Crear el modelo de datos

Preparar el ejemplo

Vamos a crear un nuevo archivo de Power BI para ilustrar todo este capítulo. Encontrará el resultado de este trabajo en el archivo Libros.pbix, pero le recomiendo que lo haga paso a paso, ya que retoma los puntos vistos en los capítulos anteriores.

Las siete tablas que vamos a importar, de dos orígenes diferentes, representan las ventas de una librería. Encontrará clientes, pedidos, comerciales y libros. Aunque tienen la forma de un archivo de Excel, originalmente era una base de datos real, con códigos e identificadores.

Tenga en cuenta que los datos de los clientes se almacenan en un archivo separado (Libros_clientes.xlsx).

Entendiendo las relaciones

Para usar esta ventana correctamente, debe comprender el rol central de las relaciones en Power BI.

En pocas palabras, el propósito de la relación es permitir el flujo de información entre tablas. Por ejemplo, una tabla con los tres comerciales y las cantidades vendidas (en la tabla Detalles de los pedidos), muestra al lado de cada comercial las cantidades que se le han atribuido. Para ello, la información «¿Quién es el comercial?» debe llegar a la tabla Detalle de los pedidos: para eso están las relaciones.

Sin una relación, las cifras son claramente erróneas

Una vez creada la relación, los resultados son correctos

La relación es, por lo tanto, un camino que permite la circulación entre un punto A y un punto B, pasando por una o más tablas. Este mecanismo, en el lenguaje de Power BI, se denomina «propagación de filtros», y este es el concepto fundamental de Power BI.

La ruta puede ser unidireccional (esto se indica mediante la pequeña flecha en la línea que representa la relación; por ejemplo, entre Categorías y Libros) o bidireccional, que viene determinada por los datos de las columnas a ambos lados de la relación. Esto se llama cardinalidad, representada por el número 1 o el asterisco en la relación:

Crear la tabla de fechas (un calendario)

Una tabla de fechas completa e independiente de las propias transacciones (fecha del pedido, fecha de la factura, etc.) es una garantía de calidad para el modelo de datos y el análisis en el tiempo (time intelligence en el lenguaje de Power BI). La idea es poder referenciar todas las fechas, incluidas aquellas en las que no ha ocurrido nada (la ausencia de pedido es en sí misma información).

Esta tabla suele estar disponible en una base de datos, pero es posible que otras fuentes no dispongan de ella.

En este caso, es fundamental saber cómo crear una tabla de fechas. Resulta bastante sencillo, pero, antes de continuar, debemos verificar la configuración de las opciones.

Esta configuración ya no tendrá que realizarse. Evita un mecanismo automático de Power BI, que ahora se ha vuelto obsoleto....

Crear las medidas explícitas

A partir de este punto del ciclo de trabajo hacia el cuadro de mandos, las medidas se convierten en el centro de atención. En pocas palabras, una medida es una fórmula. Todos los análisis que vaya a crear utilizando DAX, las sumas, los promedios, los recuentos, los análisis más complejos…, todos se almacenarán en medidas. Tendremos mucho tiempo para volver a estos conceptos en el capítulo Analizar los datos con o sin DAX.

Por ahora, nos centraremos en los dos indicadores clave de nuestro modelo: las cantidades vendidas y los importes asociados.

Cuando arrastramos un campo numérico a un gráfico, ese campo se agrega, es decir, se le aplica un cálculo, generalmente la suma, para reflejar el nivel de detalle definido por el gráfico: por ejemplo, en un gráfico con los campos Año y Cantidad, este último representa la cantidad anual total. Pero este mismo campo, colocado en un visual con el Cliente, indicará la cantidad total por cliente. Esto muestra que la definición del campo Cantidad no es fija, sino que depende del nivel de detalle (el contexto) donde se muestra.

Power BI añade automáticamente la función Suma: esta operación se realiza de forma implícita, sin que tenga que preocuparse, pero también sin que sea consciente de ello.

En general, es importante controlar este mecanismo...

Organizar las columnas dentro de una tabla

A partir de aquí, las operaciones que vamos a realizar son menos fundamentales, pero ayudan a que el modelo sea más fácil y agradable de usar.

Agrupar campos en una tabla

Una herramienta para ayudar a que el modelo sea legible es crear grupos (carpetas) que reúnan diferentes campos dentro de una tabla. A modo de ejemplo, vamos a crear un grupo con algunos datos relacionados con los libros:

 En la Vista de modelo, abra el panel Propiedades en el lado derecho de la pantalla.

 En el panel Datos, abra la tabla Libros para ver sus columnas.

 Mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en los campos Autor, Núm. páginas y Precio catálogo para seleccionarlos.

 En el panel Propiedades, despliegue el área General y escriba Detalles en el cuadro Carpeta para mostrar.

 Confirme con la tecla Entrée.

Dentro de la tabla Libros, ahora los datos se agrupan en una carpeta Detalles

También es posible crear subcarpetas: para ello, escriba el nombre de la carpeta principal, luego \ (barra invertida) y luego el nombre de la subcarpeta.