Esta guía práctica presenta con detalle las diferentes funciones de la popular hoja de cálculo Microsoft® Excel; se ha redactado con la versión Excel disponible con una suscripción Microsoft 365. Se dirige a todas aquellas personas que desean descubrir y profundizar en el conjunto de sus funciones.

Tras la descripción del entorno, la gestión de los libros, plantillas y hojas de cálculo, descubrirá todas las técnicas para introducir y modificar datos (números, fechas, series de datos, relleno rápido automático, ecuaciones, etc.).

A continuación podrá ver cómo efectuar todo tipo de cálculos, desde los más sencillos (porcentajes y estadísticas) hasta los más complejos (fórmulas condicionales, cálculo de fechas, funciones de búsqueda, cálculo de las cuotas a devolver de un préstamo, tabla de doble entrada, consolidación de hojas de cálculo, cálculo matricial, etc.). Una parte está dedicada a las herramientas de análisis: creación de escenarios, cálculo del valor objetivo, auditoría de las hojas de cálculo y uso del Solver.

Después aprenderá a sacar provecho de las numerosas funciones disponibles para dar formato a las tablas (fuentes, colores, bordes, formatos condicionales, estilos, etc.). Aprenderá a ordenar y filtrar los datos, a organizar las tablas en forma de esquemas y a imprimirlas.

Excel es una herramienta potente en cuanto a representación gráfica, tendrá la oportunidad de descubrir los numerosos tipos de gráficos disponibles: lineales, de barras, circulares, de mapa en 2D o 3D, gráficas de tendencia y minigráficos. Asimismo, aprenderá a insertar objetos gráficos en una hoja de cálculo (formas, imágenes, iconos, modelos 3D, diagramas, etc.).

Pero Excel también es una herramienta muy potente a la hora de analizar datos: estudiará la creación y gestión de tablas de datos, así como la realización de tablas y gráficos dinámicos que puede ordenar y filtrar de forma inteligente.

Una parte de este libro está dedicada al trabajo en grupo, e incluye abundante información sobre la protección de los libros, la posibilidad de compartir datos y la coedición. Los últimos capítulos tratan sobre las técnicas para optimizar la introducción de datos (creación de series de datos personalizadas y listas desplegables), la importación de datos, las macros y la administración de la cuenta de usuario.

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Entorno

1. Ejecutar Excel Microsoft 365
2. Salir de Excel Microsoft 365
3. Usar y administrar la cinta de opciones
4. Descubrir la pestaña Archivo
5. Deshacer las últimas operaciones
6. Rehacer operaciones anuladas anteriormente
7. Repetir la última operación
8. Utilizar la Información

Vista

1. Cambiar el tipo de vista
2. Optimizar el tipo de vista
3. Activar/desactivar el modo Táctil o Mouse
4. Modificar la vista de la barra de fórmulas
5. Ver u ocultar las líneas de cuadrícula y los encabezados de fila y de columna
6. Modificar el zoom
7. Activar una o varias ventanas
8. Mostrar un libro en dos ventanas distintas
9. Organizar la vista de las ventanas
10. Mostrar u ocultar una ventana
11. Inmovilizar y movilizar filas y columnas
12. Dividir una ventana en varios paneles

Libros

1. Crear un nuevo libro vacío
2. Crear un libro basado en una plantilla
3. Crear una plantilla de libro personalizada
4. Abrir un libro
5. Guardar un libro
6. El espacio de almacenamiento en línea OneDrive
7. Comprobar la compatibilidad de un libro Excel Microsoft 365 con las versiones anteriores
8. Usar libros de versiones anteriores a Excel 2007
9. Guardar un libro en formato PDF o XPS
10. Ver y modificar las propiedades de un libro
11. Comparar libros en paralelo
12. Cerrar un libro
13. Elegir la carpeta de trabajo usada de manera predeterminada
14. Configurar la recuperación automática de los libros
15. Recuperar una versión anterior de un archivo
16. Enviar un libro por correo electrónico
17. Utilizar el comprobador de accesibilidad
18. Obtener las estadísticas del libro

Mover y seleccionar en una hoja

1. Desplazarse en una hoja de cálculo
2. Desplazarse hasta una celda concreta
3. Buscar una celda
4. Seleccionar celdas
5. Seleccionar filas y columnas
6. Seleccionar celdas de acuerdo con su contenido

Introducir y modificar datos

1. Introducir datos constantes (texto, valores, etc.)
2. Insertar caracteres especiales
3. Insertar la fecha y la hora del sistema en una celda
4. Utilizar la función autocompletar valores de celda
5. Utilizar el Relleno rápido automático para completar una columna
6. Introducir un mismo contenido en varias celdas
7. Introducir un texto de varias líneas en una celda
8. Crear una serie de datos
9. Insertar datos de internet
10. Utilizar el Editor de ecuaciones
11. Modificar el contenido de una celda
12. Borrar el contenido de las celdas
13. Sustituir el contenido y el formato de una celda
14. Comprobar la ortografía
15. Utilizar y definir las autocorrecciones

Copiar y mover

1. Copiar un contenido en celdas contiguas
2. Copiar y desplazar celdas
3. Copiar celdas en otras hojas
4. Usar el panel Portapapeles
5. Copiar un formato
6. Copiar contenido, resultado o formato de celdas
7. Copiar los datos transponiéndolos
8. Copiar datos de Excel estableciendo un vínculo
9. Efectuar cálculos simples al copiar
10. Copiar datos como imagen

Hojas

1. Activar una hoja
2. Cambiar el nombre de una hoja
3. Seleccionar hojas
4. Modificar el color de las etiquetas
5. Mostrar y ocultar una hoja
6. Mostrar una imagen como fondo de la hoja
7. Mover y copiar una o varias hojas
8. Insertar y agregar hojas
9. Eliminar hojas

Filas, columnas y celdas

1. Insertar filas y columnas
2. Eliminar filas y columnas
3. Modificar el ancho de columna y el alto de fila
4. Ajustar el ancho de columna y el alto de fila
5. Insertar celdas vacías
6. Eliminar celdas
7. Mover e insertar celdas, filas y columnas
8. Eliminar las filas con repeticiones

Rangos con nombre

1. Poner nombre a los rangos de celdas
2. Administrar los nombres de celdas
3. Seleccionar un rango de celdas usando su nombre
4. Ver la lista de nombres y de referencias de celda asociadas

Cálculos

1. Descripción del principio en que se basan las fórmulas de cálculo
2. Crear una fórmula de cálculo simple
3. Convertir en absoluta una referencia de celda en una fórmula
4. Introducir una fórmula multihoja
5. Usar las funciones de cálculo
6. Usar la opción Autocompletar para introducir funciones
7. Sumar un conjunto de celdas
8. Usar funciones estadísticas simples
9. Crear una fórmula condicional simple
10. Crear una fórmula condicional anidada
11. Combinar el operador O o Y en una fórmula condicional
12. Usar la función SI.CONJUNTO
13. Usar la función CAMBIAR
14. Contar las celdas que responden a un criterio específico (CONTAR.SI)
15. Calcular la suma de un rango que responde a un criterio (SUMAR.SI)
16. Usar las funciones MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO
17. Usar zonas con nombre en las fórmulas
18. Insertar filas de estadísticas

Cálculos avanzados

1. Efectuar cálculos con datos de tipo fecha
2. Efectuar cálculos con datos de tipo hora
3. Usar una función de búsqueda
4. Usar funciones en el texto
5. Usar variables en una fórmula
6. Consolidar datos
7. Generar una tabla de doble entrada
8. Usar una fórmula matricial

Auditoría de fórmula

1. Mostrar las fórmulas en lugar de los resultados
2. Localizar y resolver los errores en una fórmula
3. Evaluar fórmulas
4. Usar la ventana Inspección
5. Rastrear las relaciones entre las fórmulas y las celdas

Formatos estándares

1. Modificar la fuente y el tamaño de los caracteres
2. Aplicar un formato numérico
3. Crear un formato personalizado

Alineación de los datos

1. Distribuir el texto en la altura de la fila
2. Modificar la orientación del contenido de las celdas
3. Alinear el contenido de las celdas
4. Aplicar una sangría al contenido de las celdas
5. Combinar celdas
6. Centrar un contenido en varias columnas (centrar en la selección)

Bordes y relleno

1. Aplicar bordes a las celdas
2. Aplicar un color de relleno a las celdas
3. Aplicar una trama o un degradado al fondo de las celdas

Formatos condicionales

1. Aplicar un formato condicional definido previamente
2. Crear una regla de formato condicional
3. Formatear las celdas en función de su contenido
4. Eliminar las reglas de formato condicional
5. Administrar las reglas de formato condicional

Estilos y temas

1. Aplicar un estilo de celda
2. Crear un estilo de celda
3. Administrar los estilos de celda existentes
4. Aplicar un estilo de tabla
5. Aplicar un tema al libro
6. Personalizar los colores del tema
7. Personalizar las fuentes del tema
8. Seleccionar los efectos del tema
9. Guardar un tema

Ordenar datos y trabajar con esquemas

1. Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con un único criterio de contenido
2. Ordenar los datos de acuerdo con un color de celda, de fuente o un conjunto de iconos
3. Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con varios criterios
4. Utilizar un esquema

Filtrar datos

1. Activar/desactivar el filtro automático
2. Filtrar datos a partir de un contenido o de un formato
3. Filtrar a partir de un criterio personalizado
4. Usar filtros específicos para los tipos de datos
5. Filtrar a partir de varios criterios
6. Borrar un filtro o todos los filtros
7. Filtrar datos con un filtro complejo
8. Filtrar una tabla de datos por medio de segmentaciones
9. Usar las vistas de hoja
10. Efectuar estadísticas de los datos filtrados medianteuna zona de criterios

Diseño de página

1. Modificar las opciones de diseño de página
2. Crear un área de impresión
3. Insertar y eliminar un salto de página manual
4. Repetir filas y columnas en cada página impresa
5. Crear y administrar encabezados y pies de página
6. Crear una imagen de fondo
7. Usar la técnica de las vistas

Impresión

1. Usar la vista preliminar
2. Imprimir un libro/una hoja/una selección

Crear gráficos

1. Crear un gráfico
2. Crear un gráfico de tipo Mapa 2D
3. Activar y desactivar un gráfico incorporado
4. Cambiar la ubicación de un gráfico
5. Invertir los datos de un gráfico
6. Modificar el origen de los datos del gráfico
7. Agregar una o varias series de datos al gráfico
8. Eliminar una serie de datos del gráfico
9. Modificar el orden de las series de datos del gráfico
10. Modificar el origen de las etiquetas del eje horizontal
11. Administrar las plantillas de gráfico
12. Crear/eliminar minigráficos
13. Editar un minigráfico

Opciones gráficas

1. Seleccionar los elementos de un gráfico
2. Cambiar el tipo de gráfico y de serie
3. Aplicar un diseño predefinido al gráfico
4. Mostrar/ocultar elementos del gráfico
5. Modificar las opciones del eje de las abscisas
6. Modificar las opciones del eje de las ordenadas
7. Añadir un eje vertical secundario
8. Modificar los rótulos de datos
9. Aplicar un estilo rápido al gráfico
10. Agregar una línea de tendencia a un gráfico
11. Modificar la orientación del texto en un elemento
12. Modificar el formato 3D de un elemento
13. Modificar la orientación y la perspectiva de un gráfico en 3D
14. Modificar un gráfico sectorial
15. Unir los puntos de un gráfico de tipo línea

Objetos gráficos

1. Trazar una forma
2. Insertar un objeto WordArt
3. Insertar un icono
4. Insertar un archivo de imagen
5. Insertar un modelo 3D
6. Insertar una captura de pantalla
7. Insertar un diagrama (SmartArt)
8. Administrar las formas de un diagrama
9. Modificar la presentación general de un diagrama

Gestionar objetos

1. Seleccionar los objetos
2. Administrar objetos
3. Cambiar el formato de un objeto
4. Modificar el formato de una imagen
5. Recortar una imagen
6. Eliminar el fondo de una imagen
7. Cambiar la resolución de las imágenes
8. Formatear los caracteres de un objeto
9. Guardar formas como archivo independiente

Tablas de datos

1. Crear una tabla de datos
2. Poner nombre a una tabla de datos
3. Cambiar el tamaño de una tabla de datos
4. Mostrar u ocultar los encabezados de una tabla
5. Agregar una fila o una columna a una tabla de datos
6. Seleccionar filas y columnas en una tabla de datos
7. Mostrar una fila de totales en una tabla de datos
8. Crear una columna calculada en una tabla de datos
9. Aplicar un estilo de tabla a una tabla de datos
10. Convertir una tabla de datos en rango de celdas
11. Eliminar una tabla y sus datos

Tablas dinámicas

1. Elegir una tabla dinámica recomendada
2. Crear una tabla dinámica
3. Crear una tabla dinámica basada en varias tablas
4. Administrar los campos de una tabla dinámica
5. Insertar un campo calculado
6. Modificar la función de resumen o el cálculo personalizado de un campo
7. Utilizar los campos de totales y de subtotales
8. Filtrar una tabla dinámica
9. Agrupar los datos de una tabla dinámica
10. Filtrar las fechas de forma interactiva (filtro de escala de tiempo)
11. Cambiar el diseño y la presentación de una tabla dinámica
12. Volver a calcular una tabla dinámica
13. Eliminar una tabla dinámica
14. Usar las ideas de análisis propuestas por Excel

Gráficos dinámicos

1. Elegir un gráfico dinámico recomendado
2. Crear un gráfico dinámico
3. Eliminar un gráfico dinámico
4. Filtrar un gráfico dinámico

Escenario y valor objetivo

1. Alcanzar un valor objetivo
2. Crear escenarios

Solver

1. Descubrir y activar el complemento Solver
2. Definir y resolver un problema usando el Solver
3. Mostrar las soluciones de prueba del Solver

Protección

1. Proteger un libro con una contraseña
2. Proteger los elementos de un libro
3. Proteger las celdas de una hoja de cálculo
4. Permitir a algunos usuarios el acceso a las celdas
5. Crear y utilizar una firma digital

Trabajo de grupo

1. Introducción
2. Compartir y proteger un libro
3. Administrar el acceso a un libro compartido guardado en OneDrive
4. Coeditar un libro
5. Crear y usar los comentarios

Optimizar la introducción de datos

1. Crear una serie de datos personalizada
2. Modificar o eliminar una serie de datos personalizada
3. Crear una lista desplegable de valores
4. Definir los datos permitidos
5. Asociar una nota a una celda
6. Distribuir el contenido de una celda en varias celdas
7. Traducir el contenido de una celda

Hipervínculos

1. Introducción
2. Crear un hipervínculo
3. Activar un hipervínculo
4. Seleccionar una celda/un objeto sin activar el hipervínculo
5. Modificar el destino de un hipervínculo
6. Modificar el texto o el objeto gráfico de un hipervínculo
7. Eliminar un hipervínculo

Importar datos

1. Importar datos de una base de datos de Access
2. Importar datos de una página web
3. Importar datos de un archivo de texto
4. Actualizar datos importados

Macros

1. Configurar Excel para usar macros
2. Grabar una macro
3. Ejecutar una macro
4. Asignar una macro a un objeto gráfico
5. Modificar una macro
6. Eliminar una macro
7. Guardar un libro con macros
8. Habilitar las macros del libro activo

Personalización

1. Mover la barra de herramientas de acceso rápido
2. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
3. Mostrar y ocultar las etiquetas informativas
4. Personalizar la barra de estado
5. Personalizar la cinta de opciones
6. Exportar e importar una cinta de opciones personalizada

Administración de las cuentas

1. Cuestiones generales sobre las cuentas de usuario
2. Abrir sesión con una cuenta
3. Cambiar el fondo y el tema de Office
4. Añadir o eliminar un servicio
5. Administrar las actualizaciones de los programas de Office
10. Métodos abreviados
11. índice