Ediciones ENI Editorial | líder en informática
Haga que los demás sigan su ejemplo
Una aproximación ecológica
En los capítulos anteriores, hemos visto cómo limitar las dificultades inherentes al uso de e-mails y cómo cambiar sus hábitos para que sea usted más efectivo. Si ha aplicado los consejos proporcionados en este libro, sus e-mails ahora ya se ordenan de forma automática, puede encontrar fácilmente la información que busca y el número de mensajes inútiles o fastidiosos se habrá reducido considerablemente. Los e-mails que redacta también serán más efectivos; quizás sus colegas hayan notado este cambio. Pero ¿han evolucionado ellos en su forma de comunicarse?
Su impacto en el sistema del correo electrónico es ciertamente interesante, pero ¿no resulta ínfimo frente a las prácticas de comunicación inadecuadas en la empresa?
Hemos visto que, cambiando algunos hábitos, como dejar de poner en copia sistemáticamente a personas que en última instancia no tienen mucho interés en recibir el mensaje, podríamos reducir a menos de la mitad el número de mensajes en circulación, lo que equivale a reducir a la mitad la cantidad de tiempo que todos han de dedicar a consultar su correo electrónico. Esto no es insignificante, y sin duda sería de interés común que el máximo número de personas a su alrededor mejore su forma...
Nuevos hábitos en equipo
Etiquete los asuntos
Los límites de la clasificación por remitente
En la primera parte de este libro, hemos visto cómo clasificar automáticamente los e-mails en función de un criterio, como por ejemplo la dirección de correo electrónico del remitente. De este modo, puede separar con facilidad los e-mails que requieren una acción de los meramente informativos o de aquellos que se archivarán de forma inmediata.
Pero cuando su superior jerárquico le escribe a usted, ¿es para confirmar las fechas de sus vacaciones, para ordenarle que se ocupe con rapidez de una carpeta o simplemente está usted en copia de la respuesta que le da a uno de sus colegas?
Por defecto, los mensajes de su jefe se colocarán automáticamente en la carpeta para actuar, pero a veces deberían acabar en la carpeta para informar. Desarrollemos un poco este ejemplo: su colega Arnau informa a Joan, su jefe de equipo, de que está a punto de realizar un trabajo en las oficinas de la empresa Pérez y que podría necesitar sus habilidades técnicas en caso de que surja un problema. Como muestra de cortesía, le puso a usted en copia de su solicitud.
Como no trabaja habitualmente con Arnau, su sistema de clasificación automatizada no trata su mensaje y este permanece en su bandeja de entrada. Una vez leído, lo clasificará manualmente en la carpeta para informar\diversos y añadirá una nota a su agenda, el martes 17, para acordarse de que quizás Arnau solicite su ayuda.
Un poco más tarde, Joan contesta a Arnau; usted está en copia en esa respuesta:
El mensaje de Joan, por su parte, se archiva automáticamente en la carpeta para actuar\importante a la que se redirigen todos los mensajes de su jefe. Después de la consulta, moverá manualmente la respuesta de Joan a la carpeta para informar\diversos.
Imagine que la conversación continúa y que, para preparar la intervención, otras personas se agregan al campo de destinatario principal o se ponen en copia. Recibirá cada uno de estos mensajes, los cuales permanecerán en su bandeja de entrada si no ha implementado una regla de filtrado para estas nuevas personas o bien se ubicarán en carpetas inadecuadas, lo que le obligará a moverlas una a una a para...
