Conectarse a los datos

Conceptos clave

Conectarse

Power BI ofrece una amplia biblioteca de conectores, e incluso esta evoluciona con cada nueva versión del software: describirlos todos resultaría muy tedioso, pero sí es posible identificar las características más importantes y el funcionamiento de los principales conectores.

Realizar transformaciones en el editor Power Query

Acceder a los datos y prepararlos se considera, con razón, el paso clave para crear un buen informe.

La importancia del trabajo que requiere este paso (en términos de esfuerzo y tiempo) no debe subestimarse de ninguna manera.

La preparación de datos consiste, por ejemplo, en:

En cualquier caso, esto implica preparar la solicitud que se envía, cuando se actualiza el informe, al origen de datos. En la mayoría de los casos, y hasta cierto punto, es la propia fuente la que realizará las operaciones de transformación, asegurando así un tiempo de procesamiento óptimo.

Limpiar los datos

Veamos ahora en detalle las distintas operaciones de limpieza de datos. Según el tipo de origen y su calidad, deberá realizar una o más de estas operaciones.

Elegir (o quitar) columnas

Esta herramienta le permite seleccionar o deseleccionar rápidamente las columnas que desea conservar, utilizando casillas de verificación.

Tenga en cuenta el nuevo paso Columnas quitadas en el panel Configuración de la consulta. La cruz a su izquierda cancela la operación. Cuando aparece una rueda dentada a la derecha, significa que puede modificar el paso.

Reducir las filas

Esta herramienta permite mantener o eliminar filas de acuerdo con ciertos criterios comunes (fila vacía, duplicada o fila parásita). Tenga en cuenta que, según el tamaño de su cinta de opciones, puede ver Reducir filas o directamente Conservar filas y Quitar filas.

Agregar columnas

La columna agregada, ya sea calculada por el origen de datos o por el lenguaje M de Power BI, se almacena físicamente en el modelo tabular: es decir, ocupa espacio y aumenta el tamaño del archivo. Se vuelve a calcular para cada fila de la tabla cuando se actualizan los datos. En Power BI, esta noción tiene un nombre muy específico: contexto de fila, cuya importancia veremos cuando hablemos de fórmulas en lenguaje DAX.

Crear una columna a partir de los ejemplos

La herramienta Columna a partir de los ejemplos de la pestaña Agregar columna es una de esas herramientas «mágicas» de Power BI para agregar una columna: consiste, una vez seleccionadas la columna o las columnas originales, en indicar en la nueva columna lo que usted quiere ver. A continuación, Power BI «adivinará» el tipo de transformación que desea realizar y deducirá su fórmula.

Vamos a crear una nueva columna Subfamilia a partir de los dos primeros caracteres de la categoría y del último carácter de la familia.

Otros dos ejemplos de transformación

Además de las transformaciones del contenido de la columna, algunas de las cuales vimos en el apartado anterior, dos operaciones comunes permiten trabajar con la estructura de los datos.

La primera consiste en usar una tabla dinámica como fuente y restaurar la estructura en columnas que necesita Power BI (se trata, por lo tanto, de «descruzar» o eliminar la dinamización de la tabla). La segunda consiste en agregar las filas de una o más tablas a las de otra tabla con la misma estructura. Por ejemplo, si una hoja contiene datos del mes de enero; la siguiente, datos del mes de febrero, etc., es posible que desee agrupar estos datos en una sola tabla, en particular para poder compararlos.

Eliminar la dinamización de una tabla dinámica

La estructura en forma de tabla es necesaria para Power BI: por tabla, debemos entender una estructura basada en las columnas que identifican campos distintos, cada fila de los cuales constituye un valor.

Por ello, el uso de datos de una tabla dinámica (o TD) no es directamente posible para Power BI: es necesaria una operación inicial, que permitirá reestructurar los datos cruzados en una tabla en columnas, sin perder ninguna información.

Un buen ejemplo es el archivo Tabla dinámica.xlsx. Se ha creado una tabla dinámica, que muestra los importes de ventas por trimestre (filas) y año (columnas):

Para utilizar estos datos en Power BI, primero debe reestructurar esta tabla en columnas (Año, Trimestre, Ventas) generando así una tabla de 16 filas (4 años de 4 trimestres).

Las herramientas de gestión de la consulta

La mayoría de las operaciones descritas en esta sección tienen lugar en el panel de Consultas, a la izquierda de la pantalla del editor Power Query. Se trata de trabajar sobre las características de la consulta o del propio origen.

Agregar un nuevo origen

En un archivo, siempre es posible agregar nuevos datos. Pueden proceder de la base de datos o del archivo que ya se ha utilizado, o de cualquier otra fuente.

Para agregar una nueva fuente, use el botón Orígenes recientes de la pestaña Inicio - grupo Datos de Power BI o de Power Query y encontrará el proceso habitual. La configuración de la relación, si es necesario, se realizará en otra pantalla: la vista Modelo, en Power BI.

Cambiar el nombre, duplicar y eliminar una consulta

Las operaciones de gestión habituales de consultas están disponibles haciendo un clic derecho en la consulta, en el panel Consultas de Power Query:

Finalizar el modelo de datos con la vista Modelo

La sección Realizar transformaciones en el editor Power Query de este capítulo analizaba una serie de transformaciones esenciales a la hora de conectarse a un origen: se trataba de trabajar en la estructura de los datos y preparar un orden de consulta antes de enviarlo al origen.

La mejora de la presentación de los datos, un paso que se produce después de que el origen ha devuelto su respuesta y a lo largo de toda la vida del informe, se refiere más específicamente a la visibilidad, la visualización y la organización de los datos, y a la mejora de la «experiencia de usuario». Este paso no siempre es necesario, pero ofrecerá una ventaja a la hora de construir los elementos visuales.

Para ilustrar algunos ejemplos comunes de transformaciones, partiremos del archivo Libros.pbix.

Para abrir la vista Modelo, haga clic en la pestaña Modelo, a la izquierda de la pantalla:

La vista Modelo tiene dos funciones esenciales:

El uso adecuado de esta ventana requiere comprender cuáles son los diferentes tipos de relaciones y sus roles en Power BI. En pocas palabras, la relación tiene como objetivo permitir la propagación de un filtro: si crea una tabla de ventas mensuales en 2018, obtiene 12 importes diferentes, y si filtra un visual para que solo muestre las ventas relacionadas con la categoría Literatura, este visual se transforma en consecuencia. Estos efectos se basan esencialmente en la relación entre las tablas que contienen el año o categoría y la tabla donde se encuentra la información para calcular el importe.