Gestión de los datos de origen

Modificar un rango de origen

Las tablas dinámicas se basan en los datos especificados en el momento de la creación.

Se pueden dar casos en los que sea necesario modificar dichos datos:

Para poner en práctica esta funcionalidad, vamos a trabajar en el libro GastosHogar.xlsx. Este libro tiene dos hojas (Gastos2020 y Gastos2021), cada una de las cuales contiene el conjunto de gastos anuales de un hogar.

Se van a crear dos tablas dinámicas: cada una hará referencia a los gastos de un año.

A continuación, puede ver las primeras filas de cada hoja...

Hoja Gastos2020

Hoja Gastos2021

Utilizar un rango de datos discontinuo

Es posible que alguna vez tenga la necesidad de consolidar información que provenga de diferentes tablas. Estos datos pueden ser:

Si esta información se encuentra en otros libros, se considera que son datos externos. Excel es capaz de realizar un resumen a partir de esta información. De todos modos, le aconsejamos que organice la estructura de dichos datos de la misma forma.

Imagine que tiene dos librerías. Cada una de estas librerías nos envía por correo electrónico cada fin de semana un libro de Excel con el detalle de ventas realizadas desde el inicio del año, solo para las obras de un editor en concreto. Nuestro objetivo consiste en establecer, a partir de estos dos libros, una estadística comparativa de ventas de las dos librerías para este editor.

Para poder realizar este trabajo, dispone de dos libros: VentasAlicante.xlsx y Ventas-Cuenca.xlsx.

Cada libro tiene una hoja llamada Ventas cuya estructura puede ver a continuación. Se han introducido las ventas hasta 13/11/2021.

Para facilitarle el trabajo, y antes de proporcionar los archivos vacíos a cada sitio, vamos a dar por hecho que ha configurado un rango dinámico de tres columnas en cada archivo.

En cada uno de los libros, el rango dinámico se llama ListaVentas, y se define con la fórmula: =DESREF(Ventas!$A$1;;;CONTARA(Ventas!$A$1:$A$5000);3)

Utilizar un rango de datos externo

Excel es una fantástica herramienta de cálculo y de análisis. Permite, como con un SGBDR (Sistema de Gestión de Base de datos Relacional), administrar las relaciones entre tablas. Si tiene un sistema de gestión creado en Access, puede realizar sus análisis con Excel a partir de una conexión a una base de datos de Access.

Para ilustrar el uso de orígenes externos, utilizaremos una primera base de datos de Access llamada BDFormaciones.accdb.

Esta base de datos contiene la formación realizada por los empleados de una empresa y está compuesta por dos tablas vinculadas entre ellas: Empleados y Formaciones.

A continuación, puede ver la ventana de relaciones de Access.

A continuación, le mostramos los primeros registros de cada una de las tablas.

Tabla Empleados:

Tabla Formaciones:

Para cada formación, esta tabla recoge los empleados que han participado en ella.

Después de esta presentación de los datos de origen, vamos a crear la tabla dinámica.

Nuestro objetivo es conocer el número de horas de formación, así como el número de formaciones realizadas este año por cada empleado, así como el número de personas formadas por área de formación.

Utilizar una conexión existente

Para poder utilizar una conexión que ya existe, vamos a crear una tabla que nos permite obtener el número de personas formadas en cada área.

Excel muestra de nuevo en la hoja activa la lista de campos.

Puede ser interesante acceder a los parámetros de conexión para personalizarla en función de sus necesidades.

Personalice los parámetros en función de sus necesidades y del uso que vaya a darle.

Si la base de Access está en su red, la actualización de las formaciones se realiza regularmente y desea tener en tiempo real las estadísticas, puede configurar una actualización automática con una frecuencia determinada.

La pestaña...