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¿Le gustaría sintetizar y analizar los valores de una tabla compuesta por numerosas columnas y filas? ¡Las tablas dinámicas (o PivotTable) están hechas para usted entonces! A pesar de parecer difíciles de utilizar, son muy sencillas en realidad. Además, estas han ido mejorando con cada nueva versión de Excel gracias a nuevas funcionalidades que hacen de ellas unas excelentes herramientas de análisis (gráficos dinámicos, número de elementos y de campos, segmentos, escalas de tiempo, modelos de datos de PowerPivot para analizar colecciones de tablas con relaciones …). Por ello, merece la pena conocerlas mejor para poder trabajar de forma más eficaz.
¡Nuestro experto Joël Pyzak comparte sus trucos con nosotros!
Joël Pyzak: Las tablas dinámicas se basan en tablas de datos que deben tener una estructura y vocabulario determinados. Por ejemplo:
Las tablas dinámicas muestran análisis agregados por campos gracias a funciones de agregación nativas como la suma, el promedio, el mínimo, el máximo, contar… Cuando se modifican los datos que han servido para crear las tablas dinámicas, estas se pueden actualizar con un solo clic para mostrar el análisis de los nuevos datos.
J.P.: En tan solo unos segundos y en unos pocos clics, las tablas dinámicas permiten crear síntesis de datos sin tener que utilizar numerosas fórmulas (a veces complejas), filtros, filas de subtotales, etc. Las tablas dinámicas son útiles cuando:
J.P.: Utilizando las mejores funcionalidades para presentar los resultados obtenidos:
J.P.: Las tablas y gráficos dinámicos se utilizan en numerosos campos de actividad:
¡El único límite es la imaginación! Y, además, cuando se modifica el origen de los datos de las tablas dinámicas, estas se pueden actualizar con un solo clic.
J.P.: El error más común cuando se crean tablas dinámicas basadas en un único origen de datos es no respetar la estructura de la tabla que contiene los datos: columnas repetidas, filas y columnas vacías, varios tipos de datos en una misma columna, celdas combinadas. Cuanto más se cuide este aspecto, más fácil resultará crear las tablas dinámicas.
Cuando se crean tablas dinámicas con varios orígenes de datos, el error más frecuente consiste en no comprobar que cada tabla contiene una sola vez el campo que las diferentes tablas tengan en común.
En vez de concentrar toda la información en una sola tabla dinámica imposible de descifrar, es preferible crear tantas tablas dinámicas como síntesis se desee crear.
Aunque la funcionalidad de crear tablas dinámicas contiene todas las herramientas necesarias para analizar, sintetizar y representar los datos, Microsoft pone a disposición de los usuarios diferentes herramientas de inteligencia empresarial (PowerQuery, PowerPivot, PowerView, Power BI), disponibles con las últimas versiones de Excel (en particular las asociadas a la nube con Microsoft 365).
La versión Excel Online también permite crear y modificar tablas dinámicas, pero ofrece menos funcionalidades por el momento. De este tema podremos hablar en un próximo artículo…
Descubra nuestros recursos de formación:
Joël Pyzak nos acompaña como formador desde hace 20 años enseñando ofimática, software de empresa y servicios en la nube en nuestro centro ENI Service. Joël reconoce tener predilección por Excel por sus constantes mejoras a lo largo de los años y por lo estimulante que le resulta intelectualmente. De todas las funcionalidades de Microsoft Excel, las tablas dinámicas forman parte de las herramientas más eficaces para tratar y analizar tablas que contienen un gran número de datos.
Ediciones ENI Editorial | líder en informática