Un proyecto informático

1. Los objetivos de un proyecto

Independientemente de su tamaño, una empresa es una organización gobernada por procesos. Estos pueden ser más o menos formales, pero normalmente encontramos los mismos en todas ellas: ventas, marketing, producción, recursos generales, recursos humanos, gestión administrativa y financiera, dirección general... En principio, estos términos clave recuerdan servicios (a los que también llamamos departamentos o divisiones), pero en realidad se trata de funciones que podemos traducir por procesos de la empresa. De esta manera, cualquier empleado que realiza un servicio es un actor de un proceso, como por ejemplo el contable cuando registra una factura, el desarrollador informático cuando programa o el comercial cuando hace una venta.

Cualquier persona aplica reglas que ayudan a organizar su trabajo y que coordinan sus acciones con las de otros empleados.

Un proyecto es un proceso profesional limitado en el tiempo y que reúne las contribuciones de sus miembros para alcanzar un objetivo:

Participar en un proyecto consiste en imaginar cuál será el resultado final. Dicho de otra manera, consiste en proyectar en el futuro cuál será el resultado del proyecto. Por lo tanto, el método y el producto...

1. Los recursos técnicos

En el caso de un proyecto informático, los recursos técnicos consisten en los ordenadores y el resto de equipamiento periférico y móvil. También se incluyen las redes informáticas y los recursos de software.

1. El documento de especificaciones

Es una paradoja curiosa. Habitualmente se hace referencia a este documento como la única (e indispensable) restricción de un proyecto, pero, al mismo tiempo, se le critica por sus presuntas lagunas o imperfecciones: falta de claridad, exhaustividad, precisión e incluso por ser demasiado esquemático, general, largo o impreciso.

Es evidente que este enfoque de las especificaciones no proporciona ningún resultado útil. Estudiaremos su creación y utilidad en el capítulo El análisis y veremos la razón por la que este documento no se puede fijar al inicio del proyecto.

De momento, vamos a considerar principalmente las especificaciones como un recurso funcional y de especificaciones técnicas, que forman el marco de trabajo. Admitiendo que este perímetro evoluciona ligeramente, podemos reducir de forma temporal las especificaciones a un conjunto de restricciones técnicas y funcionales.

2. El control de costes

Los costes corresponden a los gastos que se atribuyen al proyecto. Comenzaremos por preparar un presupuesto global que después se desglosa en líneas financieras, detalladas durante el desarrollo. Para los proyectos importantes, los fondos no siempre están disponibles en su totalidad desde el comienzo, por lo que es necesario prever las fases que necesitarán de aportes importantes (contrataciones, adquisiciones de hardware y software...).

Algunos proyectos se benefician de una "asignación de fondos" completa y compensada por las condiciones de liquidación existentes, a medida que se van produciendo entregas parciales. El jefe de proyecto debe conocer con antelación estas condiciones de liquidación, así como las condiciones de pago. De hecho, un pago del 30 % facturado a la entrega no implica el pago a la recepción. Las disposiciones generales de los mercados públicos o las aprobadas en casos especiales dentro del mercado privado pueden retrasar con frecuencia el cobro 60 o 90 días.

El jefe de proyecto también debe prever las situaciones excepcionales. De esta manera, será capaz de afrontar...

1. Implantación de un CRM

A continuación se muestra el ejemplo de una solución de gestión de la relación con el cliente (CRM o Customer Relationship Management), implementado en la consultora Plus.