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  1. Libros
  2. Gestión de proyectos informáticos
  3. Los aspectos financieros y legales
Extrait - Gestión de proyectos informáticos Desarrollo, análisis y control (4ª edición)
Extractos del libro
Gestión de proyectos informáticos Desarrollo, análisis y control (4ª edición) Volver a la página de compra del libro

Los aspectos financieros y legales

Aspectos financieros

1. La estructura de costes de un proyecto

Independientemente de si un proyecto se desarrolla dentro de una empresa de servicios informáticos, un fabricante de software, un integrador o cualquier otra estructura, las condiciones económicas y financieras son omnipresentes y sustentan toda la actividad. Es costumbre decir "sin presupuesto, no hay proyecto" para recordarnos que ningún proyecto puede existir sin una dotación de recursos.

El director de proyectos está en el centro de un dispositivo que consume recursos para lograr un objetivo. Lo que finalmente se entrega representa un valor percibido por el patrocinador del proyecto. Por ejemplo, si se trata de la construcción de software, este se vende a sus usuarios y el patrocinador reconoce una cantidad financiera compatible con los esfuerzos y el ROI (retorno de la inversión), que hicieron posible la realización del proyecto.

El caso de las obras "internas" no es diferente y, una vez más, el director de proyectos asume una doble carga. Primero debe evaluar todos los costes financieros del proyecto (realización, operación, mantenimiento, etc.) para compararlo con lo que se podría obtener si se utilizaran medios externos. Seguidamente, debe administrar su proyecto lo mejor posible para llevarlo a cabo de acuerdo con las previsiones.

La estructura de costes proyecta elementos de coste fijo o recurrentes en un horizonte temporal. La escala de tiempo depende de la duración del proyecto, incluida la explotación de su producto o incluso las reinversiones.

a. Salarios y prestación de servicios

Estos elementos a menudo representan hasta el 75% de los costes de un proyecto, al menos durante el primer año, y hasta que el producto entra en modo de mantenimiento. Por lo general, consideramos gastos (+65% de la cantidad neta) para los salarios internos y las cantidades que incluyen márgenes (markup), cuando estamos en el lado de SSII (empresa de servicios e ingeniería informática).

Durante una competencia igualitaria, el coste de una SSII es un poco más alto, ya que incluye el margen comercial, así como un margen que garantiza el proveedor en caso de subcontrataciones. Normalmente, el makup (margen operativo) global es 1,6 (60% más alto que un salario). La subcontratación, el período durante el cual los recursos...

Presupuestos

1. Formación del presupuesto

Los presupuestos resumen los diferentes planes de carga financiera de un proyecto y contabilizan, en una escala de tiempo consistente, todos los gastos necesarios para la implementación de todos los proyectos de una organización. De esta manera, todas las direcciones tienen una visión completa de la situación futura y pueden dotar los proyectos o, por el contrario, realizar compensaciones.

Dependiendo del caso, los períodos de referencia van de mes a año, sabiendo que un estudio económico (business case) suele abarcar varios periodos. El siguiente ejemplo define el plan de carga financiera de una solución "Proyecto A" durante seis semestres o tres años. Las inversiones se concentran en el primer año, la explotación aumenta gradualmente antes de caer. Se habrá preparado un proyecto de "sustitución" para tomar el relevo.

Proyecto A

Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Semana 5

Semana 6

Realización: salarios

15 000

15 000

5 000

5 000

2 000

 

Realización: servicios

50 000

70 000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hospedaje

 

10 000

20 000

25 000

30 000

30 000

Explotación

 

 

10 000

10 000

8 000

6 000

Soporte

 

 

18 000

20 000

22 000

16 000

Marketing/Comercialización

 

10 000

12 000

14 000

10 000

5 000

 

 

 

 

 

 

 

Formación

 

 

30 000

40 000

50 000

10 000

La visión presupuestaria consolida estos planes de gastos financieros...

La cuenta de resultados (Profit and Loss)

Profit and Loss (P&L) compara las entradas de efectivo (facturación o ingresos) con los gastos incurridos por el proyecto y la explotación operativa de la solución correspondiente.

1. El modelo de negocio

El modelo económico o de negocio es una elección de marketing que influye en gran medida en la dinámica de la facturación o cuenta de resultados. Estos son algunos ejemplos de modelos de negocios relacionados con soluciones de software.

a. Licencias y mantenimiento

Este es el enfoque más extendido. El cliente adquiere una licencia inicial de uso inicial (licencia de usuario) y un mantenimiento periódico (por ejemplo, anual) generalmente entre el 15% y el 25% del precio de la licencia.

Las operaciones de instalación y formación se facturan normalmente de manera separada de la licencia y no forman parte del ámbito del mantenimiento. Esta última incluye actualizaciones correctivas y evolutivas de la solución, así como asistencia a los usuarios (soporte).

Cuando el cliente queda liberado de sus obligaciones de suscripción del mantenimiento, continúa explotando su solución, incluso aunque ya no se actualice.

b. Suscripción (SaaS)

En el modelo de suscripción, el cliente paga periódicamente una tarifa para usar la solución. Si no se abonan estas tarifas, se puede rescindir el contrato y esto provoca la finalización de los servicios. Este modelo se llama Software as a Service (SaaS) porque, para el proveedor, la mejor solución para asegurar que el excliente ya no puede acceder a la solución, es mover los datos y la aplicación más allá de esta última. Por lo tanto, el modelo SaaS se adapta bien a las soluciones en Internet.

c. El modelo transaccional (Pay as you go)

En este enfoque, el sistema es relativamente abierto y anima al usuario a consumir servicios. Estos se contabilizan en función del uso siguiendo un modelo de prepago o, por el contrario, se facturan a posteriori. La unidad de facturación, la transacción, dio su nombre al modelo transaccional, que también se llama Pay as you go.

2. Proyección financiera

Se utiliza una tabla que proyecta los costes e ingresos como base para el análisis financiero. Procede de los flujos de efectivo de tesorería entrantes...

El business case

El business case es un "caso de estudio" que describe la comercialización de un nuevo producto o servicio y su expectativa económica.

1. La propuesta de valor

La value proposition expresa el valor percibido por los futuros clientes de la solución prevista por el business case. El valor se establece como la relación entre los beneficios (ventajas) y los costes (inversiones).

Valor = beneficios/costes

Para que el cliente acepte comprar la solución, debe reconocer su valor. Por lo tanto, el precio está directamente relacionado con esta percepción (y, por supuesto, con el posicionamiento en el mercado).

Se realizan estudios de marketing (estudios de mercado) para comprobar la conformidad de la propuesta de valor y garantizar el potencial real de mercado de la solución. El primer indicador es el espacio vacante en el mercado (o en una segmentación objetivo de este mercado), que se conoce como white space en la terminología de marketing. El segundo indicador clave es la tasa de penetración objetivo de la nueva solución, es decir, el número de usuarios potenciales de la solución.

Los estudios cualitativos determinan el comportamiento y las motivaciones de un grupo limitado de consumidores, sin tratar de mapear a todos los consumidores potenciales. Este tipo de estudio se basa en entrevistas individuales, grupos (focus group) y la observación...

Seguimiento financiero de los proyectos

1. Informes de actividad

Los informes de actividad (CRA) son instrumentos que permiten medir los indicadores esenciales para controlar la correcta ejecución de la planificación y el presupuesto para la realización del proyecto. Por lo tanto, el director del proyecto debe ser consciente de los aspectos financieros y, aún más, ser parte de un enfoque orientado al control de costes, la calidad y los plazos.

2. Reconocimiento de la estimación

Como se explicó anteriormente, las empresas dedicadas a (la investigación y) el desarrollo, con frecuencia adoptan un modelo contable basado en el reconocimiento de ingresos. Por lo tanto, el volumen de negocios se perfila en función del ritmo de las inversiones. Una vez más, el papel del director de proyectos es esencial, porque proporciona el recuento de las actividades de desarrollo relacionadas con la contribución de valor al producto.

La normativa relativa a la protección de datos personales (data privacy)

La protección de datos personales se ha convertido en una prioridad en muchas legislaciones debido al crecimiento sin precedentes del mercado digital y el uso masivo de datos de marketing. Desde 2018, la Unión Europea aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD o GDPR en inglés), y muchos otros países de todo el mundo han adoptado una legislación similar.

Este enfoque permite regular con precisión su uso y confidencialidad a las organizaciones que recopilan datos personales. Los principios de protección de datos son los siguientes:

  • Los datos recopilados son propiedad de individuos (data subject).

  • Los organismos de control de datos (data controller) deben limitar la recopilación de datos personales a las necesidades de procesamiento legítimo libremente consentidas por el individuo, que previamente ha recibido información completa sobre el propósito del procesamiento.

  • Las organizaciones subcontratadas (data processor) operan bajo la responsabilidad del controlador de datos y deben observar una transparencia total en cuanto a las modalidades de acceso y uso de los datos (territorialidad del alojamiento, seguridad del almacenamiento, etc.).

  • El individuo tiene derecho a acceder, rectificar o eliminar todos sus datos personales.

  • Cualquier divulgación, alteración o robo de datos personales debe ser reportado a las autoridades competentes, y las personas afectadas deben ser informadas de esta situación.

El controlador de datos es responsable del cumplimiento de estos principios. En caso de incumplimiento, está expuesto a fuertes sanciones, o incluso procedimientos legales. En particular, los sistemas de almacenamiento y tratamiento de datos personales tienen la obligación de estar protegidos por diseño (privacy by design). Esto significa que un controlador de datos no se puede oponer a la naturaleza obsoleta, insegura o no conforme de una aplicación para justificar el incumplimiento de la legislación...

El marco contractual del proyecto

La gestión de un proyecto informático suele estar respaldada por la ejecución de un contrato, y este es el caso particularmente cuando el beneficiario y el constructor del proyecto son entidades jurídicas separadas. En otras palabras, la empresa E es responsable de llevar a cabo un proyecto para la empresa B. Esta construcción contractual típica ha dado lugar a la creación de nombres muy conocidos en la actualidad, empresas de servicios digitales (ESN, anteriormente conocidas como empresas de servicios e ingeniería informática o SSII). A las ESN se le unen fabricantes de software, proveedores de servicios y equipos informáticos como intermediarios de proyectos informáticos y los contratos correspondientes.

El contrato, que enumera todos los servicios, entregables y procedimientos de implementación, constituye la base para la gestión del proyecto. El director de proyectos asume un nuevo rol. No solo se trata de quien lidera el proyecto, sino que también garantiza que el proyecto respete el marco contractual.

Por lo tanto, se trata de controlar un proyecto, pero también de gestionar la relación contractual. Dependiendo de la amplitud del proyecto y del tamaño de las organizaciones, esta actividad se puede confiar a un representante comercial, un director de proyectos o un engagement manager.

1. El vocabulario de las licitaciones

Antes de estudiar las diferentes formas de contrato, detengámonos en la celebración de licitaciones (tender process en inglés). Participar en una licitación a menudo es un proyecto en sí mismo. A continuación, presentamos los conceptos clave.

Una licitación es una consulta...

Estudio financiero del sitio de venta online

Stéphanie, la líder de On’Troc, determina en primer lugar la estructura de costes de su empresa para elaborar sus presupuestos. Al mismo tiempo, modela su mercado objetivo (precio, cesta de la compra media, penetración, fidelización, etc.). Estos elementos se combinan para establecer el caso de negocio (business case) y proceder al análisis financiero de su proyecto.

Los presupuestos reales se ajustan periódicamente, teniendo en cuenta los resultados obtenidos y las nuevas previsiones.

1. Estructura de costes y presupuestos estimados

Los accionistas han optado por externalizar todos los servicios de la compañía para que se puedan modular los recursos en función de los resultados económicos de la compañía. El grupo de inversionistas que posee la mayoría del capital tiene centros de informática capaces de garantizar la explotación de la empresa. Este enfoque también permite controlar los beneficios de las filiales mediante la refacturación de los servicios de informática, que representan una parte preponderante del presupuesto de la empresa On’Troc.

En la fase de creación, el estudio financiero abarca tres ejercicios financieros, que probablemente se extenderá a los dos o tres años siguientes tras el primer año.

El proyecto On’Troc se basa en un pago por cada transacción, y la cantidad de royalties se detalla en el business case.

Los efectivos permanentes de la empresa son los siguientes:

  • Stéphanie, directora general.

  • Agnès, asistente de Stéphanie.

  • Jean-Pierre, director de marketing.

  • Françoise, directora de ventas.

  • Michèle, atención al cliente.

  • Bruno, responsable de sistemas de información.

a. Presupuesto de inversión CAPEX (Capital Expenditure)

Teniendo en cuenta el enfoque presupuestario elegido, el presupuesto de inversión CAPEX es bastante sencillo porque hay pocas partidas que se consideran "capitalizables" (amortizables).

CAPEX On’Troc K€

205

105

80

Año 1

Año 2

Año 3

Realización del sitio de comercio electrónico

130

80

65

Empresa de creación de sitios web y socios

45

25

15

Equipo informático (excluyendo el hospedaje)

30

 

 

Las inversiones son más importantes al inicio...