Introducción

Microsoft 365 o Pack Office

Microsoft 365 es una suite ofimática accesible desde la nube como servicio SaaS. Esto significa que Microsoft le alquila un espacio (llamado "entorno") que le da acceso a una serie de aplicaciones que ejecuta en sus servidores. Estos servidores no solo se ocupan de almacenar los datos de sus aplicaciones, sino también de que estén disponibles y del mantenimiento de las aplicaciones (actualizaciones, mejoras, etc.).

Entre estas aplicaciones, conoce sin duda Outlook, que le permite gestionar sus correos electrónicos y agenda, Teams para la mensajería instantánea o el Paquete Office: Word, Excel, PowerPoint.

En lo que Microsoft 365 se diferencia del "simple" Pack Office es en que ya no se trata de comprar una licencia o una clave de activación que da acceso de por vida a un paquete de software fijo: Microsoft 365 está en constante evolución.

SaaS significa literalmente Software As A Service. Sus datos y programas ya no se presentan como un paquete descargable o un CD, sino que están a su disposición en servidores que pertenecen a Microsoft. Así, a diferencia del Pack Office clásico (versiones que su profesional informático le presenta como "locales" o "propietarias"), sus aplicaciones se actualizarán continuamente con nuevas funciones, interconexiones o incluso innovaciones de diseño.

Aún mejor:...

Licencias

Aquí vamos a ver las versiones profesionales de Microsoft 365 que incluyen Teams. Las siguientes licencias proporcionan acceso a todas las características presentadas:

Para conocer su licencia, haga lo siguiente:

Esto es lo que verá cuando siga el enlace, una vez que haya iniciado sesión

El detalle de su suscripción, incluidas todas las aplicaciones a las que tiene acceso y su número de usuario (oculto aquí)

Estas licencias tienen la ventaja de darle acceso no solo a las versiones en línea, sino también a las aplicaciones de escritorio que componen el Paquete Office.

Todos los elementos presentados aquí están disponibles a través de estas licencias. Sin embargo, puede añadirles módulos adicionales (en forma de licencias de pago). Las más comunes son:

Veamos esta última licencia para establecer la diferencia entre las distintas realidades que se esconden...

Trabajar en la nube

Las formas de trabajar cambian constantemente y muy deprisa: teletrabajo, flexoficina, espacios de coworking, full remote... Cuántos términos distintos para decir que hoy en día, el lugar de trabajo ya no es necesariamente la oficina. Debe poder llevarse los archivos a las reuniones, a casa, a un espacio de coworking, a un seminario y, por qué no, en el tren camino de ese seminario.

Trabajar en la nube lo hace posible. Sus aplicaciones no solo pueden estar disponibles en su ordenador, sino también desde cualquier navegador web, teléfono móvil o tableta.

Con Microsoft 365, es el propio entorno el que se convierte en su oficina. Sea cual sea el medio que utilice, encontrará sus tareas exactamente como las dejó.

Además, trabajar en la nube permite un acceso colectivo a los datos compartidos: puede conectar a varias personas a un archivo, modificarlo, seguir en directo las modificaciones de sus compañeros y colaborar de forma mucho más eficaz.

Por último, al estar alojadas en el mismo lugar, sus aplicaciones pueden interactuar entre sí. Por ejemplo, puede enviar un mensaje instantáneo en Teams directamente desde un correo electrónico en Outlook, o las tareas que le han asignado en Planner pueden encontrarse en su lista de tareas pendientes...

Trabajar localmente

Las licencias que hemos mencionado antes también le dan la opción de descargar versiones "de escritorio" de los siguientes programas (conocidos como "Aplicaciones de escritorio de Office"):

Estas aplicaciones son más potentes que las versiones "para la web". Ofrecen funciones avanzadas, sobre todo la creación de macros VBA (Visual Basic for Applications).

También permiten trabajar sin conexión.

Estas versiones de las aplicaciones son locales: se instalan en su ordenador. Si cambia de ordenador, tendrá que descargarlas de nuevo, y algunos de los ajustes personalizados que haya hecho en ellas (palabras personalizadas en el diccionario, apariencia) no se guardarán en línea.

Sin embargo, la mayoría de sus acciones se replican en los servidores (siempre que esté conectado/a a Internet) de la siguiente manera: el servidor recibe la información (por ejemplo un correo electrónico). Este correo electrónico está disponible inmediatamente en la versión de Outlook para la Web (desde su navegador). A continuación, el servidor devuelve esta información a sus aplicaciones...

Add-ins

Entre las muchas ventajas de Microsoft 365 se encuentran los add-ins (también llamados “complementos”). Se trata de módulos complementarios que pueden integrarse en sus aplicaciones de escritorio, aplicaciones web o incluso en sus canales de equipo de Teams. Una vez instalados, añaden nuevas funcionalidades a su aplicación o actúan como enlace entre esta y un software de terceros que también utilice (Jira, Monday, SAP, SalesForce, etc.).

Todos los add-ins están disponibles en este enlace de la tienda de Microsoft 365 : https://m365.cloud.microsoft/apps?auth=2&home=1 (este enlace requiere que inicie sesión en su cuenta de Microsoft 365).

Página de inicio

La página de inicio le permite buscar directamente una aplicación (1) o utilizar filtros (2).

Un icono a la derecha del título le permite identificar rápidamente las aplicaciones certificadas por Microsoft.

Mural está certificado por Microsoft, Jira Cloud no.

Todas las aplicaciones disponibles en la Store han sido desarrolladas por socios certificados. Esto significa que, para cada una de ellas, Microsoft ha verificado la conformidad de la gestión y el tratamiento de los datos de la aplicación. La certificación es un segundo nivel de garantía: en este caso, el editor se somete a una auditoría de conformidad con diversas normas (SOC 2, PCI SS, ISO 27001). Por tanto, estos add-ins se ajustan perfectamente a la política de conformidad de Microsoft.

También puede añadir add-ins directamente desde sus aplicaciones. Aquí hay algunos ejemplos:

Desde Outlook para escritorio, utilizando el icono  de la cinta de opciones .

Desde Teams, utilizando el icono   situado en la parte izquierda de la pantalla (a diferencia de Outlook, Teams ofrecerá, siempre que sea posible, la opción de añadir su add-in a la aplicación, a un equipo, a un canal o incluso a una conversación).

En Word para escritorio, utilizando el icono situado en la parte derecha de la cinta de opciones

Acceder a los add-ins directamente desde su aplicación actúa como un filtro: solo verá los compatibles con la aplicación desde la que accede a la biblioteca de add-ins.

Para cada add-in, encontrará cierta información de utilidad:

Detalles del complemento Adobe Acrobat en la tienda

En primer lugar, encontrará el nombre del desarrollador (1). Puede ser directamente de Microsoft o de terceros editores acreditados.

Bajo el botón Agregar, encontrará los detalles de las aplicaciones a las que su complemento añadirá funcionalidad (2)....