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Gestionar el proyecto
Introducción
En este capítulo vamos a abordar la parte puramente metodológica del proyecto:
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¿Cómo proceder respetando las etapas del proyecto?
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¿Cómo producir entregables adecuados?
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¿Cómo movilizar e implicar a los actores del proyecto?
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¿Cuáles son los factores principales para el éxito de un proyecto de digital learning?
El proyecto
Para que su proyecto tenga todas las posibilidades de triunfar, tendrá que adoptar una metodología rigurosa para la gestión del proyecto.
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La función de gestión de proyecto responde a estas necesidades. A las actividades de un proyecto se aplicará un conjunto de competencias, de herramientas y de métodos para optimizar la gestión y el desarrollo, obtener el resultado deseado minimizando los riesgos y optimizando el uso de los recursos, controlando los costes y, por último, respetando los plazos. |
Todo proyecto debe responder a una exigencia de calidad respetando los plazos y los presupuestos fijados con antelación. La gestión del proyecto responde a estas exigencias y los proyectos de digital learning no son una excepción a esta norma inamovible.
Un proyecto está formado por un conjunto de tareas orientadas a la realización de un resultado final (producto o servicio), todo dentro de un presupuesto y de un plazo limitado. Un proyecto tiene una fecha de inicio y una fecha...
El método clásico ADDIE
El método ADDIE (Análisis, Diseño, Desarrollo, Implementación y Evaluación) es muy conocido por los diseñadores de proyectos de digital learning. Se utiliza desde hace mucho tiempo y ha demostrado su eficacia. Es un enfoque analítico con etapas y entregables bien identificados que consta de cinco fases: Análisis, Diseño, Desarrollo, Implementación y Evaluación.
Las etapas y entregables
En una visión clásica de gestión del proyecto, se distinguen cinco etapas fundamentales, cada una de ellas se concreta mediante la producción de un entregable y mediante su validación por el comité de dirección del proyecto. La validación de cada etapa por el cliente condiciona el paso a la siguiente etapa.
Los entregables son producidos por el equipo del proyecto o el responsable de proyecto en coordinación con el equipo, y son validados por el comité de dirección.
Análisis
Durante la fase de análisis, la demanda se formaliza dentro de una nota marco que fija el perímetro del proyecto. Se han hecho elecciones respecto a la situación global considerada.
Durante esta etapa también se ha implantado un comité de dirección (CODIR) cuyos miembros se encargan de seguir la evolución, tomar las decisiones que afectan al seguimiento del proyecto, organizar las pruebas funcionales y validar los entregables.
La etapa de análisis termina con la entrega de la nota marco. El objetivo de la nota marco es completar la demanda inicial, hacer el proyecto comprensible para todos los actores y formalizar el perímetro del proyecto para que todos los actores puedan trabajar en la misma dirección respetando las normas de funcionamiento comunes.
Diseño y pliego...
El método ágil: SAM
Introducción
Los métodos ágiles colocan la interacción con el cliente en el centro del proyecto. Estos métodos pueden ser adecuados para los proyectos de digital learning en algunos casos.
Los partidarios de los métodos ágiles parten del principio de que es imposible prever con antelación (en la fase de diseño) un producto hasta los detalles más pequeños. Hay que muchos elementos aleatorios (limitaciones imprevistas, peticiones del cliente, etc.) que tienen potencial para modificar el proyecto.
Hay un conjunto de métodos ágiles basados en el Manifiesto ágil publicado en 2001.
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DEFINICIÓN El 12 de febrero de 2001 diecisiete críticos de los modelos de mejora del desarrollo de software basados en procesos, convocados por Kent Beck, quien había publicado un par de años antes Extreme Programming Explained, libro en el que exponía una nueva metodología denominada Extreme Programming, se reunieron en Snowbird, Utah para tratar sobre técnicas y procesos para desarrollar software. En la reunión se acuñó el término “Métodos Ágiles” para definir a los métodos que estaban surgiendo como alternativa a las metodologías formales (CMMI, SPICE) a las que consideraban excesivamente “pesadas” y rígidas por su carácter normativo y fuerte dependencia de planificaciones detalladas... |
Los actores
En esta sección vamos a detallar los actores que intervienen en los proyectos de digital learning.
Estrategia de implantación
Puede realizar su proyecto con un equipo interno o externalizar la realización del proyecto, o incluso trabajar con un equipo mixto.
Cada una de las soluciones tiene puntos fuertes y puntos débiles.
Realizar internamente
Si decide realizar su proyecto de digital learning con un equipo interno de la empresa, es porque está seguro de que tiene todos los recursos necesarios, tanto pedagógicos como técnicos.
El equipo pedagógico realizará la ingeniería pedagógica, la transposición de los procesos presenciales a los procesos a distancia.
El equipo técnico producirá/publicará los pequeños fragmentos pedagógicos diseñados por el equipo pedagógico usando software (herramientas de autor) para producir los fragmentos.
Con un equipo interno, se controla el proyecto de principio a fin sin depender de un prestatario. Pero esta solución puede ser más costosa si los recursos humanos usados no tienen suficiente experiencia en digital learning.
Externalizar
Los prestatarios de e-learning, generalistas o especializados son numerosos (cada vez más) en el mercado. Son profesionales y tienen experiencia en muchos proyectos similares. Esto permite a los clientes disfrutar de esta experiencia y considerar soluciones...
Funciones y responsabilidades
¿Cuál será la función de cada persona? Para comprenderlo mejor, aquí se pueden ver algunos elementos explicativos.
El responsable de proyecto
El responsable de proyecto es garante del buen desarrollo del proyecto. Su función es alcanzar los objetivos en las mejores condiciones posibles.
Se encarga de la dirección del proyecto, un procedimiento que aspira a estructurar y a optimizar el desarrollo de un proyecto planificando, presupuestando, gestionando los recursos humanos, minimizando los riesgos y asegurando el seguimiento y la coordinación del proyecto.
Concretamente, el responsable de proyecto se encarga de seguir y coordinar el proyecto en todas las etapas:
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hacer que el comité de dirección del proyecto valide los entregables,
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transmitir según el plan definido,
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asignar y gestionar los recursos del proyecto (recursos humanos, de software y de hardware) manteniéndose dentro del perímetro del proyecto.
Interviene de manera constante en la primera fase, luego más puntualmente en las fases siguientes, para garantizar el seguimiento, la coordinación y validar las etapas de proyecto.
Las cualidades buscadas para un responsable de proyecto incluyen:
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aptitud para las relaciones humanas,
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capacidad para escuchar,
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capacidad de organización,
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habilidades avanzadas para tomar decisiones,
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flexibilidad y rigor.
En la fase de entrega...
Movilización y comunicación
La implicación de los actores debe hacerse muy pronto en el proceso de despliegue de un sistema de digital learning. Esta implicación se puede hacer a través de la implantación de un plan de comunicación en la dirección de todas las personas afectadas: dirección, futuros alumnos y actores del proyecto.
El plan de comunicación es uno de los factores clave del éxito de los proyectos de digital learning.
Evolución de las funciones
Los retos vinculados al desarrollo necesario de las competencias y las nuevas formas de trabajo implican una modificación de la función de cada uno, y eso es aún más cierto durante la implantación de un proyecto e-learning.
La función de los formadores evoluciona: en lugar de diseñar cursos clásicos destinados a grupos de alumnos, deben inventar y diseñar combinaciones de modalidades de aprendizaje destinadas a individuos lejanos. El alumno está en el centro del sistema.
La función de las direcciones de recursos humanos y formación también debe cambiar. Tenemos que pasar de una época de consumo de formación a una época donde el desarrollo de las competencias se ha individualizado y donde las personas se convierten en responsables de sus elecciones de formación.
¡Comuníquese!
Para alcanzar los objetivos...
Conclusión: los factores principales del éxito
En lo que concierne más especialmente al proyecto de digital learning, preste atención a los siguientes puntos, detallados en este libro:
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Gestión rigurosa del proyecto: fije etapas de validación y programe entregables precisos. No pase a la siguiente etapa sin validación del patrocinador.
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Movilización: esté pendiente de que los actores implicados de manera directa e indirecta se movilicen muy pronto en el proyecto. Prepare un plan de comunicación para facilitar esta implicación.
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Calidades de los contenidos y de acompañamiento: el valor pedagógico del curso es fundamental. El alumno sigue el curso por el contenido y usando la técnica, no al revés.
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Recursos: planifique recursos suficientes, no subestime el trabajo pedagógico y multimedia necesario para el éxito de los proyectos de digital learning.
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Buena elección de las herramientas: sea consciente del hecho de que las elecciones técnicas influyen en el conjunto del sistema (elección de las herramientas de creación y elección de la plataforma). El conjunto debe ser evolutivo y de acuerdo con la configuración de los puestos de los clientes (cada vez más nómadas) y las normas en vigor.
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Buena estimación del tiempo necesario para la realización de los proyectos.
Análisis de caso 1
Datos
Dispone de recursos pedagógicos, pero no los suficientes.
Usted no tiene recursos técnicos.
No hay comité directivo.
Tiene un plazo muy corto.
Instrucciones
Prepare la redacción del pliego de condiciones, indique los elementos económicos, organizativos, pedagógicos y técnicos.
¿Cuáles son las etapas de su proyecto?
¿Cuáles son los entregables?
¿Cuáles son los actores del proyecto?
Análisis de caso 2
Datos
Dispone de contenido pedagógico para la formación presencial.
No tiene recursos técnicos, pero dispone de una consultoría especializada.
Tiene un plazo muy corto.
Instrucciones
Va a trabajar en modo ágil con el consultor especializado.
¿Por dónde va a empezar?