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¿Están seguros sus e-mails? E-MAILS:Seguridad

Depure lo que es inútil E-MAILS:Limpieza

Limpieza basada en carpetas LIMPIEZA:Carpetas

En el primer capítulo de este libro, hemos visto cómo ordenar los e-mails para ganar en eficiencia. Ahora están organizados por carpetas y subcarpetas, y usted tiene una idea bastante precisa de lo útil que es conservarlas.

Tomemos el ejemplo de la papelera de su buzón de correo electrónico. Cuando borra un e-mail, este se mueve a la papelera y se puede recuperar en cualquier momento mientras aquella no se vacíe. El problema es que generalmente no vaciamos la papelera y los e-mails se acumulan.

La idea sería vaciar la papelera con regularidad, manteniendo solo los últimos e-mails eliminados por si se trata de un error humano. La política de Gmail es destruir los mensajes almacenados en la papelera después de treinta días. Outlook tiene un sistema de archivo automático que también le permite programar este tipo de acción, no solo en la carpeta de la papelera, sino también en cualquier otra carpeta.

Podemos imaginar que, en su carpeta para informar, algunas subcarpetas contienen solo mensajes con validez limitada. Por ejemplo, puede encontrar que el boletín de un proveedor ya no es útil después de un mes, lo haya leído o no. Puede usar la función de autoarchivar de Outlook para eliminar estos archivos una vez quedan desfasados. Veremos un poco más adelante la configuración ...