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Defina una metodología

Ahora que ya ha medido el volumen de e-mails que debe gestionar mensualmente, así como su procedencia, puede configurar un proceso de clasificación de mensajes con objeto de priorizar los e-mails importantes.

Para ello, vamos a presentarle un sistema de clasificación que puede utilizar en la mayoría de los casos: el de las tres bandejas. Como sucede a menudo, basta con transponer nuestro comportamiento en la vida real a la esfera virtual adaptándolo para hallar una solución aceptable.

Cuando vaciamos nuestro buzón de correo después de que haya pasado el cartero, revisamos nuestro correo del día y lo clasificamos de forma automática: la publicidad, por un lado; las facturas, los extractos de cuentas, periódicos o revistas y la correspondencia regular, por otro; finalmente, las cartas que parecen urgentes e importantes las abrimos inmediatamente para conocer su contenido.

Para ordenar las cartas que nos envían, solemos basarnos en la identidad del remitente, confiando en el logo de la empresa o en su razón social cuando aparecen impresos. En caso de que el sobre sea anónimo, es decir, sin el nombre del remitente, la curiosidad nos lleva a colocar estas cartas en la categoría de urgentes.

Si transponemos este modo operativo a la mensajería electrónica, veremos que equivaldría a clasificar nuestros mensajes en tres categorías: mensajes para actuar, mensajes para informar y mensajes para archivar.

Las tres bandejas ...