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Consejos de buenas prácticas
Introducción
Antes de estudiar las funciones propiamente dichas, este capítulo presenta algunas técnicas eficaces para disponer de datos de buena calidad. Efectivamente, todo empieza por los datos que se proporcionan al autómata de cálculo que representa Excel. De nada serviría redactar fórmulas admirables, ingeniosas o complejas si los datos empleados son incorrectos. Por lo tanto, el usuario de Excel debe trabajar con mucho rigor en esta primera fase del proceso, en lo que refiere a la entrada de datos.
Las técnicas estudiadas en este capítulo pueden ser de gran ayuda en este ámbito.
Los nombres
Los nombres son textos atribuidos por el usuario a rangos de celdas. Estos permiten reemplazar las designaciones originales de Excel (las direcciones) por denominaciones significativas en términos de aplicación o de negocio. Ejemplo:
Tasa_Actualizacion en vez de A7.
Las reglas de constitución de los nombres
El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un guión bajo (_) o una barra invertida (\). Los caracteres siguientes pueden ser: letras, cifras, punto, guión bajo.
Un nombre no puede ser la dirección de una celda. Por ejemplo, el nombre VN2016, que podría designar el Volumen de ventas del ejercicio 2016, no está permitido ya que existe una celda VN2016.
Un nombre puede tener una longitud máxima de 255 caracteres. En la práctica, es preferible elegir nombres suficientemente largos para ser significativos y suficientemente cortos para ser fáciles de utilizar o de releer.
Los nombres admiten tanto mayúsculas como minúsculas. O dicho de otra forma, en una misma carpeta no pueden existir los nombres VN_2016 y vn_2016.
Un nombre tiene una ubicación (o zona), es decir, una extensión en la que es conocido. Un nombre puede tener una ubicación en una hoja o en una carpeta.
La tabla siguiente ofrece ejemplos de nombres válidos y de nombres no válidos.
|
Nombre |
Validez |
Ubicación |
|
Tasa_de_cambio |
válido |
Carpeta |
|
\Semana |
válido... |
La validación de entradas
La validación es un conjunto de técnicas que permiten limitar y guiar al usuario a la hora de rellenar celdas.
Para aplicar la validación de datos en una celda seleccionada (o un rango de celdas de idéntica validación), proceda como sigue:
En la pestaña Datos, grupo Herramientas de datos, botón desplegable Validación de datos, haga clic en el menú Validación de datos...
Aparecerá el cuadro de diálogo Validación de datos:
Ejemplo 1:
En la celda B14, el efectivo de un departamento debe introducirse con validación. Dicho efectivo siempre está comprendido entre 1 persona como mínimo y 50 personas como máximo.
La validación se realiza seleccionando el criterio de validación Número entero y completando el cuadro de diálogo de la manera siguiente:
Los campos Mínimo y Máximo pueden hacer referencia a direcciones de celdas que contienen valores mínimos y máximos. La pestaña Mensaje de entrada permite informar al usuario, mediante un bocadillo, de que existe un criterio de validación.
Si introduce una entrada errónea, aparecerá un mensaje de error:
Ejemplo 2:
El rango de celdas A6:A10, es decir la 1ª columna de la tabla de regiones, se llama Nombre_Regiones. En la celda B16, la elección del usuario debe limitarse a un elemento escogido...
La copia de fórmulas en Excel
Los cálculos matemáticos se traducen en la escritura de fórmulas. En la mayoría de casos, el usuario debe copiar esas fórmulas varias veces. El dominio de las técnicas de la copia de esas fórmulas es fundamental para trabajar con eficacia.
La regla general
Por defecto, las fórmulas se escriben en notación relativa. O dicho de otra forma, a medida que se va copiando, las direcciones de las celdas empleadas en las fórmulas experimentan un desplazamiento de línea y/o de columna.
En la siguiente imagen, la celda copiada es la celda en gris.
En la fórmula de base (=C8+H12), la copia a la derecha transforma C8 en D8 y H12 en I12. Por lo tanto, no se trata de un desplazamiento de línea, sino de un desplazamiento de una columna hacia la derecha.
La notación relativa no se adapta a todas las situaciones; por tanto, en algunos casos es necesario utilizar la notación absoluta.
La notación absoluta
En el siguiente ejemplo, el objetivo de la tabla es calcular, para cada artículo, el importe sin impuestos multiplicando el precio unitario sin impuestos (PUSI) por la cantidad.
La primera fórmula (=B41*C41) se introduce en la celda D41. Los contenidos de las 9 celdas de abajo se han obtenido mediante copia. En este caso, el resultado de la copia es el que esperábamos, es decir que el importe sin IVA para cada artículo...
Las fórmulas matriciales
Excel permite escribir fórmulas de forma "matricial". El término empleado puede crear confusión ya que es un término de matemáticas. Una "matriz", en términos de Excel, se puede definir como un rango de celdas de entrada agrupada. O dicho de otra forma, por ejemplo, para anotar una fórmula en todas las celdas de un rango, se puede escribir la fórmula una sola vez para que afecte al conjunto de celdas del rango.
Retomemos el ejemplo del cálculo de la columna IVA. La escritura "matricial" de la fórmula se realiza así:
Seleccione el rango E41:E50.
Escriba la fórmula =Tipo_Normal_IVA*D41:D50.
Valide mediante la combinación de teclas CtrlShiftIntro.
La fórmula matricial se coloca automáticamente entre las llaves {}. En el ejemplo: {=Tipo_Normal_IVA*D41:D50}
Esto evita la fase de copia. Sin embargo, la escritura "matricial" tiene el gran inconveniente de no volver a permitir la modificación individual de las celdas afectadas. En nuestro ejemplo, si uno de los artículos tuviese un IVA reducido al 4%, la fórmula no podría modificarse.
¿En qué casos emplear la fórmula "matricial"?
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Cuando esta técnica suponga una mejora real en la escritura de fórmulas. Generalmente, esas fórmulas se caracterizan...
