En el marco de un proyecto de migración ofimática, la ciudad de Amersfoort, en los Países Bajos, ha utilizado la solución MEDIAplus eLearning, de ENI, para llevar a cabo la formación de todo su personal administrativo en la nueva versión de Microsoft Office implementada en las estaciones de trabajo.
La ciudad de Amersfoort (Países Bajos) tomó la decisión de migrar todas las estaciones de trabajo del personal administrativo a una nueva versión de Microsoft Office. Además de la adquisición de nuevas estaciones de trabajo, el objetivo de este proyecto de migración fue proporcionar a los empleados una formación sólida en Microsoft Office 2007. Esta formación debía permitir a los empleados adquirir un dominio de las diferentes funciones de Microsoft Office 2007 similar al que tenían de Microsoft Office 2000.
La ciudad de Amersfoort tiene 1.100 empleados, la mayoría de los cuales dispone de un equipo con Microsoft Office. La migración a Microsoft Office 2007 debía tener lugar de forma simultánea para todas las estaciones de trabajo. Dada la magnitud de este proyecto, se decidió optar por una formación de tipo e-learning para todos los empleados afectados por la migración de sus estaciones de trabajo. Tras un proceso de selección entre cuatro proveedores, la ciudad de Amersfoort se decantó por la solución MEDIAplus eLearning. MEDIAplus eLearning ofrece una combinación muy interesante de elementos educativos: formación en entorno real en las aplicaciones de Microsoft Office; formación antes de la migración; evaluación de conocimientos previos para generar automáticamente un programa de formación personalizado para cada participante; selección de recorridos a medida, incluyendo una ruta especial de migración adaptada a las necesidades de todos los participantes y recorridos de especialización para cada grupo.
Las sesiones formativas sobre la nueva versión de Microsoft Office se iniciaron dos meses antes de la fecha efectiva de la migración de las estaciones de trabajo utilizando la modalidad virtual de MEDIAplus eLearning. Se puso a disposición de todos los empleados de la ciudad de Amersfoort un Terminal Server (Escritorio remoto) con Windows y Microsoft Office 2007. A través de Internet, los participantes tuvieron acceso a un escritorio virtual con Microsoft Office 2007 para familiarizarse con esta nueva versión y seguir la formación con MEDIAplus eLearning, siempre en un entorno real, antes de la migración efectiva de su estación de trabajo.
Organización y enfoque del proyecto
A lo largo del proyecto, la ciudad de Amersfoort nombró a la Sra. Els van Daalen como responsable interna del proyecto de e-learning. Ésta actuó como intermediario entre el proveedor y todos los participantes de la ciudad. En colaboración con el proveedor, la Sra. Van Daalen identificó las necesidades, estableció los recorridos de formación, organizó una sesión de formación piloto y, por último, envió una invitación a todos los usuarios. Se invitó a todos los participantes a una sesión de iniciación para que se familiarizaran con la nueva estación de trabajo y la solución MEDIAplus eLearning. Durante todo el proceso, la Sra. Van Daalen fue el interlocutor tanto de los participantes como del proveedor.
Durante las sesiones de arranque, de una hora de duración, un formador mostró la nueva estación de trabajo y explicó a los participantes cómo utilizar MEDIAplus eLearning para aprender a usar Microsoft Office 2007. Tras la sesión, se les entregó documentación sobre la formación e-learning. Aquellos que no quisieron seguir la autoformación, tuvieron la oportunidad de inscribirse en una formación mixta. Las sesiones mixtas se llevaron a cabo en la sala de informática de la ciudad. Los participantes en las sesiones mixtas también utilizaron MEDIAplus eLearning para llevar a cabo su formación, pero con el apoyo adicional de un formador de manera presencial.
La formación comenzó con una evaluación inicial para determinar el nivel de cada empleado. Gracias a la herramienta MEDIAplus, los resultados de la evaluación se actualizaron en la formación de cada participante, generando así un recorrido a medida para cada uno de ellos y permitiéndoles formarse únicamente en aquellos puntos que no dominaban. La formación se componía de lecciones explicativas y ejercicios prácticos sobre cada función de la aplicación de estudio. Los participantes podían consultar las lecciones tantas veces como quisieran. Una vez finalizada la formación, se dio a los participantes la posibilidad de realizar una evaluación final.
Superada esta etapa, algunos de estos empleados, denominados, «usuarios clave», actuaron como referentes de Microsoft Office para sus colegas. Tuvieron acceso a una formación más completa de MEDIAplus eLearning, y aquellos que así lo desearon pudieron seguir numerosas sesiones de formación para el perfeccionamiento de sus capacidades.
Gracias a la solución MEDIAplus eLearning, los participantes que aún no habían completado su formación en el momento de la migración pudieron continuarla en sus propias estaciones de trabajo. Las lecciones y la documentación permanecieron a su disposición durante dos años más.
El proyecto de migración de la ciudad de Amersfoort fue un éxito y más de 800 de los 1.100 empleados siguieron uno o más cursos de formación en MEDIAplus eLearning (algunos empleados utilizaban un programa distinto a Microsoft Office, por lo que no necesitaron seguir esta formación).
Los trabajadores que se examinaron de al menos dos aplicaciones de Microsoft Office recibieron un certificado de la oficina de formación interna de la ciudad de Amersfoort, y un CD de Microsoft Office Home Edition 2007. Durante los cuatro meses anteriores a la migración, 426 empleados ya habían realizado dos o más exámenes finales. De los 90 usuarios clave, 68 siguieron uno o más cursos de formación.
La migración a Microsoft Office 2007 se llevó a cabo perfectamente y tanto los funcionarios de la ciudad de Amersfoort como los usuarios compartieron un alto grado de satisfacción.