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Publicar y compartir el informe
Introducción
El informe está finalizado: se ha conectado a una o más fuentes de las que ha extraído los datos relevantes para el objetivo establecido, los ha preparado, ha dimensionado su página de informe, ha agregado imágenes, ha construido medidas con DAX, ha trabajado en las interacciones y, sobre todo, ha verificado que los datos mostrados son correctos (ha validado el informe): todo está listo para difundir el resultado.
Es necesario hacer una observación preliminar: la mayoría de las posibilidades de publicar y compartir se basan en enviar el informe al servidor power BI (o a su versión en la nube, Power BI Service, que utilizamos en este libro). El uso de este servicio va más allá de los límites de nuestro propósito, por lo que nos ceñiremos a un enfoque centrado en las posibilidades de utilizar el informe que ofrece.
Del mismo modo, la distinción entre las versiones gratuita, Pro y Premium de Power BI Desktop se vuelve decisiva aquí: como puede imaginar, solo las dos últimas versiones le permiten usar todas las características del servicio. Incluso existen diferencias importantes entre Pro y Premium: nos esforzaremos por realizar esa distinción en las características que presentamos.
Los ejemplos se basan en el archivo Libros - publicación.pbix, que encontrará para descargar.
Compartir y distribuir sin recurrir a Power BI Service
Existen directamente en Power BI Desktop algunas posibilidades de uso compartido, muy limitadas, pero que sin embargo pueden ser suficientes en ciertos contextos y no implican el uso del Service.
Compartir el PBIX
La primera opción, la más sencilla, es poner a disposición de los destinatarios, en un directorio compartido, el archivo original (.pbix). Todas las personas autorizadas a acceder al directorio podrán utilizar el informe: actualizarlo, consultarlo... y cambiarlo: esta forma de compartir el informe no ofrece ninguna garantía desde este punto de vista.
Exportar a PDF
Existe una función para exportar el informe en formato PDF que resulta conveniente para transmitir a una audiencia fuera de la aplicación y para garantizar que no se realicen cambios en el archivo .pbix.
Esta característica tiene su lado negativo: las imágenes están congeladas, sin interacciones con el usuario o entre imágenes, sin información sobre herramientas y, además, la creación del PDF y su distribución siguen siendo procesos manuales a cargo del propietario del informe.
El hecho es que, para ciertas audiencias o propósitos (distribución en forma impresa durante una reunión, por ejemplo), esta opción puede resultar adecuada.
Solo se exportan páginas visibles (como recordatorio, es posible ocultar...
Publicar en Power BI Service
La publicación en Power BI Service abre muchos temas que están más allá del alcance de este libro, que se centra en la creación del informe. La capacidad de publicar depende completamente del tipo de licencia que tenga (gratuita, Pro o Premium), los derechos que se le otorguen y la infraestructura de TI (servidor alojado en la red de su empresa o Service en la nube).
Por lo tanto, lo que haremos aquí será invitarle a que descubra las posibilidades, centrándonos esencialmente en las preguntas que se hace el creador del informe:
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¿Cómo me aseguro de que mi informe no sea editado por otros usuarios?
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¿Cómo podrán consultarlo los usuarios a los que está destinado?
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¿Cómo distribuyo mi informe?
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¿Cómo preparo mi informe para una consulta en un teléfono móvil (o tableta)?
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¿Cómo doy acceso a mi informe a personas externas?
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¿Cómo incrusto mi informe en una página web?
En las secciones siguientes, el creador del informe tiene una licencia gratuita y publica los informes en Power BI Service (nube).
Publicar un informe en Power BI Service
La característica de publicación desde Power BI Desktop hacia Power BI Service se encuentra a la derecha de la pestaña Inicio:
Haga clic en el botón Publicar del grupo Compartir.
Si aún no ha iniciado sesión en el servicio Power BI, aparecerá una ventana en la que se le invitará a ello:
Introduzca sus credenciales de inicio de sesión.
A continuación, aparece una ventana con una lista de áreas de trabajo:
El informe se publicará en el área de trabajo personal
Una ventana confirma la publicación correcta del informe:
Al hacer clic en el vínculo Abrir ‘nombre de informe’ en PowerBI, se abre una nueva ventana del navegador en la que se le pide que inicie sesión, lo que lo llevará a su página de inicio.
Las conclusiones rápidas son análisis (una serie de visuales) ofrecidos por la IA y el Machine Learning que luego puede anclar a su cuadro de mandos (vea un poco más adelante qué es un cuadro de mandos).
El informe que acaba de publicar se encuentra en el área de trabajo elegida:
En este ejemplo, el informe se ha publicado en el área de trabajo...