Profundizar en el análisis

1. Los datos de origen

Para disponer de información variada, vamos a utilizar el archivo AlquilerMaterial.xlsx que se puede descargar desde la página Información. Los datos que se muestran en la hoja Alquiler son como los que puede ver a continuación. La última fila introducida es la fila 305.

La tabla representa la lista de los alquileres realizados por una empresa de alquiler de material para eventos.

Las facturas se emiten según las siguientes reglas:

Si el material devuelto necesita una reparación o rehabilitación, los gastos de reparación se pueden facturar al cliente. En este caso, el importe de los gastos se suma al importe del alquiler para obtener el importe total que se ha de facturar. Todos los importes mostrados son sin impuestos.

Los tipos de material que se pueden alquilar son:

Los tipos de cliente son:

Los comerciales (en el mostrador) son:

2. Creación de la tabla dinámica

Nuestro primer objetivo es calcular el importe total de los alquileres por tipo de material y por tipo de cliente. Queremos poder afinar nuestra estadística mostrando también (por tipo de material y por tipo de cliente) las ventas por comercial.

Aparece la ventana Crear tabla dinámica:

A medida que coloque los campos en las diferentes secciones, la tabla dinámica se va creando y adaptando automáticamente a la inserción de nuevos campos.

La lista de campos de la tabla dinámica debe quedar como se muestra a continuación.

Nuestra tabla dinámica...

1. Modificar la disposición de la tabla dinámica

Ya hemos tratado las técnicas sencillas de formato de informes de tablas dinámicas. Ahora vamos a profundizar en la personalización de un informe.

En alguna ocasión, puede tener la necesidad de modificar la visualización de los campos en la tabla dinámica. Actualmente nuestra tabla muestra los comerciales bajo cada tipo de cliente. Otra opción posible es colocar los comerciales debajo de las familias de productos.

El riesgo aquí es que la tabla sea menos legible, pero podemos probarlo.

Su tabla dinámica tiene ahora más columnas que filas, lo que en nuestro caso no mejora la legibilidad.

La siguiente captura de pantalla muestra las primeras columnas de nuestra tabla dinámica.

La tabla dinámica se ha reorganizado. Cuando toda la información está expandida, los tipos de material se centran respecto a los comerciales.

2. Mostrar/ocultar determinada información

En función del tipo de presentación que desee obtener, es posible ocultar algunos componentes de la tabla dinámica: los botones de expandir y contraer, así como los títulos de campo.

Ocultar los botones de expandir y contraer:

Los botones de expandir y contraer han desaparecido.

Para ocultar/mostrar el detalle de un tipo de material, basta con hacer doble clic en el nombre del tipo de material.

Ocultar los encabezados de fila y columna:

Con este tipo de presentación más sobrio, es más fácil identificar los datos. No se molesta al lector con información...

1. Utilidad

Los segmentos son elementos visuales que permiten filtrar los datos de las tablas dinámicas de manera interactiva e intuitiva. Insertando un segmento, puede utilizar botones para filtrar y segmentar rápidamente los datos de modo que se muestre solo la información deseada. Mediante la combinación de segmentos puede afinar sus análisis.

2. Técnica

Vamos a utilizar nuestra última tabla dinámica para poner en práctica la técnica de los segmentos. 

Aparece la ventana Insertar segmentación de datos.

El segmento definido con el tipo de material aparece al lado de la tabla dinámica. Por defecto, se seleccionan todos los elementos y la tabla dinámica no se filtra.

Aplicar un filtro a una tabla dinámica es muy sencillo; basta con seleccionar el elemento deseado.

1. Utilidad

En lugar de diseñar múltiples filtros en sus campos de fechas, Excel le permite añadir a su tabla dinámica un rango cronológico en que los elementos representan cada uno una unidad de tiempo. Los elementos de la escala de tiempo se representan en el eje horizontal.

2. Técnica

Excel le ofrece solo los campos que tienen fechas.

La escala de tiempo FECHA FACTURA se inserta al lado de la tabla dinámica. Por defecto, los periodos de tiempo se miden en meses.

No dude en arrastrar una de las esquinas para hacer más grande su escala de tiempo.

A continuación, se representan los diferentes elementos de una escala de tiempo:

Una vez ha definido su escala de tiempo, ya está listo para filtrar por periodo en uno de los cuatro niveles de tiempo (años, trimestres, meses o días).