Excel no es la solución a todos piense en Lists

1. ¿Qué es un campo?

Siguiendo con el paralelismo con Excel, un campo equivaldría a una columna, y ahí se acaba la comparación. Excel permite formatear ligeramente las celdas, utilizando formatos predefinidos (fecha, moneda) pero dejando al usuario libertad para introducir casi lo que quiera. Con Lists, se armoniza la introducción de datos: se limita la libertad del usuario imponiéndole un único formato de entrada y guiando sus acciones.

Por ejemplo: pregunta a un usuario: "¿Cuándo estás disponible esta semana? Algunos ejemplos de respuestas pueden ser:

En esencia, la respuesta es la misma. Sin embargo, es imposible que pueda cotejar la información de forma automática.

Veamos cómo las distintas opciones de columna de Lists pueden ayudarle a solucionar este problema.

2. Campos de texto

Hay dos tipos de campo de texto: Una sola línea de texto y Varias líneas de texto. Empecemos por el primero.

Se trata de un campo básico, y el principio es el mismo que en Excel: se introduce lo que se desee, en una sola línea (por defecto 255 caracteres, espacios incluidos).

Deberá utilizar este campo cuando el usuario necesite dar una respuesta personalizada o cuando haya demasiadas opciones como para utilizar un menú desplegable (por ejemplo, no quiere listar todos los nombres de pila que existen y sus diferentes grafías).

Este campo es muy sencillo, por lo que es una oportunidad para definir buenas prácticas:

1. Formularios

Como vimos brevemente en la introducción, la creación de una columna genera la creación de un campo. En conjunto, estos campos pueden utilizarse para generar formularios para que los usuarios puedan crear y modificar los datos.

Para empezar, existe un formulario básico, presente en todas las listas. Puede utilizarlo para crear un nuevo elemento (mediante el botón Nuevo situado en la parte superior izquierda de la lista) o haciendo doble clic en un elemento de la lista para abrirlo y modificarlo.

Para estos formularios, puede elegir las columnas disponibles y su posición en él (haciendo clic y arrastrando).

En los formularios estándar, los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo. Si no se rellenan estos campos, no podrá guardar los cambios.

Si ha añadido una descripción a una columna, la información estará disponible bajo el campo.

También puede crear formularios personalizados mediante el botón Forms, situado en el menú de la parte superior de la pantalla. El objetivo sería compartirlo con los contactos internos de su organización, permitiendo crear líneas en su lista a todos los usuarios sin tener que dar acceso a su sitio o a su lista.

Puede crear varios formularios para cada lista, lo que le permite recoger información diferente según el interlocutor de quien se trate.

Limitaciones de los formularios:

Los formularios son responsivos, lo que significa que su diseño se adapta automáticamente al tamaño de la pantalla en la que se consultan (móvil, tableta, PC).

Por lo tanto, Lists es especialmente adecuado para recopilar información cuando hay que trabajar con personas en desplazamiento o que no tienen acceso a un ordenador.

1. Crear una regla

Una de las primeras formas de poder trabajar con sus datos es imponer reglas de procesamiento. De hecho, esta es una de las principales ventajas de Lists sobre Excel: su capacidad para tener reacciones preprogramadas.

De este modo, podrá crear reglas con pocos clics. Hay tres tipos de activadores de reglas:

Aquí tiene dos ejemplos concretos de la aplicación de estas reglas:

1. Genere una aplicación móvil en unos clics

Otra ventaja de utilizar las listas es que este tipo de base de datos interactúa perfectamente con el conjunto de lo que Microsoft denomina Power Platform. Veremos este tema en más detalle en el último capítulo de este libro.

Entre las herramientas de la Power Platform se encuentra Power Apps, un diseñador de aplicaciones low code. Para que se entienda, permite generar aplicaciones web y móviles desde un diseñador visual en lugar de utilizar una interfaz de código tradicional.

Power Apps se integra de forma nativa en Lists, sin coste adicional de licencia. En concreto, le permite transformar su lista en una aplicación móvil en pocos clics.

Esta función es especialmente útil cuando se trabaja con usuarios que viajan o que no tienen ordenador.

El acceso a su aplicación solo será posible si se dan estas condiciones:

Para crear una aplicación a partir de una lista, basta con unos clics:

Se abrirá una nueva ventana y aparecerá una pantalla...

1. Excel: ¡el regreso!

Del mismo modo que Excel le puede servir como base para crear su lista, también puede exportarla a Excel para procesar y analizar los datos recopilados.

Hay dos opciones:

Esta segunda opción genera un archivo Power Query, una base de datos dinámica vinculada directamente a la lista, que podrá actualizar y con la que podrá seguir trabajando. Tenga en cuenta que este vínculo es unidireccional: los datos modificados en Lists volverán a Excel cuando los actualice, pero los datos que haya modificado en Excel se sobreescribirán con los datos de la lista, no irán en el otro sentido.

Le recomiendo que guarde esta base de datos en una hoja de cálculo concreta y que retrabaje los datos en una o varias pestañas separadas para no perder su trabajo cuando actualice los datos.

Como recordatorio, Excel es una herramienta perfectamente adaptada al análisis numérico, lo que sería el objetivo de exportar sus datos.

Para exportar sus datos a Excel:

2. Generar un informe de Power BI en unos clics

Otra forma de analizar...

1. Definir el nivel de uso compartido

Existen varios niveles de uso compartido para las listas de SharePoint.

De forma nativa, una lista se comparte con los propietarios del sitio, los miembros y los visitantes según la configuración del sitio de SharePoint. Por defecto, los propietarios y miembros pueden modificar el contenido y la estructura de la lista, y los visitantes solo pueden ver los distintos elementos.

También puede compartir una lista con personas o grupos ajenos a su centro. Dependiendo de la configuración de su organización, puede incluso compartirla con personas ajenas a ella.

En el caso de uso compartido externo, los usuarios no solo tendrán que identificarse a través del enlace de uso compartido, sino también con la dirección de correo electrónico utilizada para el mismo y un código de un solo uso que recibirán en esa misma dirección de correo cuando abran el enlace.

Este uso compartido puede ser de solo lectura, lectura/escritura o lectura/escritura/modificación de la lista.

Con esto, no solo podrá crear un nuevo uso compartido, sino también controlar la lista de personas y grupos que tienen acceso a su lista.

Por último, puede decidir compartir elementos de forma individual:

Cualquier cambio realizado en la lista por personas externas (al sitio de SharePoint o a su empresa) será rastreada en el historial de versiones exactamente de la misma manera que lo serían...