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Ordenar y filtrar datos en tablas dinámicas
Introducción
Ordenar y filtrar los datos son funcionalidades esenciales para analizar eficazmente la información. Estas permiten clasificar, estructurar y extraer información relevante a partir de grandes volúmenes de datos.
En este capítulo, aprenderemos a ordenar los datos de las tablas dinámicas utilizando diferentes métodos de ordenación para facilitar la exploración y el análisis de la información.
Veremos cómo utilizar los campos del área de filtro, así como las funciones de filtrado de los campos listados en las áreas de Filas y Columnas, para aislar los datos relevantes.
Descubriremos cómo agrupar los elementos de fila y de columna, una técnica útil para profundizar en el análisis de datos y obtener una visión global más clara. Los agrupamientos permiten simplificar la visualización y comprensión de grandes tablas, haciéndolas más compactas.
Para ilustrar estos conceptos, trabajaremos con datos de ventas de 2024 y 2025 de una cadena de librerías compuesta por dos establecimientos: Norte y Sur.
Podrá acceder a estos datos en el archivo Ventas_Libreria_ordenar.xlsx.
Ordenar los datos
La función de ordenación en las tablas dinámicas permite organizar los datos según criterios específicos, lo que facilita el análisis. Ofrece opciones de orden ascendente o descendente a partir de los encabezados de columna, lo que permite identificar rápidamente los valores más significativos.
Esta funcionalidad puede personalizarse para adaptarse a las necesidades del usuario.
Realizar una ordenación ascendente
En la hoja Ordenar se encuentra la tabla dinámica Ordenar por orden alfabético / ascendente / descendente.
Renombre la primera columna como Categoría y la segunda como Ventas.
Se realizará una ordenación alfabética de las categorías.
Haga clic en el menú desplegable de la columna Categorías y luego en Ordenar de A a Z.
Las diferentes categorías están ordenadas alfabéticamente:
Para realizar una clasificación numérica en orden ascendente de las ventas:
Seleccione un importe cualquiera de la columna Ventas entre B4 y B10. Haga clic en el botón derecho y seleccione Ordenar de menor a mayor.
Ahora la tabla dinámica está clasificada en orden ascendente de Ventas.
Realizar una ordenación descendente
Para realizar una ordenación alfabética descendente:
Haga clic en el menú desplegable de la columna Categoría...
Desplazamiento de filas o columnas en la TD
Primer método
Para organizar una tabla dinámica en un orden personalizado, en lugar de clasificarla únicamente en orden ascendente o descendente, puede reorganizar los elementos de las filas y columnas según sus necesidades específicas.
Puede arrastrar los elementos de fila hacia arriba o hacia abajo, y los elementos de columna hacia la izquierda o hacia la derecha.
En la hoja Ordenar se encuentra la tabla dinámica Ordenar manualmente.
Seleccione el elemento que desea desplazar, por ejemplo, Cómics.
Coloque el puntero del ratón en una de las esquinas de la celda seleccionada hasta que adopte la forma de una flecha de cuatro puntas.
Una vez transformado el puntero, haga clic y arrástrelo hasta la nueva posición deseada, por ejemplo, la última posición.
Este método proporciona una gran flexibilidad para organizar los datos según las necesidades de análisis.
Segundo método
Al crear una tabla dinámica, Excel ordena los elementos por defecto en orden alfabético o numérico ascendente.
Sin embargo, puede ser necesario personalizar este orden para satisfacer necesidades específicas.
Por ejemplo, si quiere que ciertos elementos aparezcan al principio de la lista, aunque no sigan el orden estándar, puede ajustar fácilmente este orden directamente en la tabla...
Definir encabezados de fila o columna utilizando una lista personalizada
Las listas personalizadas permiten organizar los datos en un orden específico definido por el usuario.
En la columna T de la hoja Ordenar, encontrará la TD Lista personalizada.
En nuestro caso, queremos mostrar primero las categorías de ficción, es decir, Cómics, Novela policíaca, Novela y Ciencia Ficción, seguidas de las categorías de humanidades, es decir, Economía, Historia y Sociología.
Crear una lista personalizada
Vaya a Archivo - Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en la categoría Avanzadas.
Desplácese hasta la sección General y haga clic en Modificar listas personalizadas.
Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Listas personalizadas.
Haga clic en el botón 
del campo Importar lista desde celdas.
En la hoja Ordenar, seleccione el rango de celdas W4 a W10 en el que se encuentra la lista personalizada.
Pulse Intro.
Haga clic en Importar.
Ahora, debería ver los elementos de su lista en el cuadro de diálogo Listas personalizadas:
Haga clic en Aceptar.
También es posible introducir la lista personalizada directamente en el campo de entrada Entradas de lista.
Utilización de una lista personalizada en una TD
Haga clic en el menú desplegable de la columna de etiquetas de fila...
Los filtros
Los filtros de las tablas dinámicas permiten seleccionar y mostrar solo los datos relevantes. Facilitan el análisis enmascarando la información no esencial, lo que permite centrarse en segmentos específicos.
Para ilustrar estos conceptos, utilizaremos datos similares a los de la sección sobre ordenación.
Encontrará estos datos en el archivo Ventas_Librería_filtro.xlsx.
Utilice el área Filtros
El área Filtros de una tabla dinámica permite seleccionar los datos que se mostrarán según criterios específicos. Añadiendo campos a esta área, puede filtrar los datos para que solo se muestren los correspondientes a los valores elegidos. Puede añadir varios campos para refinar el filtro.
Queremos filtrar la siguiente tabla dinámica por librería.
Encontrará esta TD en la hoja de zona de filtro del archivo Ventas_Librería_filtro.xlsx.
Seleccione una celda en la TD, por ejemplo, la celda B12.
Aparece en pantalla el panel Campos de tabla dinámica.
Seleccione el campo Librería y arrástrelo a la zona Filtros.
Encima de la tabla dinámica aparece un filtro basado en el campo Librería.
Haga clic en el menú desplegable de este filtro.
Por ejemplo, seleccione la librería Sur.
Haga clic en Aceptar.
Se ha filtrado la tabla dinámica, mostrando solo las ventas por Título de la librería Sur.
Como se mencionó anteriormente, es posible aplicar varios filtros al mismo tiempo para explorar los datos en mayor profundidad. Solo debe seleccionar un nuevo campo en el panel de Campos de tabla dinámica y arrastrarlo a la zona de Filtros.
Seleccione una celda de la tabla dinámica.
Seleccione el campo Categoría y realice nuevamente un clic y arrastre para depositarlo en la zona de Filtros.
La tabla dinámica ahora incluye dos filtros: un filtro basado en la librería y otro filtro basado en la categoría.
En el filtro por categorías, seleccione Cómics.
La tabla dinámica se filtra según estos dos criterios: librería Sur y categoría Comics.
Crear una hoja por cada valor filtrado en una tabla dinámica
Cuando una tabla dinámica contiene una gran cantidad de datos distribuidos según diferentes criterios...
Agrupación de datos
La herramienta Agrupar permite consolidar datos para mejorar la claridad y facilitar la comprensión.
Vamos a agrupar las categorías de los libros en dos grupos homogéneos:
Ficción:
Cómics
Novela policíaca
Novela
Ciencia Ficción
Ciencias humanas:
Economía
Historia
Sociología
Encontrará esta tabla dinámica en la hoja Agrupar del archivo Ventas_Librairia_filtro.xlsx.
En la tabla dinámica, seleccione las categorías Cómics, Novela policiaca, Novela y Ciencia Ficción (utilice la tecla Ctrl para seleccionar categorías discontinuas).
Haga clic derecho y seleccione Agrupar.
Aparece una nueva columna y se ha creado un grupo llamado Grupo1.
Asigne un nombre al grupo: haga clic en la celda B6 y, en la barra de fórmulas, reemplace Grupo1 por Ficción.
Seleccione las categorías Economía, Historia y Sociología.
Haga clic derecho y elija la opción Agrupar.
Cambie el nombre del Grupo2: renómbrelo como Ciencias Humanas.
El resultado es el siguiente:
Si desea desagrupar los grupos, haga clic derecho sobre el nombre del grupo y elija la opción Desagrupar.
Los datos originales volverán a aparecer.
Esta funcionalidad resulta útil para comparar diferentes conjuntos de datos con facilidad.
Agrupar datos de tipo fecha
Los grupos de fechas permiten a los usuarios sintetizar y visualizar información de tipo temporal.
Desde su versión de 2013, Excel ha incorporado funcionalidades avanzadas que automatizan la detección de campos de fecha y la creación de agrupaciones, facilitando así el trabajo de los analistas y usuarios.
Excel dispone de una función de agrupación automática que detecta los campos de fecha en los datos. Esta función permite la creación de agrupaciones y jerarquías sin necesidad de intervención del usuario.
Seleccione una celda de tabla dinámica vacía disponible en la pestaña Agrupar.
En el panel Campos de tabla dinámica, coloque el campo Fecha de compra en la zona Filas y el campo Importe en la zona Valores.
Excel agrega automáticamente los datos por año.
En el panel Campos de tablas dinámicas, en la zona de filas, Excel ha creado automáticamente una jerarquía...
Conclusión
En este capítulo, ha aprendido numerosos métodos para ordenar y filtrar los datos de las tablas dinámicas, permitiéndole mostrar exactamente la información deseada.
También ha descubierto cómo agregar segmentaciones y cronologías para hacer que sus tablas dinámicas sean más interactivas. En el próximo capítulo, exploraremos cómo visualizar los datos de las tablas dinámicas utilizando gráficos.