían realizar nuestro PI Planning "a distancia", es decir, de forma aislada, cada uno en su casa pero todos juntos. Una herramienta como Klaxoon, combinada con otra como Google Meet, Microsoft Teams o Jabber, por ejemplo, puede ayudarnos a llevar a cabo el PI Planning con total tranquilidad. El principio es sencillo: en Klaxoon, disponemos de un área de trabajo compartida en la que podemos visualizar nuestros diferentes tableros del PI Planning. La herramienta proporciona plantillas, por lo que todo lo que tenemos que hacer es crear nuestros Post-its y completar los distintos tableros. Todo lo que hacemos en presencial se puede hacer en la aplicación web Klaxoon, donde todo el mundo puede conectarse a una misma área de trabajo. Esto significa que mientras coloca sus propias etiquetas, también puede ver cómo se mueven las de sus compañeros.

Todos están conectados en Klaxoon y, al mismo tiempo, mediante Microsoft Teams en la reunión.

Cuando los equipos necesitan trabajar en sus propios talleres, en grupos más pequeños, simplemente cambian a otra reunión de Microsoft Teams y vuelven a la reunión general más tarde. Mejor aún...

Preparación del PI Planning (PIP)

Ya lo hemos dicho, pero es un hecho: si no está bien preparado, el PI Planning será un desastre. No se puede gestionar a 200 personas durante 2 días sin una preparación rigurosa. Y hay PI en los que hay aún más personas. Lo más importante es que los futuros participantes sepan exactamente lo que tienen que hacer durante el PI Planning.

Es absolutamente esencial que el RTE, junto con los PM, los Coaches (o entrenadores) ágiles, los Scrum Masters y los arquitectos, trabajen con los equipos para preparar las Features del próximo PI. Para estar listos antes del siguiente PI Planning, vamos a ver cómo podemos organizarnos para garantizar el éxito de este evento, que es el corazón de SAFe. Si este corazón no late correctamente, la crisis cardíaca del negocio de la empresa no tardará en llegar.

Aquí tiene una regla de oro que consideramos universal para toda preparación: nunca la deje para el último momento. Puede parecer obvio, pero he visto equipos llegar a su primer PI Planning sin tener muy claro cómo ocupar los dos días. Otros incluso se preparaban el día antes del evento. La preparación del PI Planning n+1 debe ser un proceso continuo durante la ejecución del PI n.

El gran secreto del éxito de la preparación es sincronizar todos los Backlogs de los distintos niveles SAFe a medida que pasa el tiempo y, por supuesto, es esencial una buena colaboración entre los niveles y los equipos.

Una nueva Epic del nivel "Portfolio" debe descender rápidamente de nivel hasta alcanzar el nivel del PO, es decir, el nivel "Esencial" en el Backlog del equipo. Los altos directivos, en particular el RTE, deben asegurarse absolutamente de que toda la estrategia y los objetivos del siguiente PI se han transcrito a los distintos niveles.

Lo que realmente caracteriza la agilidad a gran escala es que hay un Backlog en cada nivel. Esta organización de Backlogs a diferentes niveles es lo que SAFe denomina Enterprise Backlog Structure. Preparar bien su PI significa gestionar bien estos distintos Backlogs. Tomemos el caso de una Epic, por ejemplo, que llega al nivel "Portfolio" y que nos gustaría ver implementada en el siguiente PI. Antes de que llegue, nuestra Epic tendrá que desglosarse en Capabilities a...