Preparar y organizar las ideas

Organización de datos en Excel

Los datos necesarios para realizar los siguientes casos prácticos se encuentran en el archivo buenas_prácticas.xlsx, que puede solicitar los archivos complementarios de este libro escribiendo a comercial@ediciones-eni.com.

Convertir los datos en una tabla de datos

El formato de «Tabla» de Excel es una forma sencilla y eficaz para organizar sus datos. Este formato permite:

• Actualización automática de los rangos de datos: la tabla se actualiza automáticamente cuando se añaden o eliminan datos.

• Encabezados de columna siempre visibles: se mantienen fijos aunque se desplace por la hoja o se eliminen datos.

• Fácil clasificación y filtrado: las tablas incluyen opciones de clasificación y filtrado directamente en los encabezados.

 Seleccione los datos correspondientes en la pestaña Inicio de la cinta de opciones y a continuación seleccione Dar Formato como tabla.

 Seleccione el diseño de tabla que desee.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.

 Asegúrese de que sus datos están seleccionados y de que la opción La tabla tiene encabezados esté activada.

 Haga clic en Aceptar.

Utilice la herramienta Validación de datos para verificar los datos

¿Por qué validar los datos?

Garantizar la coherencia: la validación de datos ayuda a comprobar que todas las entradas de una columna son del mismo tipo (por ejemplo, fechas o números), lo que es esencial para un análisis preciso.

Prevenir errores: ayuda a evitar errores comunes como valores incorrectos o errores tipográficos, que posteriormente podrían distorsionar los resultados de las tabulaciones cruzadas dinámicas.

Excel dispone de herramientas integradas para crear reglas de validación. Por ejemplo, puede definir una regla para que una columna Fecha solo acepte fechas posteriores al 2020.

 Seleccione las celdas a las que se aplicará la regla, en nuestro ejemplo la celda B5 de la Entrada después de la hoja 01012020. En la pestaña Datos, haz clic en el grupo Herramientas de datos - Validación de datos.

Aparece el cuadro de diálogo Validación de datos.

 En la lista desplegable Permitir, seleccione Fecha, luego en la lista desplegable Datos, seleccione la comparación Mayor que y en el campo Fecha inicial, introduzca 01/01/2020 y confirme con OK.

Ahora, si introduce una fecha anterior al 01/01/2020, aparece un mensaje de error :

También puede utilizar una lista desplegable. Las listas desplegables son una forma excelente de garantizar que solo se puedan introducir...

Ejemplos de datos mal organizados

Formato cruzado (Cross-tab)

El formato cruzado, en el que los meses se utilizan como encabezados de columna y los productos se enumeran en filas, no es un formato ideal.

Las tablas dinámicas funcionan mejor con datos en formato "plano" o "desnormalizado", donde cada fila representa un único registro y cada columna un atributo distinto (por ejemplo: producto, mes, valor, etc.).

Mejor estructura de datos:

Las columnas correspondientes a los meses se han desapilado para formar una única columna llamada Meses. Este tipo de transformación se trata en el capítulo Introducción a Power Query.

Formato dividido en subtablas (Split-table format)

Ejemplo 1:

En este ejemplo, los datos se separan en varias subtablas para cada trimestre. Esta estructura plantea varios problemas:

Ejemplo 2: