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La planificación y la estimación
La estimación de la carga
Es habitual que la estimación de la carga sea fuente de malentendidos; no siempre la persona a la que le pedimos que evalúe la cantidad de tiempo que ocupa una tarea sabe cómo cuantificar esta duración sin desarrollarla con antelación. Con la experiencia, cada vez es más fácil responder sobre la evaluación de nuevas funcionalidades. Después se producen otros bloqueos en la evaluación de errores, que ni siquiera se han identificado todavía.
Por tanto, el jefe de proyecto debe, en primer lugar, convencer a su equipo de la necesidad de dar una opinión, que no tiene por qué ser definitiva. Las cifras se vuelven a evaluar a lo largo del proyecto, lo que representa una actividad intrínseca a la gestión del proyecto.
Un proyecto es un compromiso de recursos para alcanzar un objetivo. Un objetivo no cifrado no forma parte del proyecto. Por lo tanto, las tareas no evaluadas no se pueden abordar, incluidos los errores.
1. Las cargas y los plazos
Lo primero que hay que establecer claramente es la diferencia entre carga de trabajo y plazo. Una carga, expresada en días/hombre (d/h o man-day en inglés), representa la cantidad de trabajo que tiene que hacer una persona para desarrollar una tarea.
El plazo, es el número de días máximo que puede haber entre el inicio del desarrollo de una tarea y su finalización, contando con la posibilidad de poder asignar a la tarea varios recursos.
De esta manera, una tarea de 10 d/h puede implicar un plazo de 10 días si se realiza sólo por una persona y 5 días si se divide en dos subtareas que se ejecutan de manera paralela, por dos personas diferentes, y así sucesivamente. Algunas veces es necesario contar con restricciones organizativas, que se intercalan en medio de la realización de una tarea y aumentan el plazo. Volveremos más adelante a tratar las nociones de "queda por hacer ", "consumido" y "grado de avance". Por el momento, nos concentraremos en la estimación.
2. La estimación mediante ábaco
Es el método más utilizado y, sin duda, el más fiable. Consiste en identificar las tareas que tenemos...
El empleo del tiempo del jefe de proyecto
1. La carga de trabajo de la elaboración
La responsabilidad del jefe de proyecto es el seguimiento de las operaciones. Aparte de cualquier problemática relacionada con la dirección de la planificación, el seguimiento tiene que ver, en primer lugar, con la culminación de las tareas en las condiciones fijadas por las especificaciones.
Para conseguir este resultado, el jefe de proyecto no se puede limitar a crear las condiciones favorables, sino que tiene que explicar aquello que espera de cada miembro de su equipo, fijar los objetivos del desarrollo y controlar el resultado.
Este proceso, denominado elaboración, se detalla a continuación:
Los objetivos se asignan de manera periódica o permanente; se trata de tareas relacionadas con la ejecución de una planificación, el jefe de proyecto indica cuándo conviene iniciarlas. La descripción de las tareas (trabajo que se debe realizar, criterios de finalización y entregables) también se recoge en el documento de especificaciones detalladas del proyecto. Si se trata de tareas excepcionales (imprevistas), el jefe de proyecto debe tener cuidado con presentarlas y vigilar la capacidad de ejecución en los plazos establecidos.
La auditoría consiste en recuperar la información de los miembros del proyecto. Se puede tratar de extractos de código, archivos binarios, documentación, notas de diseño, tablas de seguimiento, resultados de pruebas... Esta información se recoge de manera periódica o sin previo aviso.
A continuación, esta información se analiza...
La gestión de los recursos
1. El plan de carga de trabajo
El plan de carga de trabajo representa la relación entre el número de días de asignación y el número de días potenciales de desarrollo de un recurso.
Un recurso asignado al 50 % está disponible la mitad de su tiempo. Sin embargo, este valor traduce mal la disponibilidad real de las personas. Se trata más bien de valores objetivo que expresan su asignación máxima, teniendo en cuenta las actividades anexas o responsabilidades particulares.
De esta manera, los jefes de proyecto raramente asignan más allá del 60 %. El 40 % restante se comparte entre el responsable y la organización. Las delegaciones del personal, managers y miembros del grupo de expertos también tienen actividades fuera de los proyectos, las cuales van a penalizar su plan de carga de trabajo.
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Recurso |
Carga de trabajo objetivo |
Días por trimestre |
Potencial |
|
Ángel |
60 % |
80 días |
48 días |
|
María |
90 % |
80 días |
72 días |
Habitualmente, el plan de carga de trabajo se define en un horizonte temporal dado (por ejemplo un mes o un trimestre) y se actualiza durante el año. Lo podemos representar en forma de diagrama de Gantt, tablas o histogramas, que indiquen al jefe de proyecto el potencial de realización de su equipo.
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1ero trimestre |
2.º trimestre |
3ero trimestre |
4.º... |
La planificación
1. Los elementos de una planificación
a. Las unidades de trabajo y las tareas
La planificación organiza el desarrollo de las operaciones. Cada operación es una tarea que hay que realizar. En el vocabulario de los SSII, las tareas se denominan unidades de trabajo.
Habitualmente, a los jefes de proyecto que empiezan en el ejercicio de la planificación se les suele hacer una pregunta: ¿cuál es la duración correcta de una tarea? Dicho de otra manera, ¿qué debemos asignar a una tarea? Normalmente buscamos definir el tamaño mínimo.
Si ninguna regla teórica permite responder a esta pregunta, el software de planificación aporta los elementos necesarios para solucionarlo; se adapta mal al seguimiento de las tareas asignadas al mismo tiempo a varios recursos. De esta manera, el jefe de proyecto puede dividir una tarea en relación con los recursos y usar las relaciones de precedencia, para sincronizar su ejecución.
También aconsejamos manejar las tareas de manera coherente en relación con el conjunto de la planificación. De esta manera, todas las tareas de desarrollo deberían integrar las pruebas unitarias. Por otro lado, será difícil llegar a esa situación y verificar la estimación del proyecto en caso de desvío.
Las tareas se deben etiquetar para garantizar un seguimiento eficaz. El nombre de una tarea figura en el organigrama (la tabla de estimación de cargas), en la planificación y en el informe de actividad del recurso que lo haya realizado.
Las relaciones entre tareas son los elementos característicos que se introducen durante la elaboración de la planificación. Para cualquier tarea, se indica el resto de las tareas que hay que realizar con antelación. El software de planificación facilita la navegación bidireccional, identificando tanto las tareas anteriores como las siguientes.
Una tarea también se define por sus objetivos y sus criterios de finalización. Esta especificación da una expresión más detallada que una simple etiqueta. Por otro lado, los criterios de finalización son contractuales. Como resultado de la ejecución, un determinado número de entregables se ponen a disposición de los miembros del equipo encargado de iniciar la tarea siguiente....
La planificación del proyecto de control de actividad
Sabiendo que la planificación es ajustada, el jefe del proyecto de control de actividad compara varias estimaciones para limitar el riesgo de un dimensionamiento por debajo de lo necesario. Partiendo de la hipótesis más probable, transforma su macro planificación en un diagrama Gantt, que le da más posibilidades de análisis; de hecho, Ángel desea anticipar los periodos críticos durante los que las tareas se deben encadenar, sin que haya huecos.
1. Diferentes estimaciones
a. Estimación siguiendo el método de los puntos funcionales
Ángel ha utilizado este método durante el cuadre del proyecto, porque ofrece estimaciones muy rápidamente. Contando el número de puntos funcionales y su dificultad en una escala de tres grados, se establece una cifra global de 362 días/hombre.
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Carga desarrollo |
216 |
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Pruebas 40% |
86 |
|
Seguimiento del proyecto 20% |
60 |
|
Total |
362 días/hombre |
b. Estimación por ábaco
La estimación por ábaco aporta más precisión, porque se aplican coeficientes según la naturaleza del "punto funcional" - pantalla, lista, módulo - y su dificultad. Para evaluar este último criterio, los ábacos establecen reglas:
Simple
El dato se muestra en modo solo lectura.
El número de formularios/pestañas en pantalla es inferior o igual a 2.
El número de controles en la página es inferior o igual a 5.
El número de validaciones es inferior o igual a 3 (validaciones automáticas o personalizadas).
Sin control personalizado.
Sin ventana de tipo pop-up.
Menos de tres tablas SQL.
Menos de tres operaciones de negocio.
Menos de tres consultas SQL.
Medio
El tratamiento implica validaciones y reglas de gestión de negocio.
Puede realizar actualizaciones simples en una sola tabla.
Para las listas, están disponibles las funcionalidades de paginación y ordenación.
Solo hasta cuatro formularios/pestañas en la página.
Hasta diez controles en la página.
Hasta cinco validaciones en la página (automáticas o personalizadas)
Un único control personalizado.
Una sola ventana pop-up.
Hasta cinco tablas SQL y siete consultas.
Hasta cinco operaciones de negocio.
Complejo o muy complejo
Cláusulas where complejas, con subconsultas...
