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Definir el proyecto
Introducción
La mayoría de las veces un proyecto de formación digital implica a múltiples actores. El desarrollo puede durar varias semanas o varios meses. Es fundamental empezar bien, definir bien el proyecto para que el resultado final se corresponda lo mejor posible con lo que espera el patrocinador del proyecto.
Definir el pliego de condiciones
En esta primera etapa vamos a definir el proyecto, fijar el perímetro en términos de metas, de objetivos y de resultados esperados. Todo esto se formalizará en el primer documento de referencia que constituye el pliego de condiciones.
El objetivo de este documento es hacer que el proyecto sea comprensible para todos y permitir que todos los actores se refieran a los mismos términos para trabajar en la misma dirección hacia el logro de los mismos objetivos. Este documento también puede establecer normas de funcionamiento y una organización del proyecto.
Definir las necesidades
La empresa que decide comprometerse en la implantación de un proyecto de digital learning desea responder a una necesidad, expresada de manera más o menos clara.
¿Por dónde empezar?
¿Qué es una necesidad? A veces se realiza un estudio de la necesidad como reacción a una situación deficiente o considerada como tal, o como consecuencia de un estado de cosas que hace aflorar puntos para optimizar. Entonces buscamos lo que debería ser la situación ideal corrigiendo el estado defectuoso no deseable.
La diferencia significativa entre la situación actual no satisfactoria y la situación deseada define las necesidades que hay que satisfacer.
¿A qué necesidades responde un dispositivo de formación?
Para analizar las necesidades, va a intentar determinar la diferencia que existe entre los medios pedagógicos existentes y los medios pedagógicos necesarios para alcanzar el objetivo fijado.
En este análisis se dará cuenta de que, por ejemplo:
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La empresa experimenta dificultades para transmitir ciertos conocimientos con los medios tradicionales: estas dificultades pueden deberse a cuestiones de público, de tiempo, de planning, de dispersión geográfica o de pandemia.
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La empresa ha fracasado con ciertos contenidos de formación: la formación proporcionada no ha sido eficaz, los alumnos no han adquirido las capacidades o sería conveniente enseñar ciertas habilidades de otra manera.
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La empresa no dispone de expertos adecuados o disponibles para transmitir las capacidades objetivo.
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La empresa desea innovar en su política de formación y modernizar su imagen.
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Hay un fallo al que el digital learning podría responder...
Retos y riesgos
Los retos de los proyectos de implantación de formación blended son al mismo tiempo estratégicos, económicos, tecnológicos y pedagógicos. Esto está asociado fundamentalmente con los componentes de este tipo de proyecto que implica a varios servicios o departamentos de la empresa tan diversos como RRHH, informática, comunicación, servicio financiero, servicio de calidad, etc.
Retos
El desarrollo de las habilidades y de la formación se ha convertido en un eje estratégico principal para las empresas. En efecto, el conocimiento, las habilidades permiten que las empresas adquieran ventajas competitivas importantes. Además, este período pandémico ha destacado ampliamente la importancia de las herramientas digitales para compartir conocimientos.
Así, el desafío al que nos enfrentamos es enorme y se encuentra dentro del desarrollo constante de las habilidades en un contexto muy competitivo, en todos los sectores de actividad.
El digital learning no es simplemente la transposición de la formación presencial a la pantalla. La implantación de un dispositivo híbrido implica la gestión de nuevas dimensiones:
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Individualización de la formación: el formador, tutor o coach, sea cual sea el nombre que adopte, se dirige a individuos y no a grupos de alumnos reunidos en un mismo lugar y al mismo tiempo.
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Múltiples...
Limitaciones técnicas
El sistema de formación híbrida se integrará sin duda en un sistema de información existente con limitaciones, hay que adaptarse.
Es importante tener en cuenta las limitaciones técnicas desde el inicio del proyecto:
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Tipo de conexión a internet: ¿la población que se va a formar disfruta de una calidad de conexión suficiente para acceder a los recursos en buenas condiciones?
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Alojamiento interno, externo: ¿qué solución de alojamiento ha elegido?
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¿Cuál es la elección de la empresa en términos de lenguaje y de solución técnica: open source o propietario?
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¿Cuál es la política de seguridad de la empresa? Respecto a la visualización web (JavaScript y ventanas emergentes bloqueadas, por ejemplo).
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Respecto al soporte técnico y al mantenimiento de aplicaciones, ¿cómo funciona la empresa?
Aquí el mejor consejo que se pueda dar es optar por una solución técnica flexible, evolutiva, sencilla, bien dimensionada y preferiblemente en modo SAAS (Software As A Service: ubicación de los servicios de software) para que las limitaciones técnicas no sean un obstáculo.
Estrategia
¿Qué estrategia adoptar?
Los desafíos
Para las empresas, el reto es muy importante: se trata de elegir bien la política de desarrollo de las habilidades, controlando los costes y siendo lo más eficaz posible.
El digital learning no es una solución milagrosa para todas las cuestiones y los problemas de formación. Sencillamente es una herramienta adicional.
Hay que responder a muchos desafíos:
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Rapidez de producción y de difusión: la empresa debe aumentar su rendimiento continuamente y para eso, cada vez más personas deben poder acceder a la formación para desarrollar sus habilidades. La producción y la difusión de las formaciones deben ser rápidas.
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Exigencia de calidad: por supuesto, también hay que cuantificar la eficacia de la formación. El mejor resultado reside en el aumento del rendimiento global de la empresa gracias al aumento de habilidades de los individuos, desde un punto de vista de organización que aprende.
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Adaptación al entorno: para que una estrategia de formación sea eficaz, es más interesante considerarla en términos de gestión de desarrollo de los individuos en lugar de hacerlo en términos de consumo de clases.
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Capital de formación: la nueva legislación sobre formación profesional permite o permitirá a los alumnos conservar el historial de formaciones realizadas y capitalizarlas. Las certificaciones serán cada vez más importantes en la demanda de formación.
Hoy en día hemos entrado de verdad en una era donde...
Redactar el pliego de condiciones
La función del pliego de condiciones es definir la demanda, definir el proyecto para que responda con precisión a las necesidades identificadas por el director de obra.
El pliego de condiciones de un proyecto de digital learning contiene, como mínimo, los siguientes elementos:
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Nombre del proyecto o título de la formación.
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Descripción del contexto y de los retos del proyecto: origen de la necesidad, descripción de la situación a mejorar, etc.
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Comité de dirección: el director de obra debe identificar el comité de dirección con claridad para que se puedan validar las etapas del proyecto y los detalles no se alarguen inútilmente.
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Población objetivo: ¿hay requisitos previos para la formación? Descripción precisa de la población que se va a formar: empleos, perfiles, tendencia al digital learning, competencia digital, motivación, expectativas respecto a la formación, etc.
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Objetivos: indicar los objetivos estratégicos, los objetivos de la formación y los objetivos operativos. Cuando más sepa el director de obra de los objetivos, mejor podrá responder a la demanda expresada.
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Características de la formación que se va a digitalizar: si existe de manera presencial, cuál es su duración, su plan, el formato de los contenidos que se desea transponer, etc....
Análisis de caso 1
Datos
Su empresa lanza un producto nuevo y quiere que los comerciales tengan formación sobre este producto de manera muy rápida para adelantar a la competencia.
Habitualmente, la formación de un producto nuevo se imparte en un día y cara a cara.
Tiene un equipo de tres formadores, uno de ellos ya ha puesto en práctica la tutoría con un empleador anterior.
Usted no tiene recursos técnicos.
No hay comité directivo.
El objetivo general de la formación fijada por la Dirección es que los comerciales sepan vender este producto nuevo.
No hay ninguna plataforma instalada.
Los alumnos usan las TIC de manera profesional y están dispersos geográficamente en Europa.
Instrucciones
Tiene que proponer un marco de trabajo en el proyecto para todos los actores que estarán implicados en el mismo: definir un planning, objetivos, una organización de proyecto y determinar los resultados esperados.
Usted preparará una reunión de presentación donde va a defender la opción blended learning.
Con los datos de los que dispone, defina el perímetro del proyecto y prepare el pliego de condiciones para este proyecto.
Análisis de caso 2
Datos
Usted es Consultor formador independiente.
Usted reflexiona sobre la introducción del blended learning en sus formaciones, pero por el momento no tiene muchas competencias en el tema, se documenta e informa, pero está en modo «explorador».
No dispone de plataforma.
Sus cursos están estructurados, sus soportes de organización bien diseñados y sus soportes de curso están digitalizados.
Hay una parte práctica importante en sus dos días de formación presencial.
Instrucciones
Se dirigirá a un consultor de digital learning para que le acompañe en este proceso que modificará su actividad profesional.
Con los datos de los que dispone, defina el perímetro del proyecto y prepare el pliego de condiciones para este proyecto.