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Gestione sus e-mails con eficacia Estrategias y buenas prácticas

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Presentación

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas en el mundo, tanto en los negocios como en la esfera privada. A través de Internet cada día se envían millones de e-mails que inundan nuestros buzones. Cada vez más usuarios de correo electrónico se quejan de las dificultades de administrar sus bandejas de entrada y del tiempo creciente que tienen que dedicar a atender esa cantidad ingente de información.

Con este libro, primero realizará un diagnóstico sobre el uso que hace de su correo electrónico, que le ayudará a deducir cuál es la organización más adecuada a su entorno de trabajo, y luego aprenderá a configurar estrategias y reglas de clasificación automatizadas de los mensajes recibidos. A continuación, descubrirá funciones avanzadas cuyo uso le permitirá procesar solicitudes e información más rápidamente.

A lo largo de los siguientes capítulos, encontrará consejos, técnicas y trucos para hacer que su comunicación sea más efectiva; algunos temas de reflexión para ayudarle a configurar herramientas de comunicación específicas (especialmente si dispone de Office 365) que harán más ligero su buzón, y también información esencial para proteger su correo electrónico y sus mensajes.

Las explicaciones se basan en el software de correo electrónico más popular en las empresas, Outlook, en sus versiones 2016, 2019 y Office 365 pero pueden extenderse a cualquier otro software de mensajería. Por esta razón, en el último capítulo de este libro, encontrará una presentación de Outlook.com, la versión light de Outlook, y tres de los clientes de correo electrónico más populares: Gmail (correo web de Google), Thunderbird (el cliente gratuito de Mozilla) y BlueMail (una aplicación de correo electrónico que se puede usar en Android y iPhone).

Índice

  • Prefacio
    • A. ¿Para qué un libro sobre correo electrónico?
      • 1. Una herramienta magnífica
      • 2. Una auténtica plaga
      • 3. Organizarse o morir
    • B. Presentación de la obra
      • 1. Comience por identificar el problema
      • 2. ¡No sea usted mismo un problema!
      • 3. Cree escuela
      • 4. ¡Mantenga su correo electrónico en forma!
      • 5. Los (programas) clientes también tienen algo que decir
  • Contra la invasión de su bandeja de entrada, ¡actúe!
    • A. Lo primero, establecer un diagnóstico
      • 1. ¿Quiénes son los invasores de su bandeja de entrada?
        • a. ¿Qué problema plantean los e-mails recibidos?
        • b. Los e-mails automatizados
        • c. Los e-mails manuales
      • 2. Diagnóstico: ¿quién le ha escrito?
        • a. Primera etapa: seleccionar un mes de e-mails
        • b. Segunda etapa: ordenar a los remitentes por nombre
        • c. Tercera etapa: obtener una recapitulación
      • 3. El pequeño extra de Outlook
        • a. Seleccionar un mes de e-mails
        • b. Ordenar los remitentes por nombre y obtener la recapitulación
    • B. Defina una metodología
      • 1. Las tres bandejas
        • a. Los e-mails para actuar
        • b. Los e-mails para informar
        • c. Los e-mails para archivar
        • d. Organice sus carpetas
      • 2. El tratamiento de los mensajes
        • a. Defina su estrategia
        • b. Vacíe su bandeja de entrada
        • c. La destrucción de mensajes
      • 3. Modos de clasificación alternativos
      • 4. El pequeño extra de Outlook
        • a. La bandeja de correos prioritarios
        • b. Clasifique sus mensajes con unos pocos clics
        • c. Automatice las acciones repetitivas
    • C. Administre sus listas
      • 1. Cancele su suscripción a listas y newsletters
        • a. Las listas de correo
        • b. Los boletines informativos
        • c. Correo basura
      • 2. Redirija las listas a una bandeja específica para ello
        • a. La bandeja específica
        • b. Cree una bandeja papelera
    • D. Cambie sus hábitos
      • 1. Sea sobrio con los e-mails
        • a. Consulte su correo dos veces al día
        • b. Lo más tarde posible
        • c. Corte las notificaciones
        • d. Implementación en Outlook
      • 2. Aplique un tratamiento a los mensajes
        • a. DDRDD
        • b. MoSCoW
      • 3. Sea eficaz: hable con sus colaboradores
        • a. La máquina de café
        • b. El teléfono
        • c. La mensajería instantánea
    • E. Recopilación de consejos
      • 1. Establezca un diagnóstico
      • 2. Clasifique los mensajes
      • 3. Mantenga la bandeja de entrada vacía
      • 4. Cambie sus hábitos
      • 5. Gestione los mensajes inmediatamente
  • Comuníquese mejor por e-mail
    • A. Redacte e-mails aprovechables
      • 1. Una aproximación ecológica a los e-mails
        • a. Estado de la cuestión
        • b. Los errores del sistema
        • c. Un poco de ecología
    • B. Escoja a los destinatarios correctos
      • 1. Iniciar una conversación
        • a. Determine el objetivo de su mensaje
        • b. Restrinja el número de destinatarios
        • c. Adáptese al contexto
      • 2. Participar en una conversación a varias bandas
        • a. Responder únicamente al remitente
        • b. Responder a todos
        • c. Añadir participantes
        • d. Eliminar participantes
      • 3. Reenviar e-mails
        • a. Reenvío y confidencialidad
        • b. Reenvío y seguridad
        • c. Atención al volumen de los archivos adjuntos
    • C. Redacte un contenido claro y preciso
      • 1. ¿Cuál es el objetivo de su mensaje?
      • 2. ¿Qué información pertinente debe abordar?
      • 3. ¿Es necesario adjuntar un archivo?
    • D. Escoja un asunto pertinente
      • 1. La utilidad del asunto
      • 2. Defina el asunto
      • 3. Adapte los asuntos
      • 4. Separe los asuntos derivados
      • 5. El pequeño extra de Outlook
    • E. Algunos trucos y reglas de uso
      • 1. Utilice los grupos de contactos
      • 2. Firme sus mensajes
      • 3. Cuide su lenguaje, la ortografía y la gramática
      • 4. Reglas clásicas de uso
    • F. Cuidado con las trampas
      • 1. La copia invisible
      • 2. Los reenvíos indiscretos
      • 3. Los infortunados ataques de ira
      • 4. Una pirámide más «plana»
  • Haga que los demás sigan su ejemplo
    • A. Una aproximación ecológica
      • 1. Promueva las buenas prácticas
      • 2. Progrese gradualmente
      • 3. Adáptese al contexto
    • B. Nuevos hábitos en equipo
      • 1. Etiquete los asuntos
        • a. Los límites de la clasificación por remitente
        • b. Las etiquetas en el asunto
        • c. Implementación
      • 2. Evite los adjuntos tanto como sea posible
        • a. La nube
        • b. Las carpetas compartidas
        • c. Los portales de gestión de contenido
      • 3. Herramientas colaborativas
        • a. Mensajería instantánea
        • b. Las herramientas de knowledge management
        • c. Herramientas de workflow
  • Ocúpese del mantenimiento de su buzón de correo
    • A. Dé más seguridad a su cuenta de correo
      • 1. ¿Es segura su contraseña?
        • a. Utilice una contraseña fuerte
        • b. Utilice una frase como contraseña
        • c. Utilice un gestor de contraseñas
        • d. Utilice la doble autenticación
        • e. ¿Para qué sirve una contraseña?
      • 2. ¿Dónde están sus e-mails?
        • a. Los clientes de correo electrónico
        • b. La nube
        • c. Almacene usted mismo sus e-mails
      • 3. Los redireccionamientos invisibles
      • 4. Malware
        • a. ¿Qué es el malware?
        • b. ¿Cómo se propagan?
        • c. ¿Qué hacer en caso de infección?
    • B. ¿Están seguros sus e-mails?
      • 1. Depure lo que es inútil
        • a. Limpieza basada en carpetas
        • b. Limpieza manual
      • 2. Archive aquello que puede necesitar más adelante
        • a. Carpetas vivas y muertas de elementos archivados
        • b. Principios en que se basa el archivado
        • c. Depuración y autoarchivado con Outlook
      • 3. Proteja todo lo que le resulte útil
        • a. Si utiliza el protocolo POP
        • b. Haga copias de seguridad, sea cual sea el protocolo
  • ¿Es de los que no utilizan Outlook (2016 o 2019)?
    • A. ¿Es usuario del Webmail Outlook.com?
      • 1. Descripción general
      • 2. Configurar reglas en Outlook.com
        • a. Agregar una regla compleja
        • b. Añadir una regla de desplazamiento simple
      • 3. Configurar las acciones rápidas
    • B. ¿Es de los que prefieren Thunderbird?
      • 1. ¿Qué es Thunderbird?
      • 2. Gestione eficazmente sus e-mails con Thunderbird
        • a. Diagnóstico de los correos recibidos
        • b. Configurar la clasificación automatizada con Thunderbird
    • C. ¿Es de los incondicionales de Gmail?
      • 1. ¿Qué es GMail?
      • 2. Gestione eficazmente sus e-mails con GMail
        • a. Diagnóstico de correos recibidos
        • b. Configurar filtros
    • D. ¿Es de los que usan BlueMail en su móvil?
      • 1. ¿Qué es BlueMail?
      • 2. Un poco más de eficiencia con BlueMail
        • a. Los aplazamientos de notificaciones
        • b. Los clústeres
    • índice

Características

  • Nivel Medio a Experto
  • Número de páginas 183 páginas
  • Publicación septiembre 2019
    • Encuadernación rústica - 17 x 21 cm
    • ISBN: 978-2-409-02082-7
    • EAN: 9782409020827
    • Ref. ENI: OST19MAI
  • Nivel Medio a Experto
  • Publicación septiembre 2019
    • HTML
    • ISBN: 978-2-409-02083-4
    • EAN: 9782409020834
    • Ref. ENI: LNOST19MAI