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Preparar los datos para utilizar elementos apropiados

1. Preparar los datos, ¿para qué?

A pesar de que la mayoría de programas actuales permiten una exportación "propia" hacia Excel, a veces tendrá que aplicar un tratamiento a los datos importados.

Pueden presentarse diferentes situaciones:

  • Los datos numéricos están en forma de texto y no de números.

  • Las fechas no se reconocen como fechas o no están en el formato dd/mm/aaaa.

  • Los textos de una columna tienen que dividirse en dos.

  • Faltan ceros delante de algunos códigos postales.

  • Hay duplicados en los datos importados.

Para poner en práctica estas preparaciones de datos, vamos a trabajar con el libro Conversiones.xlsx. Este libro contiene en cada una de sus hojas ejemplos de datos incorrectos.

Abra el archivo Conversiones.xlsx.

a. Transformar en números valores almacenados en forma de texto

La hoja Número1 contiene una serie de números escritos en forma de texto.

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Dispone de varios indicadores para detectar que la columna no contiene valores numéricos correctos:

  • Los elementos están alineados a la izquierda.

  • Excel encuentra errores y los indica mediante un pequeño triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda.

Cuando Excel ha "observado" un error, la corrección es muy simple de aplicar.

Seleccione todos los valores afectados.

Despliegue el menú contextual, luego seleccione la opción Convertir en número.

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Los datos se convierten ...