Libros

Crear un libro basado en una plantilla

Se trata de crear un nuevo libro a partir de una plantilla diferente a la usada para los libros en blanco: bien a partir de una de las plantillas predefinidas de Excel, bien a partir de una plantilla creada por usted mismo (véase Crear una plantilla personalizada).

Crear un libro basándose en una de las plantillas propuestas

 En la parte derecha de la página de Inicio, o en la pestaña Archivo - opción Nuevo, Excel ofrece algunas plantillas predeterminadas que se muestran en forma de viñetas.

Si ha creado al menos una plantilla personalizada, las plantillas aparecerán clasificadas en dos grandes grupos: Office y Personal. En caso contrario, solo aparecerán las plantillas preestablecidas de Excel.

Observe que el nombre de la plantilla aparece debajo de su viñeta y proporciona una idea del tema que trata dicha plantilla.

 Si es preciso, active la pestaña Office para que se muestre una lista de las plantillas preestablecidas de Excel. Utilice la barra de desplazamiento vertical para que se muestren las distintas plantillas.

 Para crear una nueva plantilla a partir de una plantilla preestablecida, haga clic en la viñeta que corresponda a la plantilla que desea usar.

En una ventana de vista previa se muestran tanto la descripción de la plantilla elegida como una previsualización de su diseño.

 Para mostrar la descripción...

Abrir un libro

Observe que, para mostrar ocasionalmente el cuadro de diálogo Abrir en lugar de la pantalla de arriba, puede utilizar el método abreviado de teclado CtrlF12 en lugar de Ctrl A.

La vista Backstage permite acceder con rapidez a los archivos usados recientemente (opción Recientes), así como a todas las publicaciones desde las cuales su cuenta de usuario puede abrir archivos (en nuestro ejemplo, OneDrive: Personal para los almacenamientos en línea y Este PC para los datos guardados en el disco duro).

El botón Recupera libros no guardados, situado en la lista de los libros recientemente utilizados, permite mostrar el contenido de la carpeta C:\Usuarios\Nombre_usuario\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles, en el que Excel efectúa los guardados automáticos (generalmente cada 10 minutos) (véase Recuperar una versión anterior de un archivo).

Si ha elegido la opción Este PC, el panel derecho muestra...

Ventajas de utilizar el espacio OneDrive

OneDrive es un servicio de almacenamiento en línea que ofrece Microsoft a todos los usuarios que disponen de una cuenta de Microsoft (cuenta usada con Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com...). Cada usuario dispone gratuitamente de un espacio personal de 5 GB, con la posibilidad de comprar espacio adicional (hasta 1 TB).

Los datos (archivos, fotos, música...) guardados en este espacio de almacenamiento están accesibles desde cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet: la sincronización de estos dispositivos es automática. Puede acceder a los archivos desde su ordenador profesional o personal, desde una tableta conectada a Internet por Wi-Fi o incluso desde su smartphone.

Para acceder a los archivos de su espacio de almacenamiento desde una de las aplicaciones de Office, debe haberse conectado con sus identificadores de Microsoft (véase el capítulo Administración de las cuentas de la sección Funciones avanzadas diversas); si dispone de diversos espacios de almacenamiento, puede agregarlos como servicio para acceder a ellos igualmente (pestaña Archivo - Cuenta - Agregar un servicio - Almacenamiento).

En su espacio OneDrive, existen varias carpetas de forma predeterminada: la carpeta Documentos (para guardar sus archivos personales) y las carpetas Imágenes, Música, Vídeo y Escritorio. Cuando...

Guardar un libro

Guardar un libro nuevo

Un libro que no ha sido guardado aún no tiene un nombre personalizado (por ejemplo: Libro2, Libro3…) o bien tiene un nombre provisional (como Mi plantilla1, Mi plantilla2…). Si se apaga el ordenador sin haber guardado el archivo, se perderán todos los cambios realizados.

 Haga clic en el botón Guardar  de la barra de herramientas de acceso rápido (o Ctrl G).

La siguiente ventana aparecerá en pantalla:

El enlace Más opciones permite acceder a la opción Guardar como de la pestaña Archivo. 

 Escriba el nombre del libro en el campo Nombre de archivo.

 En la lista Elija una ubicación, seleccione la carpeta en la que desea guardar el archivo (si aparece en la lista) y haga clic en el botón Guardar.

 Si la carpeta no aparece en la lista, haga clic en Más ubicaciones.

Se mostrará la opción Guardar como de la pestaña Archivo. Por defecto, la opción Recientes seleccionada en el panel central muestra, en el panel derecho, las carpetas utilizadas recientemente, ordenadas por fecha:

 Si la carpeta en la que desea guardar el archivo aparece en el panel derecho, haga clic en ella para abrirla. En caso contrario, seleccione el nombre del servicio o ubicación correspondiente (por ejemplo, OneDrive, Este equipo…). Si ha añadido otras ubicaciones (servicios de almacenamiento)...

Comprobar la compatibilidad de un libro con versiones anteriores de Excel

A los libros creados con Microsoft Office Excel 2007 o las versiones posteriores, se les asocia un nuevo formato de archivo basado en el lenguaje XML. Ahora llevan la extensión .xlsx, mientras que los creados con versiones anteriores a la de 2007 llevan la extensión .xls.

No obstante, sigue siendo posible guardar los libros en versiones anteriores (97 a 2003), aunque se recomienda comprobar previamente la compatibilidad para detectar y resolver posibles problemas de compatibilidad que pueden provocar la pérdida de información.

Se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Usar libros de versiones anteriores a Excel 2007

Trabajar en modo de compatibilidad en Excel

 Abra en Excel 2024 o en Excel Microsoft 365 el libro creado en una versión anterior a 2007.

El libro se abre automáticamente en Modo de compatibilidad: el término aparece entre corchetes al lado del nombre del archivo, en la barra de título. Se usa el formato de archivo Excel 97-2003 (.xls).

Las nuevas funciones de Excel o aquellas que han sido mejoradas no se encuentran disponibles (para impedir la pérdida de datos y de confidencialidad cuando el libro se abra en una versión anterior).

 Trabaje y guarde las modificaciones de la forma habitual, pero teniendo en cuenta los consejos anteriores.

Al guardar los cambios se conserva el formato de archivo Excel 97-2003 (.xls).

Convertir un libro al formato de archivo Excel 2024 o Microsoft 365

Cuando desee trabajar definitivamente con un libro concreto en la nueva versión de Office y aprovechar así las nuevas funciones, puede convertir el libro al nuevo formato.

 Abra el libro que desea convertir.

 Haga clic en la pestaña Archivo y en la opción Información.

 Haga clic en el botón Convertir situado en la parte superior del panel central.

Si el archivo está guardado en su disco duro, aparecerá el siguiente mensaje:

Haga clic en el botón Aceptar.

Si el archivo está guardado en su espacio OneDrive, se abre...

Guardar un libro en formato PDF o XPS

Los formatos de archivo PDF y XPS conservan las fuentes, las imágenes, los gráficos y el formato original de un documento tal como fue creado en su aplicación de origen. Un usuario puede visualizar, compartir e imprimir archivos PDF si dispone del programa Acrobat Reader (disponible gratuitamente en el sitio web de Adobe), y archivos XPS si tiene instalado Microsoft .NET Framework (disponible de forma gratuita en el sitio web de Microsoft). Dado que ambos programas son gratuitos y compatibles con la gran mayoría de sistemas operativos, independientemente de su versión, los archivos en formato PDF y XPS pueden distribuirse fácilmente por vía electrónica sin riesgo de problemas de compatibilidad al abrirlos en otro dispositivo.

Una vez se ha guardado el archivo en los formatos PDF o XPS, ya no puede convertirse de nuevo al formato de Excel (.xls, .xlsx...) con el programa Excel, sino que solo podrá hacerse con una aplicación especializada.

Abrir o guardar un libro en formato .ods

El formato Hoja de cálculo OpenDocument (*.ods) es utilizado por algunas aplicaciones de hojas de cálculo como OpenOffice.org Calc, LibreOffice Calc o Google Sheets.

Abrir un libro en formato .ods

 Para abrir un libro en formato OpenDocument en Excel, haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Abrir.

 Utilice el panel central y, si es necesario, el cuadro de diálogo Abrir para acceder a la ubicación que contiene el archivo, como haría con cualquier otro libro.

Para mostrar únicamente los archivos guardados en formato .ods en el cuadro de diálogo Abrir, despliegue la lista de tipos de archivo, situada junto al campo Nombre de archivo, y seleccione el tipo Hoja de cálculo OpenDocument (*.ods).

 Haga clic en el archivo deseado y, a continuación, en Abrir.

Cuando se abre una hoja de cálculo OpenDocument en Excel, el formato puede diferir del que tenía en su aplicación de origen. Los datos y el contenido básico se convierten, pero algunas funciones y elementos gráficos podrían no estar soportados o hacerlo de forma parcial.  

Ver o modificar las propiedades de un libro

Las propiedades, también llamadas metadatos (es decir, datos que describen a otros datos; por ejemplo, las palabras de un libro son datos y el número de palabras que contiene es un metadato), es información relativa a un archivo, que lo describe o lo identifica. Comprende información como el título, el nombre del autor, el objeto, etc.

A la derecha de la ventana, el panel Propiedades presenta, en forma de lista, el nombre de las principales propiedades, seguido de su contenido.

Administrar las propiedades avanzadas

 Acceda a la pestaña Archivo y haga clic en Información.

 Para mostrar las propiedades en detalle, abra la lista Propiedades y escoja la opción Propiedades avanzadas.

 Efectúe las modificaciones que desee...

Crear una plantilla personalizada

Una plantilla es un documento que contiene hojas de cálculo, datos con formato, fórmulas, etc., que se pueden reutilizar para crear nuevos libros.

Por defecto, Excel propone guardar la plantilla en la carpeta Plantillas personalizadas de Office, ubicada dentro de la carpeta Documentos del disco duro:

La ubicación predeterminada para guardar las plantillas puede consultarse y modificarse en Archivo - Opciones - Guardar - Ubicación predeterminada de las plantillas personales.

Recuperar una versión anterior de un archivo

Si tiene activadas las funciones de recuperación automática (véase Configurar la recuperación automática de libros), puede abrir fácilmente una versión anterior del archivo para comprobarla o restaurarla. El procedimiento varía ligeramente en función de si el libro se ha guardado al menos una vez.

Recuperar un libro guardado al menos una vez

 Abra el libro cuyas versiones guardadas automáticamente desea consultar.

 Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Información.

A la derecha del botón Administrar libro aparecerá una lista con las versiones guardadas.

Si un libro se ha cerrado sin guardar los cambios, Excel mostrará una versión denominada (cuando se cerró sin guardar).

 Haga clic en la versión que desea abrir.

Ambas versiones del archivo se abrirán en paralelo.

 Tras comprobar el contenido, si desea sustituir el archivo actual por la versión recuperada (el nombre y la fecha de la versión aparecen en la barra de título), haga clic en el botón Guardar como de la barra de información con el mensaje VERSIÓN RECUPERADA AUTOMÁTICAMENTE, situada justo encima de la barra de fórmulas.

 A continuación, haga clic en el botón Aceptar para confirmar el reemplazo de la última versión guardada...

Enviar un libro por correo electrónico

Microsoft Excel permite enviar libros usando el programa de correo electrónico, a condición, claro está, de disponer de un programa de correo instalado en su equipo y una conexión a Internet.

La ventana Compartir aparece en pantalla.

Microsoft da prioridad al uso de OneDrive o SharePoint para compartir archivos, siempre que estas opciones estén disponibles. Estas formas de uso compartido se abordan en el apartado Trabajo compartido, capítulo Compartir y coeditar.

No obstante, si desea enviar una copia del libro por correo electrónico, haga clic en el botón Libro de Excel.

Aparecerá la ventana de envío de mensajes del programa de correo. El archivo se habrá adjuntado al mensaje

Utilizar el comprobador de accesibilidad

Esta funcionalidad permite comprobar si su libro puede ser utilizado fácilmente por personas con discapacidad que disponen de equipos específicos para adaptar los archivos a sus necesidades.

Aparecen dos herramientas: la pestaña Accesibilidad en la cinta de opciones y el panel Accesibilidad a la derecha de la ventana.

El panel Accesibilidad muestra los resultados de la inspección clasificados en categorías según la importancia del problema:

El enlace Obtener más información para hacer que los documentos sean accesibles muestra la ventana de ayuda sobre el tema.

Aparecen las referencias o nombres de las celdas afectadas...