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Outlook 2010 Administrar eficazmente el correo electrónico - Versión online

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Presentación

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas en el mundo, tanto en las empresas como en la esfera privada. Cada día se envían millones de e-mails a través de Internet e inundan nuestros buzones electrónicos.

Los clientes de correo como Outlook 2010 disponen de funcionalidades más o menos sofisticadas que permiten administrar este flujo, pero, a pesar de ello, cada vez más usuarios de correo electrónico se quejan de lo difícil que resulta administrar su bandeja de entrada, con toda esa avalancha de información cuyo tratamiento diario exige más y más tiempo: ¡vivimos invadidos por los emails!

Y, sin embargo, Outlook rebosa de funcionalidades que pueden ayudarle a minimizar el tiempo que pasa en la gestión de sus emails; además, respetando unas sencillas reglas de uso del correo electrónico, puede optimizar la comunicación.

Con este libro, lo primero que llevará a cabo es un diagnóstico del uso que hace del correo electrónico, que le servirá para deducir cuál es la organización más adecuada a su entorno de trabajo. A continuación aprenderá a aplicar estrategias y reglas de clasificación automática de los mensajes recibidos. Descubrirá asimismo las funcionalidades avanzadas, cuyo uso le permitirá tratar con más rapidez tanto los correos que exigen una acción por su parte como los que son puramente informativos. En los capítulos siguientes, recibirá consejos y descubrirá técnicas y trucos para hacer que su comunicación sea más eficaz, y aprenderá a personalizar su entorno de trabajo en Outlook a fin de adaptarlo mejor a sus necesidades. Finalmente, el último capítulo le ayudará a decidir y ejecutar las acciones necesarias para que Outlook y su entorno de trabajo mantengan su rendimiento, fiabilidad y seguridad.

Índice

  • Administrar la avalancha de correos
    • A. Introducción
      • 1. El correo electrónico: una herramienta de comunicación formidable
      • 2. Administrar el correo electrónico: una tarea difícil de un tiempo a esta parte
      • 3. ¿Quiénes son los «invasores» de su bandeja de entrada?
        • a. Algunas cifras para estudiar el problema
        • b. Introducción
        • c. Alguien le ha escrito
        • d. Emails masivos y mensajes de servicio
      • 4. Diagnóstico: ¿quién le ha escrito?
        • a. Presentación del diagnóstico
        • b. Buscar todos los mensajes recibidos durante el último mes
        • c. Agrupar los mensajes por remitente
        • d. Analizar los resultados
      • 5. Objetivo de este capítulo: «dominar» su bandeja de entrada
      • 6. Principios básicos
    • B. Manos a la obra: ordenar los mensajes entrantes
      • 1. Bases de su funcionamiento
      • 2. Organizar las carpetas
        • a. Presentación
        • b. Crear una carpeta dentro de la raíz
        • c. Mover una carpeta
        • d. Otras acciones en una carpeta
        • e. Mover los mensajes
        • f. Archivar los mensajes
      • 3. Reglas de clasificación alternativas
      • 4. Clasificación alternativa
      • 5. Aplicar una clasificación automática
        • a. Configuración de una regla de clasificación
        • b. Las reglas expandidas
        • c. Generalización de las reglas de clasificación a todos los mensajes entrantes
    • C. Jerarquizar y tratar las peticiones
      • 1. Puesta en marcha
      • 2. Terminar manualmente la clasificación de la bandeja de entrada
        • a. Principio
        • b. Las funciones que le van a facilitar la vida
      • 3. Administrar los mensajes que requieren tratamiento (pendientes)
        • a. Principio
        • b. Las funciones que le van a facilitar la vida
    • D. Cómo gestionar mejor sus emails en pocas palabras
      • 1. Reglas y principios
      • 2. Metodología
  • Comunicarse mejor por email
    • A. Introducción
      • 1. Ecología aplicada a los emails
        • a. Vista previa de la situación
        • b. Los errores del sistema
        • c. Un poco de ecología
      • 2. Diagnóstico: ¿qué tipo de interlocutor es usted?
        • a. Objetivos
        • b. Buscar en los mensajes enviados
        • c. Agrupar los mensajes por destinatarios
        • d. Los destinatarios en copia
        • e. Las respuestas a los mensajes
        • f. Los mensajes reenviados
        • g. Los mensajes sin asunto
      • 3. Determine su perfil
      • 4. Objetivo de este capítulo: comunicarse mejor por email
      • 5. Principios básicos
    • B. Limite el impacto de sus emails
      • 1. Elegir a los destinatarios
        • a. ¿Cuál es el objetivo de su mensaje?
        • b. Restringir el número de destinatarios
        • c. Adaptar al contexto
      • 2. Reglas para asignar las direcciones
        • a. El mensaje inicial
        • b. Las respuestas
      • 3. Elegir el medio adecuado
      • 4. El uso correcto de la función Reenviar
      • 5. Atención a los documentos adjuntos
    • C. Eche un cable a sus interlocutores
      • 1. Definir el asunto del mensaje
      • 2. Modificar los asuntos y separar las conversaciones
      • 3. Definir claramente los papeles de los destinatarios
      • 4. Las confirmaciones de recepción
        • a. Pedir confirmación de recepción
        • b. Pedir confirmación de recepción
    • D. Algunos trucos y reglas de uso
      • 1. Utilice los grupos de contactos
      • 2. Evite los mensajes largos
      • 3. Un solo tema por mensaje
      • 4. Firme los mensajes
        • a. ¿Por qué firmar los mensajes?
        • b. Utilizar las firmas predeterminadas
      • 5. Cuide el lenguaje, la ortografía y la gramática
      • 6. Reglas clásicas de uso
      • 7. Conflictos, irritación y escalada de mensajes
      • 8. Cuidado con las «trampas»
    • E. Actuar a nivel de empresa
  • Optimizar el entorno de trabajo
    • A. Introducción
    • B. Adaptar su entorno de trabajo
      • 1. Personalizar la visualización de Outlook
        • a. Temas, fuentes y color
        • b. Panel de lectura
        • c. Panel de navegación
        • d. Barra de tareas pendientes
        • e. Panel de personas
        • f. Cambio rápido de la vista
      • 2. Personalizar Outlook en función de sus necesidades
        • a. Añadir favoritos
        • b. Distinguir mensajes
        • c. Uso avanzado de las reglas
        • d. Clasificar por categorías
        • e. Utilizar la búsqueda avanzada
        • f. Mostrar los mensajes en forma de conversaciones
      • 3. Los contactos
        • a. Uso del administrador de contactos
        • b. Modificar la tarjeta de presentación
        • c. Los contactos sugeridos
        • d. Outlook Social Connector
      • 4. Modificar la cinta de opciones
        • a. Presentación
        • b. Crear una ficha y añadirle un grupo
        • c. Añadir comandos
        • d. Desplazar los elementos de la cinta de opciones
        • e. Eliminar elementos de la cinta de opciones
      • 5. Disminuir la frecuencia de actualización de la bandeja de entrada
        • a. No confundir email con mensajería instantánea
        • b. Modificar la frecuencia de recepción del correo
    • C. Administrar varios buzones de correo
      • 1. Añadir buzones suplementarios a Outlook
        • a. Aproximación técnica
        • b. Añadir una cuenta suplementaria
      • 2. Centralizar todos sus buzones personales en un webmail
        • a. ¿Qué es un webmail?
        • b. Centralice sus mensajes en un webmail
    • D. Los accesos múltiples
      • 1. Aproximación al problema
      • 2. Una posible solución
  • Mantenimiento general y seguridad
    • A. Introducción
      • 1. El correo electrónico: una actividad delicada
      • 2. Objetivo: mantener un buen nivel de rendimiento y seguridad
    • B. Depurar y archivar emails
      • 1. Criterios para archivar y depurar
        • a. ¿En qué consiste archivar?
        • b. Alcance de la operación de archivado
      • 2. Utilizar la función de Autoarchivar
        • a. Poner en marcha la función de Autoarchivar
        • b. Adaptar las carpetas
        • c. Depurar archivos
      • 3. Depurar y archivar manualmente ciertos mensajes
        • a. ¿Por qué depurar y archivar manualmente?
        • b. Buscar los mensajes pesados
      • 4. La compresión de los archivos de datos
        • a. Controlar el tamaño necesario para el almacenamiento de datos
        • b. Controlar el tamaño del archivo de datos
        • c. Comprimir el archivo de datos
      • 5. Operaciones con los archivos de datos
        • a. Cerrar un archivo de datos
        • b. Abrir un archivo de datos
      • 6. Las búsquedas en archivos
        • a. Cuestiones generales sobre las búsquedas
        • b. Buscar en todos los archivos de datos
    • C. Exportación y copias de seguridad
      • 1. Exportar los datos
      • 2. Proteger el archivo exportado
      • 3. Las copias de seguridad
    • D. La seguridad
      • 1. Introducción
        • a. El correo electrónico y la seguridad
        • b. Usurpación de identidad
        • c. Robo o fuga de datos
        • d. Sabotaje
        • e. Establecer un nivel de seguridad correcto
      • 2. La confidencialidad
        • a. Proteger su identidad
        • b. Cómo proteger su identidad
        • c. Separar lo profesional de lo personal
        • d. Bloquear la descarga de imágenes en los emails
      • 3. El pirateo
        • a. Proteger el acceso a sus cuentas de correo
        • b. Proteger su ordenador
        • c. Proteger los archivos de datos
        • d. El almacenamiento de documentos adjuntos
      • 4. El phishing
        • a. ¿Qué es el phishing?
        • b. ¿Cómo prevenir el phishing?
      • 5. Los virus
        • a. ¿Qué es un virus?
        • b. ¿Cómo protegerse?
      • índice

Autor

Luc DÉMARETMás información

Especialista en arquitecturas técnicas, rendimiento de aplicaciones, bases de datos y sistemas, Luc DÉMARET es en la actualidad consultor, formador y coach independiente. Esta última especialización hace que tome en cuenta los aspectos humanos de los proyectos informáticos, además de su dimensión técnica. En este libro, presenta cuestiones prácticas relacionadas con el uso de las herramientas de mensajería, pero también arroja luz sobre nuestro comportamiento respecto al correo electrónico y ofrece muchas soluciones para ganar en eficacia.

Características

  • Nivel Medio a Experto
  • Publicación mayo 2012
    • HTML
    • ISBN: 978-2-7460-0742-7
    • EAN: 9782746074217
    • Ref. ENI: LNOST10OUT